Om te kunnen e-factureren via het Peppol netwerk, heeft u een Peppol ID nodig. Met dit nummer bent u vindbaar in het netwerk en kunt u e-facturen ontvangen en verzenden. Een Peppol ID bestaat uit een KvK-, BTW- of IBAN nummer. Voor overheidsorganisaties wordt het OIN (Organisatie-Identificatienummer) gebruikt.
In Nederland wordt meestal voor het KvK nummer gekozen. Het voordeel van een KvK nummer is dat het niet privacy gevoelig is. Een BTW nummer kan dat bijvoorbeeld wel zijn. Het BTW nummer van een zzp’er bevat namelijk het Burgerservicenummer en dat is privacy gevoelige informatie.
Het Peppol ID is het adres dat u gebruikt om uw facturen op te ontvangen. Het Peppol ID is vergelijkbaar met uw telefoonnummer voor het ontvangen van sms berichten: uw leveranciers gebruiken uw Peppol ID om facturen naar toe te sturen.
Het is dus zaak dat u uw Peppol ID registreert bij het software pakket waarin u uw facturen wilt ontvangen. Hiervoor zijn 4 mogelijkheden:
Optie 1 – Uw software ondersteunt e-factureren via Peppol
Steeds meer softwarepakketten ondersteunen e-factureren via Peppol in de software zelf. Dat betekent dat u alleen in uw softwarepakket hoeft aan te geven dat u wilt e-factureren via Peppol en dan kunt u van start. Het softwarepakket zorgt dat facturen geadresseerd aan uw Peppol ID in het juiste software pakket binnenkomen.
Check wanneer u via Peppol wilt e-factureren dus eerst of de boekhoudsoftware die u gebruikt, deze mogelijkheid al biedt. Het grote voordeel is dat u snel kunt starten en dat het geen invloed heeft op uw huidige processen. Voorbeelden van softwarepakketten waarmee u direct via Peppol kunt e-factureren zijn Moneybird en Exact.
Optie 2 – Uw software ondersteunt e-factureren, maar niet via Peppol
Veel softwarepakketten ondersteunen de mogelijkheid om te e-factureren. Ze hebben alleen nog niet allemaal een directe koppeling met Peppol. Geldt dat voor uw software, dan heeft u een Peppol Access Point provider (zoals tradeinterop) nodig om u aan te sluiten op het netwerk. De provider zorgt dan ook dat facturen geadresseerd aan uw Peppol ID in het juiste software pakket binnenkomen.
Optie 3 – E-factureren via een op Peppol aangesloten portaal
Gebruikt u geen boekhoudpakket of is uw software niet in staat om te e-factureren? Dan biedt een e-facturatie portaal, zoals dat van tradeinterop, uitkomst. Met een account op zo’n portaal kunt u eenvoudig e-facturen aanmaken, verzenden en ontvangen. Via het portaal van tradeinterop is het ook mogelijk om facturen uit te wisselen via Peppol.
Optie 4 – Uw organisatie direct op PEPPOL aangesloten
Steeds meer grote organisaties (of ondernemingen met een hoog factuurvolume) willen e-factureren via PEPPOL, maar willen daarbij hun op maat gemaakte software en processen blijven gebruiken. Een PEPPOL Access Point provider verzorgt de aansluiting en ondersteunt u bij de koppeling aan uw zijde. Meer informatie hierover leest u in dit whitepaper.
Kortom: U heeft een Peppol ID nodig om te kunnen e-factureren via Peppol. Omdat het onderdeel is van uw Peppol aansluiting zal uw Peppol Access Point provider ervoor zorgen dat uw nummer wordt geregistreerd. Kijk eerst of uw software al ondersteuning voor Peppol heeft. Is dat niet het geval, kies dan een Access Point provider die uw financiële software koppelt op het Peppol netwerk.
