Wist u dat ook onderwijsinstellingen vanaf april 2019 verplicht zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken? Daarom is dit een goed moment om u te verdiepen in de voordelen die e-facturatie het onderwijs biedt.
E-facturatie in het onderwijs
Een e-factuur is een XML bestand (vaak UBL) dat van het systeem van de verzender automatisch wordt overgebracht naar het systeem van de ontvanger en daar meteen wordt ingeboekt. Onder ‘systeem’ kan worden verstaan een boekhoudpakket, een ERP-pakket of andersoortige financiële software.
Waar moet een onderwijsinstelling precies aan voldoen?
Onderwijsinstellingen dienen vanaf 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Het komt erop neer dat een leverancier de mogelijkheid moet hebben om zijn factuur elektronisch bij u aan te leveren. E-facturen kunnen via verschillende kanalen worden uitgewisseld (bijvoorbeeld e-mail of beveiligd via Peppol). Als onderwijsinstelling mag u zelf kiezen via welk kanaal of kanalen u de e-facturen wilt ontvangen.
Wanneer u een e-factuur ontvangt, mag u als onderwijsinstelling ook zelf bepalen hoe u deze verwerkt. De gekozen wijze van verwerken bepaalt ook de impact die het heeft op bestaande processen binnen uw organisatie.
Compliance or accelerate
U kunt er als onderwijsinstelling voor kiezen om compliant te zijn en te voldoen aan de minimale eisen die de wetgeving voorschrijft. Hier is uiteraard niets mis mee, maar het is wellicht goed om u een beeld te vormen van alle mogelijkheden die e-factureren biedt, voordat u een keuze maakt.
Het grootste voordeel van facturen elektronisch ontvangen is dat ze niet meer handmatig hoeven te worden ingeboekt. Veel organisaties hebben een OCR oplossing (scan-en-herken), maar hierbij blijven handmatige werkzaamheden en controles meestal nodig. Bij een e-factuur zijn deze activiteiten overbodig. De factuur wordt namelijk exact ingevoerd, zoals hij door de leverancier is verzonden.
De automatische verwerking van facturen maakt de kans op fouten, fraude en disputen aanzienlijk kleiner. Door te kiezen voor een beveiligd transportkanaal Peppol, voorkomt u bovendien spookfacturen en kunnen facturen ‘onderweg’ niet kunnen worden aangepast.
De impact op bestaande processen
Hoeveel impact e-factureren heeft op uw bestaande processen hangt af van uw softwarelandschap en uw wensen als organisatie. Wanneer u kiest voor compliance, dan is het mogelijk om dat te realiseren zonder of met minimale impact op uw bestaande processen. Als u ervoor kiest om de voordelen van e-factureren optimaal te benutten dan bestaat de kans dat de impact op uw processen groter is. U kiest er dan immers voor om anders te gaan werken. Dit wil overigens niet zeggen dat e-facturatie hoge kosten met zich meebrengt. In veruit de meeste gevallen is het mogelijk om een koppeling te maken met bestaande software. In alle gevallen levert het besparingen op door een efficiëntere en effectievere werkwijze.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden die e-factureren uw onderwijsinstelling kan bieden of heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag!
