E-procurement is de logische vervolgstap op e-facturatie. Waar e-facturatie vooral gericht is op het uitwisselen van facturen, richt e-procurement zich op het proces van het sturen van een order tot het ontvangen van een factuur.
Met e-procurement stroomlijnt u het hele proces van het plaatsen of ontvangen van een order tot het verwerken of versturen van een e-factuur. E-procurement stelt u in staat om uw processen slimmer uit te voeren, beter te beheersen en efficiënter samen te werken met uw klanten en leveranciers.
E-procurement levert extra kostenbesparingen op, bovenop e-factureren. Doordat u de order elektronisch uitwisselt hoeft de verzender de ordergegevens niet handmatig in te voeren. Dat bespaart uw leverancier veel werk, maar het zorgt er ook voor dat de gegevens op uw factuur overeenkomen met wat er besteld is.
E-procurement maakt het mogelijk dat u facturen automatisch matcht met de order. Als de factuur klopt kunt u hem in principe volledig geautomatiseerd betaalbaar stellen.
Stap 1
U maakt een e-order aan in uw eigen software. Dat kan inkoop-, ERP- of boekhoudsoftware zijn.
Stap 2
U verzendt de order elektronisch naar uw leverancier in XML formaat
Stap 3
Uw leverancier ontvangt de e-order in zijn eigen software. Daar kan de leverancier de order goedkeuren, afkeuren of wijzigen.
Stap 4
Uw leverancier stuurt een orderresponse naar u terug. Dit kan een acceptatie, afwijzing of wijziging zijn.
Stap 5
U verwerkt de orderresponse in uw systeem.
Stap 6
Uw leverancier maakt een e-factuur conform de data op de (gewijzigde) order. Dit kan een deelfactuur zijn.
Stap 7
U controleert de ontvangen factuur tegen de orderdata in uw systeem en keurt de factuur goed (of wijst deze af).
Net als met e-facturatie kent ook het proces van e-ordering een aantal uitdagingen. Tradeinterop lost deze uitdagingen voor u op:
Verschillende formaten
Softwarepakketten maken niet allemaal gebruik van een gestandaardiseerd XML-formaat. Ondersteunt de software van uw leverancier een ander e-order formaat dan uw eigen software, dan bieden wij een uitgebreide conversie engine die in staat is facturen en orders van en naar verschillende formaten te converteren.
Geen orders kunnen ontvangen
Niet alle software kan e-orders ontvangen. Geldt dat ook voor uw leverancier? Via ons laagdrempelige portaal kunnen leveranciers orders inzien, wijzigen en omzetten naar een (deel) e-factuur (orderflip).
Verschillen tussen documenten
Is er een verschil tussen de orderdata en de factuurdata? Wij valideren elk order-, response- en factuurdocument, zodat u geen facturen binnenkrijgt die niet overeenkomen met de order of de orderresponse.
Ons multi-channel en multi-format transactienetwerk kan orders, order responses en facturen in verschillende formaten ontvangen, versturen en verwerken. Wij zijn Certified Peppol Access Point, dus u kunt ook orders versturen en ontvangen via Peppol.
Met ons laagdrempelige leveranciersportaal kunnen leveranciers die nog geen e-orders kunnen verwerken eenvoudig orders inzien, wijzigen en factureren. Ook standalone facturen kunnen eenvoudig door uw leverancier worden aangemaakt.
U krijgt met ons online dashboard realtime inzicht in uw openstaande orders, order responses en facturen. U ziet precies welke orders u heeft verzonden of ontvangen, welke orders zijn geaccepteerd of geweigerd en welke orders al (deels) zijn gefactureerd.
Wilt u als organisatie beginnen met e-procurement en bent u benieuwd welke stappen u het beste kunt nemen om de vruchten ervan zo snel mogelijk te plukken? Of zit u in een e-procurement pakketselectie en wilt u weten welke vragen u moet stellen om het juiste pakket te selecteren? Wij helpen u hier graag bij.
Wij bieden ondersteuning bij de implementatie van uw e-procurement systeem en het klaarmaken van uw organisatie voor een vernieuwd e-procurement proces. Daarnaast onderzoeken we verdere optimalisatie mogelijkheden, zoals het verbeteren van uw spent management.
Uw leveranciers zijn belangrijk voor een succesvol e-procurement proces. Wij helpen u met het onboarden van uw leveranciers met onze efficiënte communicatie tooling.
