E-procurement is de logische vervolgstap op e-facturatie. Waar e-facturatie vooral gericht is op het uitwisselen van facturen, richt e-procurement zich op het proces van het sturen van een order tot het ontvangen van een factuur.
E-procurement levert extra kostenbesparingen op, bovenop e-factureren. Door het uitwisselen van elektronische orders hoeft de verzender de ordergegevens niet handmatig op de factuur in te voeren. Dat bespaart uw leverancier veel werk, maar het zorgt er ook voor dat de gegevens op uw factuur overeenkomen met wat er besteld is. Met e-procurement is het zelfs mogelijk om facturen automatisch te matchen met de order, en als de factuur klopt geautomatiseerd betaalbaar te stellen.
Uw organisatie
Stap 1
U maakt een e-order aan in uw eigen software. Dat kan inkoop-, ERP- of boekhoudsoftware zijn.
Stap 2
U verzendt de e-order naar uw leverancier in XML formaat.
Stap 5
U verwerkt de orderresponse in uw systeem.
Stap 7
U matcht de ontvangen factuur tegen de orderdata in uw systeem en keurt de factuur goed (of wijst deze af).
Uw leverancier
Stap 3
Uw leverancier ontvangt de e-order in zijn eigen software. Daar kan hij de order goedkeuren, afkeuren of wijzigen.
Stap 4
Uw leverancier stuurt een orderresponse naar u terug. Dit kan een acceptatie, afwijzing of wijziging zijn.
Stap 6
Uw leverancier maakt een e-factuur conform de data op de (gewijzigde) order. Dit kan een deelfactuur zijn.
Net als met e-facturatie kent ook het proces van e-ordering een aantal uitdagingen. Tradeinterop lost deze uitdagingen voor u op: