The next step

E-procurement

Wat is e-procurement?

E-procurement is de logische vervolgstap op e-facturatie. Waar e-facturatie vooral gericht is op het uitwisselen van facturen, richt e-procurement zich op het proces van het sturen van een order tot het ontvangen van een factuur.

Waarom e-procurement?

E-procurement levert extra kostenbesparingen op, bovenop e-factureren. Door het uitwisselen van elektronische orders hoeft de verzender de ordergegevens niet handmatig op de factuur in te voeren. Dat bespaart uw leverancier veel werk, maar het zorgt er ook voor dat de gegevens op uw factuur overeenkomen met wat er besteld is. Met e-procurement is het zelfs mogelijk om facturen automatisch te matchen met de order, en als de factuur klopt geautomatiseerd betaalbaar te stellen.

wat is e-procurement

Zo werkt het

Uw organisatie

Stap 1

U maakt een e-order aan in uw eigen software. Dat kan inkoop-, ERP- of boekhoudsoftware zijn.

Stap 2

U verzendt de e-order naar uw leverancier in XML formaat.

Stap 5

U verwerkt de orderresponse in uw systeem.

Stap 7

U matcht de ontvangen factuur tegen de orderdata in uw systeem en keurt de factuur goed (of wijst deze af).

Uw leverancier

Stap 3

Uw leverancier ontvangt de e-order in zijn eigen software. Daar kan hij de order goedkeuren, afkeuren of wijzigen.

Stap 4

Uw leverancier stuurt een orderresponse naar u terug. Dit kan een acceptatie, afwijzing of wijziging zijn.

Stap 6

Uw leverancier maakt een e-factuur conform de data op de (gewijzigde) order. Dit kan een deelfactuur zijn.

Wat zijn de uitdagingen?

Net als met e-facturatie kent ook het proces van e-ordering een aantal uitdagingen. Tradeinterop lost deze uitdagingen voor u op:

  • Uw leverancier ondersteunt een ander e-order formaat dan uw eigen software: wij bieden een uitgebreide conversie engine die in staat is facturen en orders van en naar verschillende formaten te converteren.

  • De software van uw leverancier kan nog geen e-orders ontvangen: via ons laagdrempelige portaal kunnen leveranciers orders inzien, wijzigen en omzetten naar een (deel) e-factuur (orderflip).

  • Er zit verschil tussen de orderdata en de factuurdata: wij valideren elk order-, response- en factuurdocument, zodat u geen facturen binnenkrijgt die niet overeenkomen met de order of de orderresponse.

Wat biedt tradeinterop?

  • Een transactienetwerk dat om kan gaan met orders, order responses en facturen in verschillende formaten. Ons transactienetwerk is aangesloten op het Peppol netwerk, dus u kunt ook orders versturen en ontvangen via het beveiligde Peppol-netwerk.

  • Een laagdrempelig leveranciersportaal waarmee leveranciers die nog geen e-orders kunnen verwerken eenvoudig orders kunnen inzien, wijzigen en factureren. Ook standalone facturen kunnen eenvoudig door uw leverancier worden aangemaakt.

  • Een dashboard waarin u inzicht krijgt in uw orders, orderresponses en facturen. Hierin ziet u precies welke orders u heeft verzonden en welke orders al (deels) zijn gefactureerd.

meer weten over e-procurement?

Neem gerust contact met ons op!