Voor deze nieuwe aflevering van ‘De e-facturatie podcast’ is Kuno Klumpers, Product Line Director bij Exact aangeschoven. Presentatrice Martine Hauwert en onze collega Jaap Jan Nienhuis bespreken samen met Kuno de overgang van Scan en Herken naar e-facturatie via Peppol.
Kuno is als Product Line Director verantwoordelijk voor de productlijn boekhoudsoftware bij Exact. Exact zet zich in om kleine tot middelgrote organisaties en accountantskantoren te helpen bij het automatiseren van hun bedrijfsprocessen. Ze beheren voor hun klanten 675.000 administraties. Als tradeinterop zijn wij partner van Exact en leveren hen de technologie voor Peppol.
Scan en Herken versus e-facturatie
Met Scan en Herken worden analoge documenten gedigitaliseerd. Er worden elementen, zoals de crediteur, het bedrag en het factuurnummer, uit het gedigitaliseerde document gehaald om daarmee een boeking te kunnen maken. Zo wordt bijvoorbeeld een factuur uit een boekhoudsysteem als pdf opgeslagen, per e-mail verstuurd. Door de ontvanger wordt de factuur uitgeprint, vervolgens weer gedigitaliseerd en geschikt gemaakt om te worden ingelezen door de ontvangende software.
Bij e-facturatie werkt dit anders. Hierbij wordt een factuur in een voor software leesbaar formaat verstuurd, zodat de factuur door de ontvangende software ook meteen kan worden ingelezen.
“Scan en Herken blijft ieder jaar groeien”, vertelt Kuno. “We verbazen ons daar soms over, want we hebben e-facturatie. E-facturatie vraagt echter wel een stukje gedragsverandering en met Scan en Herken hoeft er niet zoveel te worden aangepast aan het werkproces. Juist doordat een e-factuur een digitaal bestand is dat door machines meteen is in te lezen, kun je het veel efficiënter maken, ” licht Kuno toe. Jaap Jan vult aan: “Scan en herken is gericht op het automatiseren van handmatige processen, terwijl e-factureren juist gericht is op het elimineren van handmatige processen.”
Nog niet iedereen over op e-facturatie?
Ondanks de voordelen is nog niet heel Nederland overgestapt of e-facturatie. Hoe komt dat? Tijdens de podcast gaan Kuno, Jaap Jan en Martine in op de communicatie rondom e-facturatie, Europese wetgeving en de rol van de overheid en softwareleveranciers bij de adoptie van e-facturatie via Peppol.
Nieuwe ontwikkelingen
Tijdens de podcast wordt ook vooruit gekeken naar nieuwe ontwikkelingen en innovaties op het gebied van e-facturatie. “Wij volgen alle ontwikkelingen nauwgezet”, vertelt Kuno. “Als er nieuwe ontwikkelingen zijn, dan kijken wij hoe we die kunnen inzetten om ons product beter te maken. Dat hebben we bijvoorbeeld ook gedaan met retourberichten. De toegevoegde waarde van retourberichten is groot, vooral als iedereen het gebruikt. Dat soort dingen pakken wij snel op.”
De podcast wordt afgesloten met goede tips van Kuno en Jaap Jan. Beluister hier de nieuwe aflevering van ‘De e-facturatie podcast’. Klik hier voor een directe link naar Spotify.
