Niet in alleen in Nederland, maar ook in het buitenland wordt steeds meer elektronisch gefactureerd. Doe je als organisatie internationaal zaken, dan kan het zomaar zijn dat je geconfronteerd wordt met een verplichting tot e-facturatie. In deze podcast gaan we met Dennis Nap, Team leader Tech Centralisation bij citizenM hotels in gesprek over internationaal e-factureren.
Peppol voor internationale compliance
CitizenM hotels is een sterk groeiende organisatie die momenteel in tien landen in Azië, Amerika en Europa actief is. Dit betekent dat zij ook te maken kregen met verschillende eisen op het gebied van e-facturatie. In deze podcast vertelt Dennis hoe hun zoektocht naar een gestandaardiseerde oplossing om internationaal compliant te zijn, uitkwam bij Peppol.
Verschillende e-facturatiesystemen
Hoewel veel landen inmiddels zijn aangesloten op het Peppol-netwerk, zijn er ook landen die een eigen systeem hebben. Tradeinterop helpt citizenM aan te sluiten op deze landspecifieke systemen. CitizenM heeft veel intercompany verkeer en ook dat kan issues opleveren in een land met een eigen e-facturatiesysteem, vertelt Dennis: “In Italië zijn er heel veel verplichte velden, wat integratie best lastig maakt”.
Procesverbetering
Voor citizenM ligt de focus niet alleen op internationaal compliant zijn, maar ook op het verbeteren van processen. “E-facturatie is voor ons een driver om te groeien. Het volume groeit, maar je wilt ook slimmer gaan werken en het proces beter maken”, legt Dennis uit. “Met e-facturatie kun je heel veel herhalend werk automatiseren. Als je het proces volgt met een order, dan wordt de factuur automatisch verwerkt door het systeem. Hierdoor hoef je eigenlijk alleen te valideren of de input klopt en hoef je niet elke factuur handmatig te verwerken en dat dan elke week te herhalen.”
Leveranciers onboarden
Naast de technische aspecten van internationaal e-factureren wordt ook de rol van communicatie besproken. Dennis vertelt waarom goede communicatie belangrijk is bij het onboarden van buitenlandse leveranciers en hoe zij dit aanpakken. Jaap Jan heeft vanuit zijn rol bij tradeinterop veel ervaring met het onboarden van leveranciers. Wat is volgens hem van essentieel belang bij het onboarden? Beluister de nieuwste aflevering van ‘De e-facturatie podcast’ hier, op Spotify of via een andere podcast app.
Wilt u meer lezen over citizenM? Bekijk dat de case study.
