E-facturatie implementeren is veelal onderdeel van een groter project, waarin wordt nagedacht over het optimaliseren van het inkoopproces, het kiezen van software of het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Welke implementatiemethode past bij uw organisatie?
E-facturatie implementeren
1. Technologie implementatie
Bij een technologie implementatie kiest een organisatie ervoor om geen ingrijpende veranderingen door te voeren. De bestaande processen blijven intact en er wordt geen nieuwe software aangeschaft. De functionaliteit om te kunnen e-factureren is vaak al aanwezig in bestaande software en daar wordt gebruik van gemaakt.
2. Inkoopoptimalisatie
Van inkoopoptimalisatie is sprake wanneer een organisatie zijn inkoopprocessen optimaliseert of opnieuw ontwerpt. E-factureren wordt dan vaak onderdeel van bestaande inkoop of ERP-software. De impact op de organisatie is echter groter dan bij de vorige aanpak. De nieuwe manier van werken moet namelijk worden geëmbed in de organisatie. Daarnaast wordt bij inkoopoptimalisatie ook vaak gekeken naar het uitwisselen van elektronische orders.
3. Pakketselectie
Hierbij gaat een organisatie op zoek naar software voor de ondersteuning van bestaande bedrijfsprocessen, zoals finance en inkoop. E-factureren wordt door veel softwarepakketten ondersteund, maar er wordt ook vaak gekozen om e-facturatie als losse pakketselectie te behandelen. Omdat het nieuwe softwarepakket bestaande software ondersteunt, is de impact op het bedrijfsproces beperkt.
4. Digitale transformatie
We spreken van digitale transformatie wanneer men de finance- en/of inkoopafdeling digitaliseert. De impact is groot, omdat de finance- en/of inkoopprocessen opnieuw worden vormgegeven en er software wordt geïmplementeerd om die processen te ondersteunen. Naast het gebruik van OCR software zetten ook steeds meer organisaties in op het ontvangen van elektronische facturen en mogelijk elektronische orders. E-factureren wordt hiermee onderdeel van de digitale transformatie.
In onderstaand figuur een overzicht van de besproken manieren van implementatie.
Welke methode het beste bij uw organisatie past, hangt uiteraard af van uw huidige processen en softwarelandschap. Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op of download gratis het whitepaper ‘Succesvol e-factureren’.
