Hoe mooi zou het zijn als uw financiële software altijd een actueel overzicht geeft van alle openstaande facturen, als alle inkomende facturen direct foutloos worden ingeboekt en er geen handmatige handelingen meer aan te pas komen?
Dit lijkt misschien een utopie, maar dit is wat u met e-facturatie kunt bereiken. Het is zelfs mogelijk om het hele inkoopproces te digitaliseren. Zo kan een elektronische order automatisch in uw software worden gezet en na goedkeuring en levering volgt een elektronische pakbon. Na bewijs van levering ontvangt u de e-factuur, die weer automatisch gematcht wordt met de bijbehorende order.
Beginnen met het ontvangen van e-facturen
Het ontvangen van e-facturen bespaart veel tijd en kosten. E-facturen hoeven niet handmatig te worden ingeboekt, ze blijven niet in mailboxen of op bureaus liggen en u heeft er geen scan- en herkensoftware voor nodig. Voordelen te over, maar waarom ontvangt dan nog niet ieder bedrijf e-facturen? Wij merken dat organisaties die een overstap overwegen zich vaak afvragen wat de impact ervan op hun interne organisatie, leveranciers en bestaande processen en software is.
De impact van e-facturatie
Het antwoord op deze vragen begint met de strategie die gekozen wordt. Er zijn verschillende manieren om op het ontvangen van e-facturen over te stappen. Wij onderscheiden daarin drie strategieën, namelijk de IT-gerichte aanpak, de procesgerichte aanpak en de leveranciersgerichte aanpak. De keuze voor de best passende strategie is afhankelijk van de doelstellingen die een organisatie heeft op het gebied van e-facturatie.
Als een organisatie het liefst zoveel mogelijk e-facturen wil ontvangen, dan zal er gekozen worden voor een strategie waarbij het leveranciers zo gemakkelijk mogelijk wordt gemaakt om een e-factuur aan te leveren. Hierbij kunt u denken aan het aanleveren van e-facturen via meerdere kanalen en in verschillende formaten. Een e-facturatiedienstverlener regelt dit en maakt het mogelijk dat u de e-facturen direct in uw financiële software ontvangt.
Kiest een organisatie voor een start met e-facturatie waarbij de impact op bestaande software en processen zoveel mogelijk wordt beperkt, dan is de strategie meer intern gericht. De nadruk ligt dan vooral op de technische implementatie.
De impact van een overstap op e-facturatie is dus sterk afhankelijk van de gekozen strategie. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om eerst te starten met het aansluiten op e-facturatie. U kunt dan op een later moment processen optimaliseren of het aantal e-facturen dat u ontvangt verhogen.
E-factureren doe je samen
Zelfs als u ervoor kiest om meteen zoveel mogelijk e-facturen te ontvangen en uw processen daarop aan te passen, is het niet zo dat u van de ene op de andere dag volledig over bent op e-facturatie. Ook al bent u er klaar voor, uw leveranciers zijn dat misschien nog niet allemaal.
De snelheid van een overstap kan echter wel verschillen. Gaat u uw leveranciers actief (laten) benaderen en ondersteunen bij een overstap op e-facturatie (leveranciersonboarding), dan zal uw organisatie sneller kunnen profiteren van de voordelen.
Kiest u ervoor om minder actief met leveranciersonboarding aan de slag te gaan, dan zal het aantal leveranciers dat e-facturen aanlevert langzaam stijgen. U profiteert dan minder van de voordelen van e-facturatie. Toch kan dit in sommige gevallen de beste optie zijn om ermee te starten. Bijvoorbeeld wanneer er niet voldoende draagvlak binnen de organisatie is. Het in een lager tempo aansluiten van leveranciers kan er dan voor zorgen dat de organisatie daarin meegroeit.
Wilt u meer lezen over dit onderwerp? Download dan gratis ons whitepaper ‘Samenwerken3’. Wilt u de mogelijkheden van een overstap op het ontvangen van e-facturen voor uw organisatie bespreken? Neem dan contact met ons.
