Het is bijna zover. Op 25 mei aanstaande treedt de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking en dat raakt vrijwel iedere organisatie. De wet is namelijk van toepassing op alle data die herleidbaar zijn naar een natuurlijk persoon. Voor wat het facturatieproces betreft, kan dat bijvoorbeeld de naam van een persoon op een factuur betreffen, of het BTW-nummer van een zzp’er.
Met deze gegevens dient op een juiste manier te worden omgegaan. Het is goed om daar rekening mee te houden en indien nodig passende maatregelen te treffen om met uw facturatieproces compliant te zijn aan de GDPR. De boetes kunnen namelijk oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet.
Niet nieuw, maar wel belangrijk is dat ook datalekken gemeld moeten worden. Een datalek moet binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een datalek kunt u denken aan een gehackte computer, maar bijvoorbeeld ook aan een gestolen laptop of een zoekgeraakte USB-stick.
De uitwisseling van facturen
Facturen worden nu nog vaak per e-mail uitgewisseld. Dat betekent dat ze onversleuteld over het internet worden verzonden. Een fout in een e-mailadres is snel gemaakt en de e-mail, inclusief factuur met persoonsgegevens, belandt bij de verkeerde persoon: een datalek. Het is maar een klein voorbeeld van hoe snel het mis kan gaan.
Veilig e-factureren met Peppol
E-factureren via Peppol helpt u om uw facturen goed te beschermen. Uw elektronische facturen worden via een beveiligd netwerk verzonden. Bij verzending per e-mail kunnen facturen onderweg worden onderschept, gewijzigd en vervolgens bij uw klant worden afgeleverd. Bovendien staat een e-mail box, zonder speciale voorzieningen, altijd open. Iedereen kan er gevraagd en ongevraagd een bericht naar toe sturen. Met de verzending van uw facturen via Peppol voorkomt u dit. Wanneer u via deze weg een e-factuur ontvangt, weet u zeker dat de afzender is wie hij zegt dat hij is en dat de factuur onderweg niet is gewijzigd.
Wilt u meer weten over elektronisch factureren via Peppol? Klik dan hier.
