Het gebeurt op iedere financiële afdeling; een typefout bij het inboeken, een handmatige spoedbetaling of een kopie van een factuur die per ongeluk wordt ingeboekt, met dubbele betalingen als gevolg. Hoe goed processen ook worden beschreven en nageleefd, waar mensen werken worden nu eenmaal fouten gemaakt. Maar hoe lost u dit op?
Ongemerkt worden er in veel organisaties dubbele betalingen verricht. Erg vervelend, want zie er maar eens achter te komen en het geld weer terug te vorderen. Er zijn organisaties die onderzoek doen en actief op zoek gaan naar dubbele betalingen binnen uw administratie, maar het kan ook anders.
Handmatige handelingen bij het verwerken van facturen
De oorzaak van dubbele betalingen is vaak gerelateerd aan handmatige handelingen. Door deze handmatige handelingen te automatiseren, wordt voorkomen dat facturen dubbel worden ingeboekt en betaald. Met automatiseren wordt in dit geval e-factureren bedoelt. Bij e-factureren (ook wel elektronisch factureren) worden facturen rechtstreeks vanuit het systeem van de leverancier, in het systeem van de klant geplaatst.
Hoe werkt e-factureren?
De leverancier maakt zijn factuur in zijn eigen boekhoudpakket of ERP-systeem. Vervolgens wordt de factuur via een e-facturatie dienstverlener over een beveiligd netwerk (Peppol) direct in het financiële systeem van de ontvanger geplaatst. Dit betekent dat u als ontvanger geen facturen meer hoeft over te typen, in te lezen of door een OCR hoeft te halen en handmatig te corrigeren. De factuur staat meteen op de plek waar u hem wilt hebben en is klaar voor verdere verwerking.
Niet iedere leverancier zal hetzelfde factuurformaat hanteren als uw systeem. Zo zijn er per branche bijvoorbeeld verschillende formaten. Een goede e-facturatie dienstverlener kan alle formaten voor u converteren naar de formaten die uw systeem kan inlezen.
Terugkoppeling aan uw leverancier
Fouten bij het inboeken van een factuur zijn hierdoor verleden tijd. Nu kan het natuurlijk zo zijn dat uw leverancier een factuur aanlevert waar essentiële gegevens op ontbreken. Vraag uw e-facturatie dienstverlener daarom een automatische melding te geven aan de leverancier wanneer dit het geval is. Zo voorkomt u dat incomplete facturen in uw systeem terecht komen en uw leverancier is meteen op de hoogte dat u de factuur niet kunt inboeken. Dit is voor uw leverancier ook prettig. Hij hoeft niet te wachten op handmatige verwerking voordat hij terugkoppeling krijgt, maar kan nu meteen een nieuwe factuur sturen.
Meer tijd
Naast dat het de kans op dubbele betalingen aanzienlijk verkleint, bespaart het u ook veel tijd. Het inboeken van facturen is nu slechts een kwestie van seconden en de tijd die werd besteed aan het inboeken van facturen, kan nu worden besteed aan andere zaken.
