Wat gaat er gebeuren op e-facturatie gebied en welke punten zijn belangrijk voor uw organisatie? Deze tips voor e-facturatie helpen u verder!
Tip 1. Zorg dat uw organisatie tijdig compliant is aan de richtlijn voor e-facturatie
Op 18 april 2019 is het zover. Dan moeten alle aanbestedende diensten en decentrale overheden e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Lange tijd leek deze datum nog ver weg, maar inmiddels begint de tijd te dringen.
Is uw organisatie aanbestedingsplichtig? PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, organiseert deze maand nog diverse webinars over e-facturatie. Voor advies en vragen omtrent e-facturatie kunt uiteraard ook contact met ons opnemen.
Is uw organisatie niet aanbestedingsplichtig, maar doe u wel veel zaken met organisaties die dat wel zijn? Dan is het verstandig om er rekening mee te houden dat u binnen afzienbare tijd gevraagd wordt uw facturen elektronisch aan te leveren. In tegenstelling tot de Rijksoverheid is het bij decentrale overheden en aanbestedende organisaties niet verplicht om een factuur elektronisch aan te leveren. De verwachting is echter wel dat zij de verplichting tot e-facturatie in toenemende mate in hun inkoopvoorwaarden opnemen.
Tip 2. Help uw klanten tijd te besparen door hen e-facturen te sturen
Heeft u al een verzoek tot e-facturatie ontvangen van uw klant(en)? Steeds meer organisaties krijgen zo’n verzoek en dat is meestal een eerste aanleiding om de mogelijkheden omtrent e-facturatie te onderzoeken. Een elektronische factuur bespaart uw klant veel verwerkingstijd en daarom is het een mooie manier om uw klant extra service te bieden.
Het is goed om eerst alle mogelijkheden voor uw organisatie in kaart te brengen. Kan uw eigen boekhoudsoftware bijvoorbeeld al e-factureren? Steeds meer boekhoudpakketten bouwen e-facturatie (via Peppol) direct in hun software in. Kan uw software niet e-factureren, dan heeft u een e-facturatiedienstverlener, zoals tradeinterop, nodig. E-factureren hoeft niet ingewikkeld te zijn en kan vaak al heel snel (binnen 1 dag) gerealiseerd worden.
Tip 3. Wissel uw e-facturen veilig uit
Het veilig uitwisselen van documenten wordt steeds belangrijker. U wilt als organisatie niet dat uw facturen worden onderschept en dat bijvoorbeeld het rekeningnummer wordt aangepast. Helaas gebeurt dit veelvuldig bij facturen die per post of e-mail worden verstuurd. Om die reden stappen steeds meer organisaties (waaronder de Rijksoverheid) over op het beveiligd uitwisselen van facturen. Dit beveiligde netwerk is Peppol. Facturen die via dit netwerk worden uitgewisseld, kunnen onderweg niet worden aangepast. Wanneer u een factuur ontvangt via dit netwerk, weet u zeker dat de afzender van de factuur ook daadwerkelijk is wie hij zegt dat hij is.
Vraagt of verplicht een klant u om gebruik te maken van dit netwerk? Informeer dan eerst of uw boekhoudpakket deze optie heeft ingebouwd. Is dat niet het geval, dan zijn er diverse mogelijkheden om te e-factureren via Peppol. Een e-facturatiedienstverlener kan u hierbij verder helpen.
Tip 4. Maak gebruik van Peppol ‘auto discovery’
Verzendt u al e-facturen viaPeppol? Dan is het wel zo fijn als u zoveel mogelijk facturen via dit beveiligde netwerk kunt versturen. Waarschijnlijk weet u niet van al uw klanten of ze e-facturen via Peppol kunnen ontvangen. U kunt dit automatisch checken door gebruik te maken van de ‘auto discovery’ van Peppol. Iedere organisatie die zich aansluit op Peppol wordt gevraagd of zij opgenomen willen worden in het register van Peppol. Bij verzending van uw factuur kunt u automatisch checken of uw klant in dit register voorkomt. Is dat het geval, dan wordt de factuur meteen via Peppol verstuurd.
Tip 5. Maak werk van leveranciers onboarding
Idealiter zou u al uw facturen elektronisch ontvangen. U profiteert dan optimaal van de voordelen. De verwerkingstijd van uw facturen is minimaal, er zijn geen handmatige handelingen meer nodig voor het inboeken van facturen en uw financiële afdeling krijg een stuk minder vragen. Helaas is dit nog geen werkelijkheid. U zult uw leveranciers moeten ‘onboarden’ om hen e-facturen te laten sturen in plaats van facturen per post of PDF’s per e-mail. Het onboarden van leveranciers vraagt veel tijd. Het is een doorlopend proces en met een verzoekje tot e-facturatie aan uw leverancier bent u er niet.
Toch is het slim om met onboarding aan de slag te gaan. De verwerking van een e-factuur kost immers een fractie van wat de verwerking van een factuur per post kost en aanzienlijk minder dan de verwerking van een PDF factuur. Onboarding kost tijd, middelen en doorzettingsvermogen, maar het levert u dan ook heel wat op. Onboarding is een intensief proces. U kunt als organisatie zelf onboarden, maar u kunt dit ook uitbesteden aan een daarin gespecialiseerde organisatie.
Wilt u uitgebreidere informatie over e-facturatie? Download dan gratis onze whitepapers of neem contact met ons op.
