E-facturen verzenden duur? Nee hoor!

E-facturen verzenden duur? Nee hoor!

Een veelgehoorde misvatting over e-factureren is dat het duur is. Steeds meer organisaties verzoeken of verplichten (bijvoorbeeld de Rijksoverheid) hun leveranciers om facturen elektronisch aan te leveren. Het is uiteraard niet de bedoeling dat dit u als leverancier op kosten jaagt en dat is ook niet nodig. Lees daarvoor de volgende tips.

Niet iedere organisatie is op dit moment klaar om facturen elektronisch te verzenden of ontvangen. Vaak vormt een verzoek of verplichting van een klant een eerste kennismaking met e-factureren. In de meeste gevallen willen deze organisaties starten met alleen het verzenden van e-facturen naar deze specifieke klanten. We gaan bij deze tips daarom uit van een situatie, waarbij ongeveer 50 e-facturen per maand worden verzonden.

Tip 1. Zorg ervoor dat u goed geïnformeerd bent over e-facturatie

Dat klinkt heel logisch, maar wij ervaren dat dat voor veel organisaties niet het geval is. Wanneer uw klant u verzoekt om te gaan e-factureren, wordt daarbij vaak vermeld bij welke e-facturatie software u hiervoor terecht kunt. Het is zeker interessant om te bekijken wat deze dienstverlener u te bieden heeft, maar weet dat er meerdere partijen in de markt zijn die dit voor u kunnen doen.

Het kan voorkomen dat uw klant alleen e-facturen wenst te ontvangen via zijn eigen e-facturatie software. Dit komt echter steeds minder voor. Organisaties vinden het namelijk steeds belangrijker dat hun leveranciers de facturen zo eenvoudig mogelijk kunnen aanleveren. Bekijk daarom goed wat de mogelijkheden zijn.

Tip 2. Implementatiekosten van e-facturatie

Het is meestal niet nodig om implementatiekosten te betalen. In het geval van 50 verzonden e-facturen per maand, zijn er twee goede opties. Wanneer u geen boekhoudpakket heeft, kunt u gebruik maken van een portaal (zie

Gebruikt u wel een boekhoudpakket? Dan kunt u waarschijnlijk al e-factureren zonder dat u het weet. De meest gangbare boekhoudpakketten hebben namelijk al een optie ingebouwd om te kunnen e-factureren. U hoeft alleen het juiste vinkje aan te zetten en u kunt van start. (Bekijk hier hoe u dat kunt doen.) U kunt uw factuur dan blijven maken en verzenden zoals u deed. Samen met de PDF wordt dan automatisch een e-factuur (XML) meegestuurd.

In deze twee gevallen is het niet nodig om implementatiekosten te betalen. Let hier goed op bij de keuze van uw aanbieder. Implementatiekosten zijn vaak wel van toepassing, wanneer u een koppeling wilt maken met een op maat gemaakt facturatie systeem.

Tip 3. Kosten per verzonden factuur

Wat betaalt u dan wel wanneer u gaat e-factureren? U betaalt een tarief per verzonden (of ontvangen) e-factuur. Zo kunt u uw e-facturen al beveiligd verzenden (en ontvangen) vanaf een paar euro per maand.

E-facturen verzenden hoeft dus zeker niet duur te zijn. Het voordeel van e-factureren is dat uw facturen meteen verwerkt kunnen worden. Ze hoeven niet meer handmatig te worden ingeboekt, maar komen direct in het boekhoudsysteem van uw klant terecht. Dat scheelt tijd en u weet zeker dat uw factuur is aangekomen.

Wilt u meer weten? Bekijk ons

#elektronischfactureren #efacturatie #kosten

Gerelateerde berichten