Kan uw organisatie e-facturen ontvangen, maar is het aantal leveranciers dat een e-factuur stuurt nog beperkt? De zomervakantie is een goed moment om aan de slag te gaan met uw strategie voor leveranciersonboarding, zodat u na de zomer meteen meer e-facturen ontvangt.
Als u voor het eerst begint met het laten overstappen van uw leveranciers op e-facturatie (leveranciersonboarding), dan is het belangrijk om te starten met een goede onboarding strategie. Het onboarden van uw leveranciers is namelijk niet een kwestie van het sturen van een mailtje. Er komen veel meer aspecten bij kijken. In dit blogartikelen focussen we op een paar belangrijke punten. Uitgebreidere informatie kunt u vinden in onze whitepapers ‘Onboarding van leveranciers: Tips & Tricks’ en ‘Samerwerken3’.
Voor organisaties die al langer bezig zijn met het onboarden van leveranciers, zonder de gewenste resultaten, is het goed om de onboarding strategie opnieuw te bekijken. Op basis van opgedane ervaringen en reacties van leveranciers kan de strategie verder worden geoptimaliseerd.
Het onboarden van leveranciers is een doorlopend proces dat behoorlijk wat inspanningen en middelen van een organisatie vraagt. Als organisatie kunt u ervoor kiezen om de onboarding zelf te doen, maar het is ook mogelijk om dit uit te besteden.
Welke leveranciers wilt u het eerst onboarden?
Om te beginnen is het goed om een overzicht te hebben van leveranciers van wie u nog geen e-facturen ontvangt. Deze lijst kunt u onder andere aanvullen met het aantal facturen dat u het afgelopen jaar per leverancier heeft ontvangen. Door leveranciers die veel facturen aanleveren over te laten stappen op e-facturatie, kunt u al snel veel tijdwinst behalen. Daarnaast kunnen degenen die een beperkt aantal facturen sturen soms wel veel werk opleveren. Bijvoorbeeld als er vaak gegevens ontbreken op de factuur, waarover vervolgens contact moet worden opgenomen. Het kan daarom ook zeer interessant zijn om deze kleinere leveranciers te laten overstappen op e-facturatie.
Bekijk de overstap naar e-facturatie vanuit uw leverancier
U wilt graag e-facturen van uw leverancier ontvangen, maar wat krijgt hij ervoor terug? Als organisatie zou u kunnen bekijken of het bijvoorbeeld mogelijk is om leveranciers een bepaalde korting te geven, tijdige betaling te garanderen of zelfs eerder te betalen. Deze extra incentive maakt het voor hen aantrekkelijker om zich te verdiepen in de mogelijkheden die ze hebben om e-facturen te versturen.
Maak e-facturen aanleveren zo makkelijk mogelijk
Niet alle leveranciers weten wat e-factureren is of hoe ze een e-factuur moeten versturen. Leveranciersonboarding is dan ook meer dan alleen vragen of ze een e-factuur willen sturen. Leveranciers zijn vaak best bereid om hun klant tegemoet te komen, maar de kans is klein dat ze voor uw organisatie software gaan implementeren en kosten gaan maken. Het versturen van een UBL factuur is in veel softwarepakketten al mogelijk. Leveranciers zijn daar echter niet altijd van op de hoogte. De kans is dus groot dat het aanleveren van een e-factuur voor veel van hen slechts een kwestie van het aanzetten van een vinkje is.
Formaat e-factuur
Uw eigen organisatie kan er veel aan doen om het voor uw leverancier ook zo eenvoudig te houden. De meeste softwarepakketten kunnen namelijk wel een UBL sturen, maar er zijn veel verschillende soorten UBL’s. Het kan dus best zo zijn dat uw leverancier u een e-factuur stuurt, maar dat uw software die niet kan inlezen. Om dit soort problemen te voorkomen is het verstandig om uw inkomende e-facturen door een serviceprovider (zoals tradeinterop) te laten converteren. Met behulp van formaatconversie worden de e-facturen die u ontvangt, zoals verschillende soorten UBL’s, maar ook HR-XML, INSBOU, SAP iDoc e.d. omgezet naar het formaat dat uw eigen software kan verwerken.
Afleverkanaal
Naast het formaat is er ook nog het kanaal waarmee e-facturen worden verstuurd. In Nederland worden de meeste e-facturen verstuurd via e-mail en Peppol. Er zijn echter nog meer manieren om e-facturen uit te wisselen. Ook hierbij kan een serviceprovider u helpen door het mogelijk te maken om e-facturen via verschillende kanalen te ontvangen.
Het is daarnaast ook goed om rekening te houden met organisaties die geen e-factuur kunnen sturen, bijvoorbeeld omdat ze geen boekhoudsoftware gebruiken of omdat hun software geen e-factuur kan versturen. U kunt hen dan een e-facturatieportaal aanbieden om een e-factuur te maken.
Er zijn dus verschillende mogelijkheden om het aanleveren van e-facturen zo eenvoudig mogelijk te maken voor uw leverancier. Dat maakt de overstap voor hen een stuk makkelijker en daarmee vergroot u de kans dat ze ook daadwerkelijk e-facturen gaan sturen.
Wilt u meer weten over het onboarden van leveranciers? Lees dan hier verder.
