Het aantal organisaties dat e-facturen kan ontvangen neemt toe. Het onboarden van leveranciers op e-factureren is iets waar dan ook steeds meer organisaties mee aan de slag willen. Dat bleek onder andere uit de hoge opkomst bij de sessie over de strategie achter het onboarden, die onze collega Jaap Jan Nienhuis gaf op het Factuurcongres.
Nu een grotere groep organisaties in staat is e-facturen te ontvangen, wil men hier ook de vruchten van plukken. Dat betekent dat leveranciers hun facturen elektronisch moeten gaan aanleveren. Bedrijven gaan vaak enthousiast aan slag en verwachten dat binnen no-time al hun leveranciers e-facturen aanleveren. De praktijk wijst echter uit dat dit toch niet zo eenvoudig ligt. Waar lopen organisaties dan tegenaan bij het onboarden? De meest voorkomende valkuilen zetten we voor u op een rijtje.
Leveranciers onboarden op e-factureren zonder plan
Wij horen het nogal eens: “Ik heb een paar leveranciers gebeld, maar ze kunnen niet aansluiten.” Vanwege andere werkzaamheden blijft het onboarden van leveranciers dan vaak liggen. Organisaties willen wel graag e-facturen ontvangen, maar als het een aantal keer niet lukt schuift het steeds verder naar achteren. Het onboarden van leveranciers op e-factureren is helaas geen kwestie van een mailtje of een belletje en het is geregeld. Het vergt een lange adem en vooral een servicegerichte aanpak richting de leverancier. Zorg er als organisatie voor dat je precies weet hoe je dit traject gaat aanpakken, met wie, wanneer en wat de doelstellingen zijn. Om een goede strategie te bepalen is het belangrijk om daarin ook een oplossing mee te nemen voor onderstaande valkuilen.
De leverancier uw formaat e-factuur opleggen
Bekijk voor het onboarden goed in welk formaat u uw e-facturen kunt ontvangen. Hanteert u alleen het formaat dat uw software kan verwerken? Op zich is dat logisch, maar dat maakt het voor een leverancier wel lastig. Hij kan misschien wel een e-factuur aanleveren, maar niet in het formaat dat u wenst. Om zoveel mogelijk leveranciers te laten e-factureren, zult u het hen zo gemakkelijk mogelijk moeten maken. Zorg er daarom voor dat uw leverancier in verschillende formaten een e-factuur kan aanleveren. U kunt deze vervolgens laten converteren naar het formaat dat uw software kan verwerken.
Slechts één kanaal hanteren voor het aanleveren van e-facturen
In Nederland worden de meeste e-facturen uitgewisseld via e-mail of via Peppol. E-mail is laagdrempelig en wordt door veel organisaties gebruikt. Het nadeel is dat dit kanaal niet beveiligd is. Om die reden kiezen organisaties er in toenemende mate voor om e-facturen uitsluitend te verzenden en ontvangen via Peppol. Ook hier geldt dat de adoptie van e-facturatie vergroot wordt, wanneer u uw leveranciers meerdere mogelijkheden biedt. Naast e-mail en Peppol zijn er meerdere kanalen die kunnen worden ingezet om e-facturen uit te wisselen. Bekijk goed welke mogelijkheden u uw leveranciers wilt bieden en hoe u uw leveranciers kunt ondersteunen bij de toegang tot de diverse kanalen.
Supplier Onboarding Strategy Canvas
Om organisaties te helpen bij het onboarden van leveranciers heeft tradeinterop het Supplier Onboarding Strategy Canvas ontwikkeld. Aan de hand van dit canvas wordt een gedegen onboarding strategie bepaald, samen met de belangrijkste stakeholders in uw organisatie. Hierin wordt niet alleen gekeken naar het ondersteunen en begeleiden van de leverancier bij een overstap naar e-factureren, maar ook naar hoe de eigen organisatie de onboarding van leveranciers faciliteert.
Wilt u hier meer over weten? Lees dan verder op onze pagina over consultancy.
