E-facturatie wordt door steeds meer organisaties gebruikt, maar hoe kunnen we processen nog verder optimaliseren? Met e-procurement, lees hier waarom.
E-factureren heeft zich inmiddels ontwikkeld tot een gangbare technologie, waar zowel grote als kleine bedrijven me kunnen werken. Om op dit punt te komen zijn een aantal belangrijke stappen gezet:
• De ontwikkeling van een veilig en betrouwbaar netwerk om e-facturen uit te wisselen (Peppol).
• De ontwikkeling van een open standaard voor het uitwisselen van een e-factuur (op dit moment SI-UBL 2.0 / NLCIUS).
• De rijksoverheid en steeds meer medeoverheden zijn aangesloten op Peppol
• Boekhoudpakketten en ERP software maken het mogelijk om e-facturen te versturen via Peppol. Dit maakt e-factureren voor ondernemers eenvoudig.
• Er is meer focus op het onboarden van leveranciers. Hierdoor gaan steeds meer leveranciers ook echt e-facturen sturen.
E-procurement
Er zijn grote stappen gemaakt, maar er zijn zeker nog mogelijkheden om de huidige manier van factuuruitwisseling te optimaliseren. Zo kunnen berichten over de status van een factuur worden uitgewisseld, kunnen factuurontvangers automatisch worden opgezocht in een register en kunnen leveranciers beter ondersteund worden bij de overstap op e-facturatie. Toch wordt er ook al verder vooruit gekeken. Nu er een beveiligde infrastructuur (Peppol) ligt waarmee e-facturatie voor ieder soort organisatie mogelijk is, wordt ook gekeken naar welke processen nog meer kunnen worden geautomatiseerd.
Het antwoord op die vraag is e-procurement. E-procurement is het automatiseren van meerdere stappen in het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat (sterk vereenvoudigd) uit een vijftal stappen:
• Selecteren: het kiezen van de te bestellen goederen of diensten. Dit kan in een webshop, of catalogus, maar vindt in veel situaties ook impliciet plaats als onderdeel van een offertetraject
• Bestellen: het plaatsen van de bestelling (order) bij de leverancier. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het uitwisselen van orders, orderbevestigingen, annuleringen, aanpassingen, etc.
• Leveren: het leveren van de goederen en de daarbij behorende prestatieverklaring. Bijvoorbeeld middels het verwerken van een pakbon of getekende urenstaat.
• Factureren: het factureren van de geleverde goederen, het verwerken van een factuur en het vastleggen van de boeking.
• Betalen: het uitvoeren van de betaalinstructie bij de bank.
Factuurcongres
Ook dit jaar is tradeinterop sponsor van het Factuurcongres, hét online event over factuurautomatisering en digitalisering in finance. Tijdens onze sessie vertellen wij wat er komt kijken bij het nemen van stappen richting e-procurement.
De onderwerpen die aan bod komen zijn:
• Wat zijn de voordelen van e-procurement voor uw organisatie?
• Waarom is een leveranciersgerichte aanpak ook bij e-procurement nodig?
• Welke typen dienstverleners kunnen helpen bij het inrichten van e-procurement?
• Hoe neemt u uw interne organisatie mee bij het omarmen van e-procurement?
Update: Het Factuurcongres heeft inmiddels plaatsgevonden. In dit blogartikel kunt u de video van de sessie van Jaap Jan bekijken.
