E-factureren voor een duurzame en efficiënte factuurverwerking
Wij vragen u als leverancier van Staatsbosbeheer om ons vanaf nu elektronische facturen (e-facturen) te sturen. Net als veel andere organisaties zien ook wij de voordelen van e-facturatie en daarom willen wij de komende jaren inzetten op het ontvangen van zoveel mogelijk e-facturen.
Een e-factuur is een factuur in UBL (XML) formaat. Een papieren of PDF-factuur valt niet onder de definitie van e-factuur. Om u te helpen bij het aanleveren van uw e-factuur, leest u hieronder hoe uw organisatie eenvoudig kan beginnen met e-factureren.
Of u nu uw facturen maakt in een tekstverwerker, via uw boekhoudsoftware of in uw eigen financiële systeem, e-factureren aan Staatsbosbeheer kan eenvoudig en snel.
Mijn softwarepakket ondersteunt Peppol
Voeg in uw softwarepakket het Kamer van Koophandel nummer van Staatsbosbeheer toe als e-factuuradres en u kunt direct uw factuur versturen. Het KvK nummer van Staatsbosbeheer is: 30263544
Ik maak facturen in mijn boekhoudsoftware
Ondersteunt uw softwarepakket geen Peppol? Staatsbosbeheer ondersteunt ook UBL, SETU, Energie eFactuur en UN/CEFACT. U kunt deze e-facturen als bijlage mailen naar kvk30263544@invoices.tradeinterop.com.
Ik maak facturen in Word of Excel (of een soortgelijk programma)
Dan kunt u eenvoudig e-factureren door gebruik te maken van het tradeinterop portaal. Dit portaal is gratis voor facturen aan Staatsbosbeheer. Met dit portaal maakt en verstuurt u eenvoudig facturen en heeft u inzicht in de status ervan.
BELANGRIJK!
Uw e-factuur dient een orderreferentie te bevatten. Gebruik als orderreferentie het ordernummer of het kostenplaatsnummer dat u van Staatsbosbeheer heeft ontvangen. Ordernummers beginnen altijd met 50 of 55, gevolgd door 6 cijfers en kostenplaatsnummers starten met BEC gevolgd door 3 cijfers, bijv. 50123456 of BEC019.
De orderreferentie dient in het OrderReference/ID veld te worden ingevuld. In de meeste software is dit een standaard veld bij het opmaken van een factuur. Mocht dit veld bij u niet standaard geactiveerd zijn, dan kan uw softwareleverancier u vertellen waar u dit veld in uw software kunt vinden. Maakt u gebruik van het tradeinterop portaal? Dan kunt u de orderreferentie invullen in het veld ‘Klant ordernummer’.
Let op: Opdrachtgever neemt voor Opdrachtnemer de kosten van tradeinterop voor het verzenden van e-facturen aan Staatsbosbeheer voor haar rekening vanaf 01-05-2021 t/m 15-10-2024. Opdrachtgever zal dit na 2 jaar evalueren en de kosten mogelijk voor 2 jaar extra + nogmaals 2 jaar extra voor haar rekening nemen. Deze periode van maximaal 6 jaar is een tijdelijke maatregel, na deze looptijd wordt van Opdrachtnemer verwacht dat Opdrachtnemer zelf is ingericht om e-facturen te kunnen versturen aan Opdrachtgever. Indien u kiest voor de dienstverlening van tradeinterop bij optie 1 (portaal i.p.v. tekstverwerker) of 2 (koppeling met boekhoudpakket) en u wenst deze infrastructuur tevens te gebruiken voor andere ministeries of klanten, dan zijn er mogelijk kosten aan verbonden voor de dienstverlening zo ver die betrekking heeft op e-factureren aan andere ministeries/andere klanten.
