Factuurverwerking is bij veel bedrijven een tijdrovende klus. Printen, scannen en herkennen, checken etc. Dat zal je net zien: er mist een referentie op de factuur, er is één regel op die enorme verzamelfactuur incorrect, de collega die de factuur moet goedkeuren reageert niet… Tijd voor wat handige tips om de factuurverwerking te optimaliseren!
1. Maak factureren eenvoudig voor uw leverancier
Maak het uzelf makkelijk door het uw leveranciers makkelijk te maken. Het komt het geregeld voor dat er gegevens op een factuur ontbreken of incorrect zijn. Staat er bijvoorbeeld geen referentie, zoals een ordernummer op de factuur? Dan kan deze niet worden ingeboekt. Dat betekent een mailtje of een belletje naar de leverancier om hem te vragen een correcte factuur te sturen. U kunt de kans hierop verkleinen door uw leverancier van een heldere factuur instructie te voorzien. Op die manier weet uw leverancier waaraan zijn factuur moet voldoen, om goed verwerkt te kunnen worden. Dat bespaart zowel u als uw leverancier tijd en frustratie. U kunt zelfs nog een stap verder gaan. Met self-billing geeft u uw leverancier zelf alle factuurinformatie, waardoor veel fouten worden voorkomen.
2. Automatiseer uw inboek- en autorisatieproces
Het inboeken van een factuur vraagt bij veel bedrijven nog om een hoop handmatige handelingen. Door dit proces te automatiseren komt er tijd vrij voor andere zaken en wordt de kans op fouten aanzienlijk kleiner.
Veel organisaties gebruiken scan en herken (OCR) software. Dit scheelt al enorm veel tijd ten opzichte van handmatig inboeken, doordat de facturen automatisch worden ingelezen. Toch blijft een handmatige controle en/of correctie nodig en kan niet altijd voorkomen worden dat een factuur dubbel wordt ingeboekt. Wilt u uw inboekproces nog verder optimaliseren? Bij e-facturatie worden inkomende facturen direct vanuit het systeem van uw leverancier in uw systeem geplaatst.
Workflow software
Zijn er binnen uw organisatie meerdere mensen die naar een factuur moeten kijken? Vaak gebeurt dat via e-mails naar de geautoriseerde collega. Na verloop van tijd is de kans groot dat u het overzicht kwijt bent en vallen facturen tussen wal en schip. U kunt dit oplossen door workflow software. Dit is software waarmee u facturen automatisch kunt laten sturen naar de bevoegde collega en die ook automatisch monitort dat er op tijd een antwoord komt. Dat scheelt u een hoop gemiste betalingstermijnen, uitzoekwerk en ontevreden leveranciers.
3. Stap af van verzamelfacturen
Veel organisaties werken met verzamelfacturen. Enerzijds scheelt het inboekwerk. U hoeft immers maar één factuur in te boeken in plaats van vijf. Het nadeel is dat als er één regel incorrect is, de hele factuur als niet correct wordt bestempeld. Tevens zijn de bedragen op verzamelfacturen hoger, wat de beheersbaarheid van uw cashflow niet ten goede komt. Door ervoor te zorgen dat u uw inboekproces automatiseert, kost het inboeken van een factuur geen extra tijd meer. Verzamelfacturen zijn dan niet meer nodig.
4. Voorkom spookfacturen
Ze zijn ontzettend vervelend en soms niet van echte facturen te onderscheiden. Spookfacturen. Uiteraard wordt er binnen elke organisatie scherp op gelet, maar dat voorkomt helaas niet dat er zo nu en dan eentje doorheen glipt. De kans op spookfacturen kunt u tot het minimale beperken door ervoor te zorgen dat u de gegevens van uw leveranciers valideert. Dat wil zeggen, dat u zeker weet dat de factuur bij die leverancier vandaan komt. Een manier om dat te doen is via e-facturatie.
5. Stap af van papieren facturen
Ondanks dat veel bedrijven werken met PDF facturen, wordt er nog steeds heel wat af geprint en gearchiveerd. Archiefkasten liggen vol met facturen die bewaard moeten worden. Toch is dat niet meer nodig. U kunt uw facturen ook digitaal bewaren, bijvoorbeeld in uw financiële softwarepakket. Dat scheelt een hoop tijd en ruimte. Zet u nog stempels op uw facturen? Ook dat is met de huidige financiële software niet meer nodig: facturen krijgen automatisch de juiste status en zijn altijd goed vindbaar in uw software.
Het optimaliseren van uw factuurverwerking begint natuurlijk met inventariseren. Lees hier meer over de Quickscan of lees een van de andere interessante artikelen.
