De komende jaren zal iedere organisatie in aanraking komen met e-facturatie. Het aantal (overheids)organisaties dat haar leveranciers vraagt om e-facturen aan te leveren neemt in rap tempo toe. Waarom e-facturatie dan onderdeel zou moeten zijn van uw roadmap? Dat lichten we toe.
In eerste instantie wordt vaak gedacht dat er al elektronisch gefactureerd wordt, omdat facturen digitaal als PDF worden verstuurd. Dit is echter een veelgehoorde misvatting. Een e-factuur is namelijk geen PDF, maar een gestructureerd bestand dat door een ERP- of boekhoudpakket automatisch kan worden ingelezen. Het bestandsformaat is dan ook geen PDF, maar veelal XML/UBL. (Meer hierover kunt u lezen in onze infographic over e-facturatie.)
De Rijksoverheid verplicht leveranciers bij een contract dat is ingegaan na 1 januari 2017, om facturen elektronisch aan te leveren. Bij het overgrote deel van de organisaties dat om een e-factuur vraagt, betreft het een verzoek. De verwachting is echter dat organisaties hun leveranciers in toenemende mate gaan verplichten om facturen elektronisch aan te leveren, bijvoorbeeld door dit op te nemen in de inkoopvoorwaarden.
Waarom willen organisaties e-facturen ontvangen?
De meeste facturen worden op dit moment nog als PDF per e-mail verstuurd. Een PDF is dan wel een digitaal bestand, maar het kan niet direct door de software van de ontvanger worden verwerkt. Een PDF is namelijk bedoeld als weergave voor de mens en is niet gebouwd voor verdere verwerking door een computer. Het gevolg is dat een PDF moet worden omgezet om deze verder te kunnen verwerken. Dit gebeurt veelal met behulp van scan en herkensoftware. Hoewel de technologie op dit gebied sterk is verbeterd de laatste jaren, blijft dit een duurdere oplossing die nog steeds vraagt om een handmatige check vanwege het mogelijk verkeerd inlezen en interpreteren van data op de factuur.
De voordelen van het ontvangen van e-facturen ten opzichte van papieren of PDF facturen zijn erg groot. Een e-factuur kan automatisch worden ingeboekt in de software van de ontvanger en er komen geen handmatige handelingen meer aan te pas. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, wordt er nog steeds een grote hoeveelheid papieren facturen verstuurd. Deze facturen kosten veel tijd en geld om te verwerken en de kans op fouten is door de vele handmatige handelingen ook aanzienlijk groter.
Naast het bestandsformaat komt er ook steeds meer aandacht voor de manier waarop de factuur verzonden wordt. E-mail is een kanaal dat in de basis niet beveiligd is. Dat betekent dat facturen kunnen worden onderschept en aangepast. Peppol is een Europees netwerk waarover handelsdocumenten (waaronder e-facturen) beveiligd kunnen worden uitgewisseld. Het aantal aangesloten organisaties op dit netwerk neemt daarom ook sterk toe. Een korte uitleg over Peppol vindt u in deze infographic.
Waarom moet e-facturatie op de roadmap?
E-facturatie wordt de standaard. Dat zal niet van vandaag op morgen zijn, maar het feit is dat deze trend onomkeerbaar is. De voordelen zijn erg groot en dat het aantal bedrijven dat de overstap op e-facturatie maakt neemt snel toe.
Wat betekent dit voor onze organisatie?
Voor iedere organisatie, ongeacht de grootte, is het goed om met e-facturatie aan de slag te gaan. Maak e-facturatie daarom onderdeel van de roadmap van uw financiële afdeling. Breng in kaart wat er op het gebied van e-facturatie al mogelijk is binnen uw organisatie en wat u met e-facturatie wilt bereiken. Wilt u bijvoorbeeld e-facturen sturen aan organisaties die u daartoe verzoeken of wilt u uw processen optimaliseren en het liefst al uw facturen elektronisch ontvangen?
E-facturatie hoeft niet meteen een enorm project te zijn. U kunt als organisatie prima klein beginnen. Vaak is een koppeling van een e-facturatiedienstverlener met uw bestaande ERP- of boekhoudsoftware al voldoende om te starten met e-factureren.
Meer lezen over e-facturatie? Download ons gratis whitepaper ‘Succesvol e-factureren’. Wilt u aan de slag met e-factureren via Peppol? Download dan ons gratis whitepaper ‘Beveiligd e-factureren voor grote organisaties’. Wij ondersteunen organisaties ook bij de digitale transformatie van het inkoop- en facturatieproces. Meer informatie hierover vindt u hier.
