UPDATE: De taken van Simplerinvoicing zijn inmiddels overgenomen door de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa)
Robotic Accounting is een term die veel gebruikt wordt door leveranciers van financiële software. Het betreft een set van relatief nieuwe functionaliteiten om de taken van de financiële afdeling verder te automatiseren. Dit wordt ook wel handsfree accounting of Robotic Process Automation genoemd.
Een van de belangrijkste toepassingen van Robotic Accounting is het geautomatiseerd inboeken van facturen. Vaak wordt Machine Learning of Artificial Intelligence ingezet, om op basis van factuurhistorie te voorspellen hoe een factuur geboekt dient te worden (op welke kostensoorten bijvoorbeeld).
Wat is Robotic Accounting precies?
Het is een combinatie van de verwerking en interpretatie van grote hoeveelheden data en het maken van beslissingen op basis van deze interpretatie (artificial intelligence).
Voor het verkrijgen van data leunt Robotic Accounting vandaag de dag nog sterk op Optical Character Recognition (afgekort: OCR). OCR maakt het mogelijk om een papieren of PDF factuur (ongestructureerde data) zo goed als mogelijk om te zetten in een set van boekingsvoorstellen (gestructureerde data).
Wanneer softwarepakketten hun data (factuurdata, maar straks bijvoorbeeld ook orderdata) op een veilige en betrouwbare manier met elkaar kunnen uitwisselen, is Robotic Accounting niet langer afhankelijk van de interpretatie van niet gestructureerde data. De software kan dan beslissingen nemen op basis van gedetailleerde data van hoge kwaliteit, realtime en tegen een fractie van de kosten van OCR oplossingen.
De rol van Simplerinvoicing / Peppol
De verwachting is dat Simplerinvoicing / Peppol een steeds grotere en belangrijkere rol speelt voor softwareleveranciers, in de uitrol en het steeds slimmer maken van Robotic Accounting functionaliteit, zoals bijvoorbeeld:
• Het opsplitsen van de verschillende factuurregels en kortingsregels in boekingsvoorstellen, op basis van gedetailleerde factuurregelinformatie.
• Het analyseren van gedetailleerde factuurregels en automatische matching met orderregels.
• Volledig automatische betaling wanneer een factuur voldoet aan bepaalde eisen, zoals het vallen onder een bepaald drempelbedrag en aanlevering via een veilig en betrouwbaar kanaal.
Dit vergaande automatiseren komt binnen handbereik, doordat steeds meer softwareleveranciers Simplerinvoicing / Peppol implementeren in hun software.
