De komende jaren krijgt praktisch iedereen te maken met elektronisch factureren. Of u nu zzp’er bent of een grote onderneming, steeds meer partijen vragen hun leveranciers om een e-factuur aan te bieden. Formaatconversie is een van de zaken om rekening mee te houden wanneer u gaat e-factureren.
Het bestandsformaat van uw e-facturen
Een van de belangrijkste keuzes bij elektronisch factureren is het formaat van de elektronische factuur. Net zoals een PDF bestand een formaat is dat mensen kunnen lezen, zo zijn er ook formaten voor een elektronische factuur die door computerprogramma’s kunnen worden gelezen. Een veelgebruikt formaat is UBL, maar er zijn ook andere formaten. Zo wordt in de energie branche veel gebruik gemaakt van de zogenaamde ‘energie e-factuur’, in de uitzendbranche wordt veel gebruik gemaakt van het HR-XML formaat en in de bouw wordt gebruik gemaakt van het INSBOU formaat.
Varianten van UBL
Binnen deze formaten bestaan ook nog verschillende versies en varianten. Zo is er bijvoorbeeld de SI-UBL 1.1 als formaat, maar hier zijn ook andere varianten op. Daardoor kan het zo zijn dat het ene softwarepakket een bepaalde variant van UBL heeft geïmplementeerd die het andere softwarepakket niet kan inlezen.
Formaatconversie bij e-factureren
Om toch makkelijk te kunnen e-factureren is formaatconversie nodig: een soort vertaalprogramma die het ene elektronische formaat omzet in een ander elektronisch formaat. Dit programma zorgt ervoor dat u kunt e-factureren in het formaat dat uw software ondersteunt en dat uw klant of leverancier kan e-factureren in het formaat dat zijn software ondersteunt. Dit maakt de samenwerking met uw klant of leverancier een stuk simpeler.
E-factureren aan de overheid
Ook de overheid vraagt sinds januari 2017 een elektronische factuur in UBL formaat (de SI-UBL 1.1). Er zijn nog steeds softwarepakketten die wel een UBL factuur kunnen maken, maar niet in deze variant. E-factureren naar de overheid kan dan alleen wanneer u er een vertaalprogramma tussen zet.
Tradeinterop heeft deze vertaalmachine standaard ingebouwd in haar platform. Daardoor ondersteunt u met tradeinterop alle gangbare formaten nu, maar ook alle formaten die in de toekomst gaan komen. Meer informatie daarover vindt u hier.
