E-factureren. U heeft de term misschien weleens voorbij zien komen. Zeker wanneer u aan de overheid factureert. E-facturatie is het volledig elektronisch overbrengen van facturen van het ene systeem naar het andere systeem. Dat klinkt misschien heel ingewikkeld, maar dat is het niet. Er zijn namelijk tools die e-factureren heel makkelijk maken. Misschien kunt u het zelfs al zonder dat u het weet.
Wat is een e-factuur precies?
Vaak wordt gedacht dat een PDF factuur hetzelfde is als een e-factuur. Dat is niet zo. Een PDF is dan wel een digitaal bestand, maar het moet nog (deels) handmatig verwerkt worden. Bij e-factureren wordt een XML bestand direct in het systeem van de ontvanger geplaatst. Dit zorgt ervoor dat er geen handmatige verwerkingen meer nodig zijn en dat uw factuur meteen bij aankomst automatisch verwerkt wordt.
Aan wie kan ik e-factureren?
Wanneer u een overeenkomst aangaat met de Nederlandse overheid, bent u verplicht uw facturen elektronisch aan te leveren. Vanaf eind volgend jaar kunnen ook gemeenten en semioverheden e-facturen ontvangen en verwerken.
Steeds meer bedrijven stappen ook over op e-factureren. Het biedt hen enorme voordelen, bijvoorbeeld op het gebied van efficiëntie en kosten. Wist u bijvoorbeeld dat een PDF factuur bij binnenkomst vaak handmatig wordt ingeboekt of dat hij wordt uitgeprint, ingescand, gecontroleerd en dan wordt ingeboekt? Dit is een tijdrovende en foutgevoelige klus wanneer het grote hoeveelheden facturen betreft.
Wanneer organisaties de overstap naar e-factureren hebben gemaakt, zullen zij hun leveranciers vragen om facturen in het vervolg elektronisch te sturen. Een groeiend aantal bedrijven neemt het elektronisch aanleveren van facturen ook op in de inkoopvoorwaarden.
Van start met e-factureren
Voor u begint met e-facturatie is het belangrijk om te kijken naar de wijze waarop u nu factureert. Factureert u bijvoorbeeld met Excel en zou u wat meer overzicht willen of heeft u financiële software en wilt u dat blijven gebruiken? In alle gevallen is er een oplossing die bij uw wensen aansluit.
Wanneer u vanuit programma’s als Excel of Word werkt, is het mogelijk om u te registeren op een platform. Via dat platform kunt u eenvoudig e-facturen maken, verzenden en ontvangen en daarnaast heeft u een goed overzicht van al uw facturen.
Gebruikt u financiële software? Dan kunt u dat in bijna alle gevallen gewoon gebruiken om te e-factureren. In de meeste softwarepakketten zit namelijk een optie om een XML te verzenden (en te ontvangen). U heeft nu alleen nog een dienstverlener nodig die de e-factuur in het door uw klant gewenste formaat aflevert (kijk hier voor meer informatie). U kunt dan gewoon blijven werken zoals u nu doet.
Het kiezen van een e-facturatiedienstverlener
Om te kunnen e-factureren heeft u een dienstverlener nodig die het verzenden en ontvangen van de e-facturen faciliteert.
Daarnaast is het belangrijk om bij uw keuze met de volgende zaken rekening te houden:
Bent u klaar om u te oriënteren op een dienstverlener die u helpt met e-factureren? Lees hier verder over e-factureren met uw boekhoudsoftware.
