In Nederland krijgt e-facturatie de laatste jaren steeds meer aandacht, maar vooral in ons omringende landen volgen de ontwikkelingen elkaar, mede door ViDA, in rap tempo op.
ViDA, oftewel ‘VAT in the Digital Age’, is een initiatief van de Europese Unie en heeft tot doel de efficiëntie en transparantie van het belastingstelsel te verbeteren, en tegelijkertijd fraude te verminderen. Het initiatief omvat verschillende maatregelen die bedrijven en overheidsinstanties verplichten om digitale oplossingen te gebruiken voor belastingaangifte en facturatie. Landen kunnen zelf bepalen op welke manier zij hier invulling aan geven, maar voor bedrijven betekent het dat ze zich in ieder geval moeten voorbereiden op de uiterste invoeringsdatum van e-facturatie op 1 juli 2030.
E-facturatie in Nederland
In Nederland is e-facturatie al enige tijd verplicht als je factureert aan de Rijksoverheid. Hoewel er geen wettelijke verplichting is, zijn er wel steeds meer gemeenten, provincies en bedrijven die een verplichting tot e-facturatie opnemen in hun inkoopvoorwaarden. De meeste organisaties in Nederland zullen daarom linksom of rechtsom weleens met e-facturatie te maken hebben gehad, maar tot dusver worden er nog steeds meer pdf-facturen verstuurd dan e-facturen.
Omdat ook Nederland te maken krijgt met ViDA, wordt momenteel gewerkt aan verdere uitbreiding van de verplichtingen. Het ligt voor de hand dat er voor de uitwisseling van elektronische documenten (waaronder e-facturen) wordt gekozen voor het Peppol-netwerk, aangezien de Rijksoverheid en landen om ons heen hier al gebruik van maken. Wat de exacte tijdslijnen zijn is nog niet duidelijk. De uiterste datum is 1 juli 2030, maar de kans is groot dat Nederland er, net als omringende landen, voor kiest om de verplichting eerder in te voeren.
Hoewel een verdere uitbreiding van de verplichting in Nederland op zich laat wachten, geldt dat niet voor het buitenland. Als je zaken doet met een land dat wel een verplichting tot e-facturatie heeft, zal je als Nederlandse organisatie wel moeten zorgen dat je compliant bent.
De landen om ons heen zijn verder met de invoering van e-facturatie. Zo is bijvoorbeeld in België, Frankrijk en Duitsland al vastgesteld wanneer e-facturatie verplicht wordt gesteld.
E-facturatie in België
België heeft de afgelopen jaren aanzienlijke stappen gezet op het gebied van e-facturatie. Sinds 2020 moeten alle Belgische overheidsinstellingen e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. In maart 2024 is het voor leveranciers met een nieuw contract verplicht om openbare overheden een e-factuur te sturen. Daar komt nu bij dat het verzenden en ontvangen van e-facturen vanaf 1 januari 2026 verplicht is voor alle bedrijven (Business-to-Business) in België. De infrastructuur die hiervoor gebruikt wordt is Peppol.
Verplicht e-factureren in Frankrijk
In Frankrijk is het sturen van e-facturen aan de overheid al langer verplicht, maar vanaf 2026 wordt ook daar de verplichting voor B2B ingevoerd. Vanaf 1 september 2026 is het voor alle bedrijven verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Het verzenden van e-facturen is dan verplicht voor middelgrote en grote bedrijven. Vanaf 1 september 2027 is het verzenden van e-facturen ook verplicht voor kleinere bedrijven.
De e-factuur in Duitsland
Ook in Duitsland wordt toegewerkt naar een verplichting tot e-facturatie. Vanaf 1 januari 2025 moeten alle belastingplichtige organisaties in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. De verplichting tot het verzenden van e-facturen is opgedeeld in twee fasen. Vanaf 1 januari 2027 bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000,- verplicht e-facturen sturen en vanaf 1 januari 2028 geldt de verplichting ook voor organisaties met een omzet onder de € 800.000,-.
E-facturatie in overige Europese landen
Ook in andere Europese landen wordt gewerkt aan een model om te voldoen aan de verplichting tot e-facturatie per 1 januari 2030. Sommige landen, zoals Italië en Spanje zijn al zover. Zij hebben een eigen systeem geïmplementeerd voor e-facturatie en om facturen digitaal te rapporteren. De landen met een bestaande verplichting moeten uiterlijk in 2035 hun systeem in lijn hebben gebracht met ViDA.
E-facturatie; bent u er klaar voor?
E-facturatie biedt bedrijven veel voordelen, maar tot op heden heeft dat in Nederland niet geleid tot een grootschalige overstap naar e-facturatie. De komende jaren zal een overstap noodzakelijk worden, niet alleen vanwege de voordelen, maar ook om als organisatie compliant te zijn aan wet- en regelgeving. Het is daarom goed om tijdig te beginnen met de voorbereiding op een overstap. E-facturatiespecialisten, zoals Tradeinterop kunnen u helpen met het maken van de juiste keuzes voor uw organisatie.
