In 2020 kreeg iedere organisatie te maken met thuiswerken. Voor de ene organisatie was dat een kwestie van thuis de laptop openklappen en voor andere organisaties betekende dit een enorme omschakeling in de manier van werken.
Ook financiële afdelingen kregen hiermee te maken. Organisaties die nog niet bezig waren met digitalisering liepen nu tegen flinke problemen aan. Bedrijven die hier al volop mee aan de slag waren plukten daar juist nu de vruchten van.
Ook 2021 zijn we begonnen met een lockdown. Welke kansen liggen er in 2021 voor organisaties die nu willen starten met digitalisering van hun financiële afdeling? En welke optimalisatiemogelijkheden zijn er voor bedrijven die hierin al stappen hebben gemaakt?
Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het, afhankelijk van de organisatie, noodzakelijk om op kantoor aanwezig te zijn. Veel organisaties ontvangen wel PDF facturen die met behulp van scan-en-herken software worden ingeboekt, maar die moeten nog steeds handmatig worden gecontroleerd en gecorrigeerd.
Met de overstap op het ontvangen van e-facturen kunnen organisaties hun inkomende factuurstroom vele malen efficiënter maken. De facturen worden automatisch ingeboekt, zonder dat daar handmatige handelingen aan te pas komen. Dit scheelt niet alleen veel tijd bij het inboeken van de facturen, maar het voorkomt ook fouten. Als een factuur niet voldoet aan de gestelde eisen dan kan dit automatisch worden teruggekoppeld aan de leverancier.
Meer informatie over het ontvangen van e-facturen leest u op deze pagina of in ons whitepaper ‘Succesvol e-factureren’.
Kan uw organisatie e-facturen ontvangen, maar sturen nog maar weinig leveranciers daadwerkelijk een e-factuur? Dan is het tijd om uw leveranciers actief te benaderen met het verzoek om e-facturen aan te leveren (leveranciersonboarding). Om op korte termijn sprongen te maken is het goed om te beginnen met het benaderen van uw grootste leveranciers.
Bent u op zoek naar een duurzame oplossing om al uw leveranciers te laten overstappen op e-facturatie? Dan is een goede onboardingstrategie belangrijk. Met alleen een mailtje aan al uw leveranciers bent u er namelijk nog niet. Het onboarden van leveranciers kan organisaties die hier geen ervaring mee hebben veel tijd en de nodige frustraties opleveren. Leveranciersonboarding wordt daarom vaak uitbesteed.
Met e-procurement is het mogelijk om het gehele inkoopproces te automatiseren. Op onderstaande afbeelding is te zien dat een leverancier een e-order ontvangt van zijn klant en de dienst levert. Hij stuurt een e-pakbon mee en na akkoord van de klant stuurt hij een e-factuur. Na ontvangst door de klant wordt de e-factuur gematcht met de e-order, de factuur wordt ingeboekt en eventueel direct betaalbaar gesteld. Allemaal geautomatiseerd.
Zeker voor relaties die veel orders en facturen met elkaar uitwisselen zijn de voordelen groot. Deze manier van werken voorkomt fouten en bespaart veel tijd in de verwerking, maar ook in de communicatie.
Het digitaliseren van het inkoopproces is niet nieuw. Grote bedrijven hebben dit proces vaak 1-op-1 ingericht met hun grootste leveranciers. Dit is een kostbaar proces dat voor kleinere organisaties daarom niet interessant is. Toch kunnen ook zij aanzienlijke voordelen behalen bij het digitaliseren van het inkoopproces. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van Peppol. Iedere organisatie die op Peppol is aangesloten kan op dezelfde gestandaardiseerde manier e-orders uitwisselen met een andere aangesloten organisaties. Dit maakt e-procurement ook interessant voor kleinere bedrijven en grote organisaties kunnen op deze manier eenvoudig het aantal relaties waarmee zij e-orderen uitbreiden.
De Nederlandse overheid is sinds eind vorig jaar toezichthouder van het Peppol netwerk in Nederland. Serviceproviders, zoals tradeinterop, zijn via de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) aangesloten op dit netwerk.
Omdat Peppol beveiligd is en het voor ieder soort organisatie mogelijk is om erop aan te sluiten, wil de Rijksoverheid dat zoveel mogelijk bedrijven en overheidsorganisaties facturen en orders elektronisch met elkaar uitwisselen. Ze gaan daarom actief aan de slag om het gebruik van Peppol te bevorderen. Hoe meer organisaties zijn aangesloten, hoe makkelijker het wordt om helemaal over te stappen op e-facturatie.
Peppol begon als Europees netwerk, maar inmiddels wordt Peppol gebruikt in 30 Europese landen, Australië, Canada, Nieuw-Zeeland, Singapore, Zuid-Afrika en Amerika (bron). U kunt dus ook gemakkelijk e-factureren en e-orderen met bedrijven en overheidsorganisaties in andere landen.
Heeft u vragen of wilt u hoe uw organisatie aan de slag kan met e-facturatie in 2021? Neem dan gerust contact met ons op!