E-facturatie

E-facturatie is het volledig elektronisch overbrengen van facturen van het ene systeem naar het andere systeem. De verzender verstuurt vanuit zijn software een e-factuur naar een ontvanger en de software van de ontvanger kan de factuur meteen inboeken en verwerken.

De e-factuur zelf heeft een bestandsformaat dat direct kan worden ingelezen door de ontvangende software. Een PDF is bijvoorbeeld geen e-factuur. Een PDF is een voor mensen goed leesbaar bestand, maar boekhoud- of ERP software kunnen dit niet inlezen. Er zijn verschillende bestandsformaten mogelijk, maar in Nederland wordt het meest gebruik gemaakt van de UBL.

Voordelen voor de ontvanger

• Facturen hoeven niet meer handmatig te worden overgetypt

• Het handmatig corrigeren van ingescande facturen is niet meer nodig

• Door de toepassing van verrijking en validatieslagen ligt de kwaliteit van e-facturen vele malen hoger en hoeven deze zaken niet handmatig te worden uitgezocht of afgestemd

• Minimaliseert de kans op dubbel betaalde facturen, fraude en disputen

• Via het Peppol netwerk worden facturen beveiligd uitgewisseld

Voordelen voor de verzender

• Facturen worden direct verwerkt en blijven niet eerst een tijd in een mailbox of op een bureau liggen

• Doordat facturen snel worden ingeboekt is de kans groter dat u tijdig (of zelfs eerder) betaald krijgt

• Als uw klant om een e-factuur vraagt dan versterkt u de relatie met uw klant door de verwerking van uw factuur voor hen eenvoudiger te maken

Dat ligt eraan aan wie u wilt factureren. In Nederland, bijvoorbeeld, heeft De Rijksoverheid e-facturatie verplicht gesteld vanaf 1 januari 2017, en gemeenten, provincies en waterschappen zijn sinds april 2019 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. E-facturatie kan ook verplicht zijn als uw klant dit in de inkoopvoorwaarden heeft opgenomen. Als u daarmee akkoord gaat, gaat u ook de verplichting tot e-facturatie aan. 

De meest dominante ontwikkeling voor e-facturatie is de toenemende verplichting om zakelijke facturen te laten registreren bij belastingautoriteiten. In diverse regio's buiten Europa is dit reeds van kracht en ook in Europa begint deze verplichting middels het raamwerk van VAT in the Digitale Age (ViDA), wortel te schieten. 

Voor wie is e-facturatie geschikt?

Iedere organisatie kan e-factureren. Er zijn verschillende manieren om te e-factureren. Welke manier het beste past hangt bijvoorbeeld af van hoe een organisatie nu factureert en hoeveel facturen het betreft.

Klik hieronder op de situatie die van toepassing is op uw organisatie en kom erachter hoe u het beste kunt e-factureren.