Heeft u van uw klant het verzoek gekregen een UBL factuur aan te leveren en wilt u weten hoe u deze kunt maken? In dit artikel vertellen we hier meer over.
Een UBL factuur is een elektronische factuur, ook wel e-factuur genoemd. Een e-factuur is een factuur die direct bij binnenkomst automatisch kan worden verwerkt door de boekhoud- of ERP software van uw klant.
Een UBL factuur heeft veel voordelen ten opzichte van papieren en PDF facturen. UBL facturen besparen tijd, kosten en fouten bij de verwerking van de factuur worden voorkomen. Dit is waarom:
Papieren facturen
Een papieren factuur is eigenlijk een hele dure factuur. De verzender van de factuur print hem uit, doet hem op de post en betaalt de postzegels. De ontvanger gaat de factuur vervolgens handmatig inboeken of gebruikt hiervoor OCR software, waarna de factuur handmatig wordt gecontroleerd. Het inboeken van een papieren factuur kost daardoor veel tijd en is foutgevoelig.
PDF facturen
Vaak wordt gedacht dat een PDF factuur hetzelfde is als een e-factuur (UBL factuur), maar dit is niet het geval. Een PDF factuur is gemaakt voor menselijke verwerking en kan niet geautomatiseerd worden verwerkt. Net als een papieren factuur wordt ook een PDF factuur handmatig ingeboekt of wordt gebruik gemaakt van OCR software, waarna er handmatige correctie en controle plaatsvindt. Voor de verzender is een PDF sneller en goedkoper dan een papieren factuur, maar het kost de ontvanger nog steeds veel tijd om hem in te boeken. Het proces is ook nog steeds foutgevoelig.
UBL facturen
Doordat een UBL factuur automatisch kan worden verwerkt bespaart de ontvanger veel tijd en kosten. De factuur wordt 1-op-1 verwerkt en dat zorgt voor een foutloze overdracht. Wat in de UBL staat, staat exact zo in de boekhouding. Voor de verzender heeft het sturen van een e-factuur ook voordelen. Ze kunnen sneller worden ingeboekt door uw klant en dat maakt een snellere betaling mogelijk. Mocht er inhoudelijk iets mis zijn met de factuur, dan kan uw klant daar ook sneller terugkoppeling op geven, zodat uw factuur niet onnodig lang blijft liggen.
Een e-factuur is op verschillende manieren te maken. Veel boekhoud- en ERP pakketten hebben de mogelijkheid om een UBL te genereren. Wellicht kunt u dus al e-factureren zonder dat u het wist. De factuur die u gemaakt heeft kunt u dan niet alleen als PDF verzenden, maar ook als UBL.
De twee meest gebruikte manieren voor het verzenden van e-facturen zijn per e-mail of via het beveiligde Peppol netwerk.
Wanneer uw boekhoud- of ERP software een UBL kan versturen dan kan dat in ieder geval via e-mail. E-mail is echter een kanaal dat niet beveiligd is. Steeds meer ontvangers (waaronder de Rijksoverheid), willen hun facturen ontvangen via Peppol. Diverse boekhoudpakketten hebben de optie om e-facturen via Peppol te versturen inmiddels ingebouwd.
Kan uw boekhoud- of ERP software alleen UBL facturen e-mailen? Een e-facturatiedienstverlener kan u helpen om de facturen beveiligd te verzenden via het Peppol netwerk.
Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op.