Wat is uw visie op e-factureren?
Over de voordelen van e-factureren is al veel geschreven, maar hoe verzilvert u ze? Welke besparingen leveren uw organisatie het meeste op en wat...
4 min read
E-factureren is een onderwerp dat steeds vaker bij organisaties ter sprake komt. Daarbij blijkt dat er regelmatig sprake is van misvattingen, dus het is hoogtijd voor een overzicht van de belangrijkste feiten en fabels over e-factureren!
Een digitale factuur is hetzelfde als een elektronische factuur – FABEL
Hoewel de termen doen vermoeden dat ze hetzelfde betekenen, is dat toch niet zo. Een digitale factuur is een voor de mens leesbare factuur (een PDF) die vaak per e-mail wordt verstuurd. Een elektronische factuur wordt daarentegen van het ene systeem direct in het andere systeem geplaatst. Bij e-factureren wordt gebruik gemaakt van een XML. Dit is een bestand dat alleen door een computer kan worden uitgelezen.
Een digitale factuur is eigenlijk een papieren factuur die digitaal is gemaakt. Een PDF factuur moet daarom ook handmatig of via een OCR ( Optical character recognition) -systeem worden ingelezen. Bij een elektronische factuur is dat niet het geval. Dat bevat een bestand dat meteen door het ontvangende systeem wordt ingeboekt en verwerkt en dat bespaart veel tijd.
E-factureren aan de Rijksoverheid is verplicht (bij nieuwe contracten) – FEIT
Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers met nieuwe contracten verplicht om facturen elektronisch aan te leveren bij de Rijksoverheid. Er zijn diverse mogelijkheden om dit te doen. De meest eenvoudig manier is het versturen van uw e-facturen via uw boekhoudsoftware of via een e-facturatie dienstverlener. U hoeft zich dan geen zorgen te maken over de techniek en in de meeste gevallen kunt u direct starten met e-factureren.
Voor (semi)overheden is het overigens vanaf april 2019 verplicht om facturen elektronisch te kunnen ontvangen.
E-factureren is ingewikkeld – FABEL
Zowel voor kleine als voor grote organisaties hoeft e-factureren niet ingewikkeld te zijn. Voor zzp’ers en mkb’ers zijn er oplossingen, waarvoor geen technische kennis of ingewikkelde implementaties nodig zijn. Organisaties die geen financiële software gebruiken kunnen via een e-facturatieportaal direct starten met e-factureren en organisaties die wel financiële software gebruiken hoeven veelal alleen een vinkje te zetten binnen hun softwarepakket. E-factureren is in de meeste softwarepakketten een optie. Via een e-facturatie dienstverlener kunt u dan direct e-factureren, terwijl u werkt op de manier die u gewend bent.
Voor grotere organisaties kan e-factureren ook eenvoudig zijn, maar wanneer er verschillende software- en/of ERP pakketten worden gebruikt en het project verschillende afdelingen raakt, is het verstandig om u goed te laten adviseren over de mogelijkheden voor uw specifieke organisatie. Lees meer
E-factureren bespaart tijd – FEIT
De mate waarin e-factureren tijd bespaart, is ook afhankelijk van de grootte van de organisatie. Bedrijven die honderden facturen per week ontvangen besparen uiteraard meer tijd dan een kleine onderneming die enkele facturen per week ontvangt.
E-factureren bespaart tijd, omdat een inkomende factuur meteen als boekingsvoorstel in het financiële systeem van de ontvanger wordt geplaatst. Dit betekent dat facturen niet meer hoeven te worden ingescand om vervolgens handmatig te worden ingevoerd en gecheckt. Een elektronische factuur is namelijk binnen enkele seconden verwerkt. Doordat de factuur direct van het ene systeem in het andere systeem wordt geplaatst, kunnen er geen fouten meer worden gemaakt tijdens de verwerking van de factuur.
E-factureren is alleen voordelig voor grote bedrijven – FABEL
Kleinere organisaties komen vaak in aanraking met e-factureren, omdat ze een verzoek hiertoe krijgen van een klant of omdat ze aan de overheid gaan factureren. Ook voor kleinere organisaties heeft e-factureren voordelen. Door uw facturen elektronisch te verzenden voorkomt u namelijk dat uw klant uw facturen kwijtraakt. Ze worden immers meteen in de financiële software van de ontvanger geplaatst.
Daarnaast weet u ook zeker dat uw factuur in goede orde is ontvangen. Wanneer er bijvoorbeeld een orderreferentie op uw factuur mist, die uw klant nodig heeft om hem te kunnen inboeken, dan kunt u hiervan meteen een melding ontvangen. U kunt de factuur dan meteen aanpassen en opnieuw verzenden, daar waar deze terugkoppeling met papieren facturen of PDF’s soms wel weken kan duren. Uw factuur zal dus sneller in behandeling worden genomen en dat vergroot de kans op tijdige betaling.
Met e-factureren kan ik realtime mijn factuurstromen monitoren – FEIT
Omdat een e-factuur binnen enkele minuten kan worden verwerkt, is het mogelijk om altijd een actueel overzicht van uw factuurstromen in te zien. Dit geeft u meer inzicht, controle en grip op uw cashflow. Lees meer
E-facturen verzenden is duur – FABEL
Veel organisaties starten met e-factureren, omdat ze van een klant een verzoek hiertoe hebben gekregen. Met enige regelmaat wordt hierbij een dienstverlener genoemd, via wie u kunt e-factureren. Zorg ervoor dat u zich goed laat informeren. Bekijk goed wat de mogelijkheden en de tarieven zijn en wat het beste bij uw organisatie(doelen) past. Er zijn diverse dienstverleners op de markt die u kunnen helpen met e-factureren.
Wanneer u elektronisch wilt factureren aan één of enkele klanten en u verzendt niet meer dan zo’n 50 facturen per maand, dan zijn er diverse mogelijkheden om snel en zonder implementatiekosten e-factureren. U betaalt dan alleen per verzonden (of ontvangen) e-factuur.
Er zijn verschillende formaten om in te e-factureren – FEIT
Het ene e-factuur formaat is het andere niet. Er zijn namelijk diverse XML varianten, die geschikt zijn om mee te e-factureren. In de bouwsector wordt bijvoorbeeld veel gebruik gemaakt van het formaat INSBOU en in de uitzendbranche geldt dat voor HR-XML. Toch is er een formaat dat in Nederland het meest gebruikt wordt. Dat is de SI-UBL. Om te kunnen e-factureren met organisaties die een ander formaat gebruiken is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw e-facturatie dienstverlener deze bestandsformaten kan converteren. Lees meer
E-factureren is onveilig – FABEL
E-factureren gebeurt vandaag de dag vaak via e-mail. Voor met name grote organisaties die veel facturen verwerken is dit problematisch. Zij zullen aanvullende maatregelen moeten treffen om de stroom aan e-mails die binnenkomt correct te verwerken.
Een veiliger kanaal voor e-factureren is Peppol. Peppol is een veilig protocol waardoor facturen beschermd zijn tegen fraude, tegen meelezen door derden en het biedt bescherming tegen spookfacturen.
Steeds meer grote organisaties en ook de overheid geven de voorkeur aan dit veilige kanaal. Ook steeds meer software pakketten bieden het aan.
Alleen mijn grootste leveranciers onboarden op e-facturatie is voldoende – FABEL
Om succesvol te e-factureren wilt u natuurlijk zoveel mogelijk facturen elektronisch ontvangen. Veel bedrijven beginnen bij hun grootste leveranciers. Hier is tenslotte veel winst te behalen. Toch is het ook belangrijk om te kijken naar de kleinere leveranciers. Vaak kost de verwerking van facturen van kleinere organisaties of zzp’ers meer tijd. Deze facturen bevatten niet altijd de informatie die u nodig heeft om de factuur te kunnen verwerken en dat kost tijd. Door ook deze partijen te helpen met het omarmen van e-facturatie, zorgt u ervoor dat facturen geschikt zijn om meteen in uw boekhouding te worden opgenomen.
Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk leveranciers hun facturen elektronisch aanleveren, is het zeer belangrijk om uw leveranciers te betrekken bij het e-facturatieproces. Informeer hen en help hen om de overstap naar e-factureren te maken. Zo ontvangt u steeds meer facturen elektronisch en behoudt u een goede relatie met uw leveranciers.
Omdat ‘leveranciers onboarding’ een tijdrovend proces is, wordt dit vaak uitbesteed aan een e-facturatie dienstverlener. Lees meer
De meest voorkomende feiten en fabels zijn hier behandeld, maar er zijn er natuurlijk nog veel meer. Lees voor meer interessante artikelen onze blog en mocht u vragen hebben, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.
GDPR en uw facturatieproces
Het is bijna zover. Op 25 mei aanstaande treedt de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking en dat raakt vrijwel iedere organisatie. De...
KPN gaat e-factureren via Peppol
In een interview met het NMBF vertelt Hans Hodes, product-owner billing zakelijke markt, over zijn ambitie om met KPN over te stappen op...