Vraagt uw klant om een UBL factuur en heeft u geen idee hoe u die aan kunt leveren? In dit artikel geven we 3 tips die u verder helpen.
Een UBL factuur is een e-factuur. Deze factuur wordt door de software van de ontvanger automatisch ingelezen en verwerkt. Het versturen van een UBL factuur vraagt in sommige gevallen een andere aanpak dan u gewend bent. De volgende tips geven u inzicht in wat ervoor nodig is om een UBL factuur te versturen.
Wist u dat veel boekhoudpakketten en ERP-software standaard de mogelijkheid hebben om een UBL factuur te versturen? Veel softwaregebruikers zijn hiervan niet op de hoogte. Het is dan ook goed om na te gaan over welke mogelijkheden uw bestaande software beschikt.
Kan uw software een UBL genereren en deze versturen via het Peppol netwerk? Dan kunt u direct aan de slag! Veruit de meeste organisaties die hun leveranciers vragen om een e-factuur zijn aangesloten op het beveiligde Peppol netwerk. U kunt dus meteen vanuit uw software een e-factuur versturen naar uw klant. De manier waarop u dit kunt instellen verschilt per softwarepakket. U kunt daarom het beste contact opnemen met uw leverancier om na te vragen hoe u dit kunt doen.
Kan uw software een UBL factuur genereren en deze versturen per e-mail? Check dan goed hoe uw klant zijn e-factuur wil ontvangen. Is dit via Peppol? Dan dient u aan te sluiten op dit netwerk. Dit hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Met een account bij tradeinterop kunt u eenvoudig vanuit uw boekhoudpakket of ERP software e-factureren via Peppol.
Sommige softwarepakketten zijn niet in staat om een UBL factuur te maken. Voorbeelden hiervan zijn tekstverwerkingsprogramma’s als Word en Excel en op maat gemaakte ERP software. In dat geval kunt u ook e-facturen versturen via een e-facturatieportaal.
Het verzenden van e-facturen biedt ook voor u als verzender voordelen. Uw facturen worden direct ingeboekt door de ontvanger en blijven niet eerst een week in een mailbox staan, voordat ze handmatig verwerkt worden. Kortom: de doorlooptijd van uw factuur is vele malen korter. Dit maakt het voor klanten mogelijk hun leveranciers eerder te betalen.
Wilt u alleen de klant die erom vroeg een UBL sturen of wilt u naar zoveel mogelijk klanten e-facturen sturen? Wanneer dit laatste het geval is, is het goed om nader te specificeren wat uw wensen zijn en hoe u dit het beste kunt inrichten voor uw organisatie. Een e-facturatiedienstverlener, zoals tradeinterop, kan u hierbij helpen.
Een goede e-facturatiedienstverlener zorgt ervoor dat hij aansluit op de mogelijkheden die uw bestaande software heeft en zorgt daarnaast voor een goede gebruikerservaring. Uw e-facturatiedienstverlener dient uw e-facturen ook via het PEPPOL netwerk te kunnen verzenden. Naast een toenemend aantal bedrijven maakt bijvoorbeeld ook de Rijksoverheid gebruik van dit kanaal voor het aanleveren van e-facturen.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op.