Kunt u het zich nog voorstellen? De tijd dat we geen computers hadden en dat we handgeschreven brieven per post verstuurden? Die tijd ligt ver achter ons. Technologisch is tegenwoordig bijna alles mogelijk. Van zelfrijdende auto’s tot robots die lesgeven. En toch… toch versturen we het grootste deel van onze facturen nog steeds per post of als PDF via e-mail.
Dat laatste lijkt misschien tijd en geld te besparen, maar voor de ontvanger is dat zeker niet het geval. Wanneer een organisatie een PDF factuur ontvangt, dan wordt deze vaak eerst geprint en door een Optical Character Recognition (OCR) programma gehaald. Dit proces zorgt ervoor dat de factuur kan worden ingelezen door de boekhoudsoftware of het ERP-systeem. Daarvoor moeten echter eerst alle gegevens handmatig worden gecheckt en moeten ontbrekende of verkeerd ingelezen zaken handmatig worden gecorrigeerd. Hoewel OCR programma’s steeds betrouwbaarder worden, blijft deze menselijke controle belangrijk.
Bij e-facturatie wordt een factuur vanuit het systeem van de verzender, direct in het systeem van de ontvanger geplaatst. Een systeem kan in dit geval boekhoudsoftware, een ERP-systeem of een portal (wordt veel door zzp’ers gebruikt) zijn. De verwerking van een factuur kost nu slechts enkele seconden.
De Rijksoverheid is overgestapt op elektronisch factureren en ook gemeenten en semioverheden moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Hoewel het aantal bedrijven dat elektronisch factureert nu nog in de minderheid is, zal dat niet lang zo blijven. E-facturatie wordt de nieuwe standaard.
