Whitepaper ‘Succesvol e-factureren’
Steeds meer organisaties zijn bezig met het onderwerp e-factureren. Sommigen zijn zich aan het oriënteren en anderen hebben al vergaande stappen gemaakt. Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze e-factureren het beste kunnen implementeren.
Gaat u e-facturatie implementeren, maar bent u nog op zoek naar de beste aanpak en wilt u een toekomstbestendige keuze maken over hoe u e-facturatie binnen uw organisatie kunt implementeren en inbedden? Download dan het volledige whitepaper of lees hieronder verder.
E-facturatie: achtergrond en ontwikkelingen
E-factureren ontwikkelt zich de laatste jaren in rap tempo, want steeds meer softwarepakketten bouwen de mogelijkheid om te e-factureren standaard in. De Rijksoverheid verplicht leveranciers bij nieuwe contracten elektronische facturen aan te leveren, er is een Europese standaard voor een e-factuur en aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen verwerken. Waar leiden al deze ontwikkelingen toe?
E-factureren is al lange tijd in ontwikkeling. Electronic Data Interchange (EDI) wordt al sinds de jaren 70 gebruikt door grote ondernemingen die veel zaken met elkaar doen.
Het is niet gelukt om e-factureren in deze vorm interessant genoeg te maken voor kleinere bedrijven. Voor hen was de implementatie van EDI te complex.
Een belangrijke doorbraak voor e-facturatie kwam in 2014 door het bij elkaar brengen van twee werelden, namelijk die van grote organisaties en die van kleine ondernemers. Zij konden nu via e-mail UBL facturen met elkaar uitwisselen. Pas toen is gewerkt aan een e-facturatie standaard die gebruikt kon worden door iedereen: zzp, mkb, corporate en overheid. Ongeacht branche en sector, zodat een zzp’er vanuit zijn eigen softwarepakket facturen kan sturen aan al zijn klanten.
Deze standaard heet ook wel het ‘4-rollen model’. Een model waarmee banken al lange tijd werken. Immers, je kunt met iDeal al jaren via je eigen bank geld overmaken naar iemand met een rekening bij een andere bank. En in de telefonie: je kunt met je eigen telefoonprovider bellen naar iemand die een andere telefoonprovider heeft.
E-facturatie met het ‘4-rollen model’
Het 4-rollen model heeft drie belangrijke voordelen voor de ontvanger en de verzender:
Keuzevrijheid
Iedereen, zowel de ontvanger als de verzender kiest zelf welke dienstverlener hij wil gebruiken om te e-factureren. Voorwaarde is dat de dienstverlener onderdeel van het model is.
Leveranciersonboarding wordt eenvoudiger
Doordat de functionaliteit beschikbaar is in de software van de verzender en de ontvanger kan een verzender (leverancier) veel makkelijker instappen. De ontvanger krijgt meer elektronische facturen binnen.
Inclusiviteit
Het model houdt rekening met de eisen van iedereen: zzp, mkb, corporate en overheid. Dus geen oplossing die alleen werkt voor bijvoorbeeld mkb’ers onderling, maar voor iedereen.
E-mail is op dit moment nog het meest gebruikte kanaal om e-facturen tussen mkb en zzp bedrijven uit te wisselen. Grote ondernemingen stellen vaak eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid van het afleverkanaal en zij gebruiken daarom vaak beveiligde verbindingen om facturen uit te wisselen.
Het 4-rollen model brengt deze werelden bij elkaar door één interface te ontwikkelen. Elk softwarepakket dat deze interface specificaties volgt kan e-facturen uitwisselen.
Welke visie zit er achter de verplichting van e-facturatie?
De overheid heeft een heldere toekomstvisie op e-factureren, namelijk een wereld waarin ERP-, accounting-, e-facturatie- en inkoopsoftware met elkaar verbonden zijn om maximale automatisering mogelijk te maken voor alle partijen.
In haar visie op e-factureren hanteert de Rijksoverheid drie belangrijke principes. Dit zijn ook de drie belangrijke design principes geweest bij het ontwerp van het Simplerinvoicing afsprakenstelsel.
1. De infrastructuur moet veiligheid waarborgen
Onderweg kan de e-factuur niet worden veranderd (met uitzondering van conversie)
– De e-factuur komt van een geauthentiseerde bron
– De e-factuur kan gegarandeerd afgeleverd worden. In een tijd waarin cybersecurity zo belangrijk is, moet je een toekomstvaste infrastructuur uitrollen die ‘security by design’ als uitgangspunt heeft.
2. De infrastructuur moet inclusiviteit waarborgen
Concreet betekent dit dat een oplossing niet alleen moet werken voor mkb naar mkb, maar ook van zzp naar corporate en overheid. Kortom, iedereen moet naar iedereen kunnen e-factureren vanuit zijn eigen software op basis van dezelfde infrastructuur.
3. De infrastructuur moet de hoogst haalbare efficiëntie nastreven
Dat betekent dat de oplossing geen vereisten kent voor allerlei extra handmatige handelingen, zoals controles, etc.
Het realiseren van de overheidsvisie vraagt dat ERP-, accounting-, e-facturatie- en inkoopsoftware het Simplerinvoicing protocol implementeren. Zonder deze visie zouden mkb’ers en zzp’ers altijd met versnipperde oplossingen moeten werken. Voor e-factureren aan mkb en zzp kunnen zij dan een UBL via e-mail versturen en voor e-factureren aan corporates moeten ze aansluiten op de talloze corporate platformen. Erg inefficiënt.
Veilig e-factureren
Bij de uitwisseling van e-facturen via e-mail wordt niet volledig voorzien in een aantal uitdagingen zoals spam, authenticiteit van de verzender en ontvanger, onverwerkbare berichttypes, spookfacturen, etc. Het Simplerinvoicing protocol is wellicht lastiger om initieel te implementeren (voor het softwarepakket), maar heeft deze aspecten wel standaard geïntegreerd en is daarom eenvoudiger in gebruik. Het versturen van een UBL factuur via e-mail is een goede stap voorwaarts ten opzichte van een PDF factuur of een geprinte factuur, maar Peppol is de volgende stap. Dit maakt het nog simpeler voor verzenders en ontvangers om aan iedereen te e-factureren.
Waar dient een goede e-facturatie oplossing aan te voldoen?
E-facturatie is een digitaal proces dat uit een aantal bouwstenen bestaat. De bouwstenen voor digitaal factureren geven inzicht in wat er georganiseerd dient te worden om e-factureren succesvol uit te rollen. U kunt de bouwstenen gebruiken als leidraad voor uw RFP (Request for Proposal) of voor de vergelijking van verschillende dienstverleners. U kunt ervoor kiezen om alle bouwstenen door één softwarepakket te laten invullen (turnkey) of verschillende bouwstenen door verschillende software te laten invullen (best-of-breed).
XML formaten
XML is het formaat waarin e-facturen worden uitgedrukt. Voorbeelden van XML formaten zijn UBL, UN/CEFACT, HR-XML en INSBOU. Als ontvanger dient u te bepalen welke formaten u wilt ondersteunen voor uw leveranciers. Naast deze formaten zijn er ook nog verschillende formaatvarianten (zoals SI-UBL en OHNL).
Transportkanalen van een e-factuur
Het transportkanaal is de manier waarop u de facturen wenst te ontvangen. E-mail is een veelgebruikt kanaal, maar heeft beperkingen ten aanzien van de beveiliging. Veiliger kanalen zoals Peppol geven meer garanties, maar zijn nog niet in alle softwarepakketten geïmplementeerd. Het ondersteunen van Peppol is een must, omdat steeds meer partijen hier gebruik van maken.
Voor leveranciers die hun facturen in Word of Excel maken is een e-facturatieportaal essentieel. Een e-facturatieportaal is een online portaal waarin leveranciers eenvoudig e-facturen kunnen maken en verzenden.
Conversie, verrijking en validatie van e-facturen
Hoewel het kiezen van een standaard een belangrijke stap is, zullen niet alle leveranciers een e-factuur in die standaard kunnen aanleveren. Veel softwarepakketten hebben een verouderde implementatie van de standaard, waardoor conversie nodig is. Een goede conversie engine leidt tot een hoger percentage correct verwerkbare e-facturen en dus minder uitval.
Integratie
De integratie bouwsteen zorgt ervoor dat u uw software integreert met uw andere systemen. Hiermee kunnen e-facturen gerouteerd worden naar uw financiële systeem, maar bijvoorbeeld ook naar uw workflow en document management systeem. Dit vereist dat uw softwareoplossing API’s heeft om te kunnen communiceren met omliggende systemen.
Archivering
Archivering is de opslag van uw e-facturen. BTW-wetgeving vereist dat facturen 7 (en soms 10) jaar lang worden opgeslagen en altijd opvraagbaar zijn in een voor mensen leesbaar formaat. Veel e-facturatie dienstverleners hebben uitgebreide ondersteuning voor BTW
compliant archivering van uw facturen.
Leveranciersonboarding
Het ondersteunen van uw leveranciers bij het omarmen van e-facturatie is belangrijk, maar brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Met name e-facturatie dienstverleners bieden hier ondersteuning voor. Het proces zelf invullen kan, maar het is een tijdrovend en vaak frustrerend project.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie?
Neem dan contact op met e-procurement expert en consultant Jaap Jan Nienhuis
