Waarschijnlijk stuurt u allang geen papieren facturen meer en mailt u tegenwoordig pdf’s naar uw klanten. Maar zo’n digitale factuur is nog niet hetzelfde als een elektronische factuur. Dus wat doet u wanneer overheidsinstanties of buitenlandse bedrijven u om een e-factuur vragen?
In veel landen en bij veel overheden zijn ze verplicht: elektronische facturen die u vanuit uw geautomatiseerde boekhoud- of ERP-software naar het systeem van uw klant stuurt. Dit beleid verspreidt zich momenteel als een olievlek. Niet gek, want e-factureren is makkelijk en sneller en nauwkeuriger dan scan- en herkensoftware: tijdrovende, handmatige controles zijn verleden tijd. Bovendien scheelt e-facturatie een hoop print- en verzendkosten.
Zo zijn alle Nederlandse overheidsorganisaties en andere aanbestedende diensten sinds april 2019 verplicht om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken. Steeds meer provincies en grotere bedrijven haken aan en ook in de bouwsector is elektronisch factureren sinds januari 2022 de standaard.
Een voorbeeld van e-factureren in het buitenland
Heeft u bijvoorbeeld klanten in Italië, dan kunt u niet om e-facturatie heen. Een factuur moet daar aan bepaalde technische specificaties voldoen en gaat altijd eerst ter controle naar de overheid. Pas na goedkeuring wordt de factuur doorgestuurd naar de eindklant. Onze klant citizenM (met hotels door de hele wereld) kreeg ook te maken met de verplichting in Italië.
Wat te doen als de huidige boekhoudsoftware niet aan een factureringsmandaat kan voldoen? Om die e-facturatie veilig te laten verlopen, komen steeds meer bedrijven bij tradeinterop terecht. Zo ook citizenM. De hotelketen verzendt en ontvangt via ons inmiddels in verschillende landen e-facturen via onder andere Peppol.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is het grootste internationale netwerk voor de veilige uitwisseling van e-facturen en orders volgens een bepaald technisch formaat (UBL). Zo kunnen documenten worden uitgewisseld met aangesloten overheden en bedrijven wereldwijd. De infrastructuur garandeert de veiligheid en de echtheid van bedrijven.
Peppol is ooit ontwikkeld als een EU-netwerk. Daarom werken er momenteel al zo’n 31 Europese landen mee. Maar ook buiten Europa voeren steeds meer landen Peppol in als standaard, waaronder Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore en Japan.
Tot nu toe verloopt de koppeling van een bedrijf aan het Peppol-netwerk via een e-facturatiedienstverlener, een zogenoemd Access Point dat u zelf uitkiest. Vergelijk het met uw telecomprovider. Zo’n koppeling is binnen een paar dagen geregeld. Het Access Point wisselt vervolgens uw elektronische documenten uit met het Access Point van uw klant, via het beveiligde netwerk en op basis van de Peppol-specificaties.
‘Ik stuur pdf’s en word gewoon betaald, waarom zou ik voor Peppol kiezen?’
Via uw bestaande software facturen tóch op een andere manier gaan verwerken, doet u niet zomaar. Maar wat denkt u van deze 3 grote voordelen van Peppol?
1. E-factureren naar het buitenland is sneller en voordeliger
Eenmaal aangesloten op Peppol kunt u makkelijk e-facturen uitwisselen met elke andere partij die is aangesloten. U hoeft facturen niet meer handmatig in te voeren of op verschillende platforms in te loggen om te kunnen e-factureren. En het converteren van uw factuur naar het UBL-format gaat automatisch. Ook binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald. Dat schelen u, uw collega’s en uw klanten veel tijd, fouten en kosten.
2. E-factureren via Peppol is veiliger
Peppol geeft u meer zekerheid dat een factuur is ontvangen en verwerkt kan worden. Facturen die via dit netwerk worden uitgewisseld bevatten namelijk waarborgen voor de veiligheid, privacy en betrouwbaarheid. Zo moet iedereen die het Peppol-netwerk gebruikt zich bij de implementatie ervan identificeren. Dit voorkomt spookfacturen. Ook kunnen facturen niet onderschept, gewijzigd en doorgezonden worden. Daardoor loopt u minder risico op fraude en datalekken.
3. Dankzij Peppol verliest u geen klanten
Factureert u via Peppol dan voldoen uw e-facturen aan de technische en wettelijke eisen van uw klant voor e-facturering en e-procurement. Klant blij, u blij. Bovendien is Peppol geen hype. Het netwerk is flink op weg om de wereldwijde standaard te worden. Het is jarenlang doorontwikkeld en nu steeds meer bedrijven, overheden en landen aanhaken, krijgt u vroeg of laat met Peppol te maken. Bent u er al klaar voor?
Meer weten over e-factureren met Peppol
Overweegt u om makkelijker te factureren aan klanten over de hele wereld? Download ons whitepaper ‘E-factureren met Peppol’ en lees meer over de voordelen en tips voor uw aansluiting op het beveiligde Peppol-netwerk.
