E-facturering – en in het kielzog daarvan e-reporting – is in 2030 verplicht voor alle business-to-business-transacties binnen de lidstaten van de Europese Unie (EU). Dit is het gevolg van het EU-wetsvoorstel ViDA. Wat betekent deze nieuwe wetgeving voor bedrijven in Nederland? Welke directe voordelen zijn er te behalen naast het voldoen aan de ViDA-eisen? En hoe verloopt het automatiseringsproces om de factuurstromen aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid? We vroegen het aan Sandra de Vries, Business Developer bij Tradeinterop, een onderdeel van 4CEE dat is gespecialiseerd in e-facturering.
Wat is ViDA?
“ViDA staat voor VAT in the Digital Age, oftewel ‘btw in het digitale tijdperk’. Dit is een wetsvoorstel van de Europese Unie (EU) om de btw-wetgeving binnen de EU zowel te stroomlijnen als te moderniseren. Het uiteindelijk doel van ViDA is e-reporting: het realtime rapporteren van de btw op facturen aan de Belastingdienst van het land waarin een bedrijf btw-plichtig is. En e-reporting is alleen maar mogelijk door middel van het versturen en ontvangen van e-factureren.”
Het is dus een wetsvoorstel. Komt het erdoor?
“Over het wetvoorstel ViDA hebben de 27 lidstaten van de EU op 5 november 2024 een unaniem politiek akkoord bereikt. Hoewel er nog een paar formele stappen nodig zijn, is het zeer waarschijnlijk dat deze omvangrijke aanpassing van de btw-wetgeving doorgang vindt.”
Wat betekent deze nieuwe wetgeving voor bedrijven in de EU, waaronder Nederland?
“De invoering op termijn van ViDA betekent dat facturen voor alle business-to-business-transacties binnen de lidstaten van de EU Europese landen voor de deadline van 1 juli 2030 elektronisch moeten zijn.”
En wat betekent ViDA voor binnenlandse transacties?
“ViDa geeft individuele landen de mogelijkheid e-facturen ook vóór 2030 verplicht te stellen voor binnenlandse transacties tussen bedrijven, zoals nu al in Nederland verplicht is tussen de overheid en het bedrijfsleven. Het ontvangen en versturen van pdf-facturen is dus vanaf 2030 niet meer toegestaan voor zowel transactie binnen de EU als binnen de landsgrenzen. In Italië, Spanje, Portugal en België doen ze dat onder meer.”
Waarom voeren deze landen ViDA eerder in?
“In tegenstelling tot Nederland hebben deze landen vooral te maken gehad met btw-fraudes en het moeizaam innen van de btw. Hierdoor zijn zogeheten btw-gaten ontstaan. Door e-factureren en e-reporting eerder verplicht te maken, willen zij deze problemen oplossen. Het beste zicht op de impact van ViDA hebben we overigens in België, aangezien Tradeinterop daar ruim zeventig klanten heeft. Van hen krijgen wij veel vragen over de introductie van ViDA. Niet zo gek, want bij onze zuiderburen treedt ViDA waarschijnlijk al vanaf 1 januari 2026 in werking: e-factureren per 2026 en e-reporting per 2028.”
Wat betekent dit in de praktijk?
“Dit houdt in dat bedrijven in België vanaf volgend jaar de verplichting hebben facturen via e-facturering en Peppol – een soort digitale postbus voor het versturen en verzenden van e-facturen – te laten verlopen. Dit geldt zowel transacties binnen de EU als voor binnenlandse factuurstromen tussen bedrijven. Daar komt bij dat e-reporting in België, een ander onderdeel van ViDA, in 2028 al verplicht is. Dit betekent dat bedrijven via de informatie op e-facturen de ontvangen en betaalde btw realtime aan de Belgische belastingdienst moeten rapporteren. Dat is in Nederland dus ook verplicht vanaf 2030.”
Wat kunnen Nederlandse bedrijven leren van de eerdere introductie van ViDA in België?
“In België hebben we gezien dat bedrijven zo goed mogelijk willen anticiperen op het wetsvoorstel. De centrale vraag daarbij is: wat is de vertrekpositie om e-facturatie en e-reporting te implementeren in de financiële en administratieve processen? Afhankelijk daarvan kun je stappen maken om tot het einddoel te komen. Omdat ook in Nederland veel bedrijven op dit moment voornamelijk pdf-facturen ontvangen en verzenden, is het verstandig nu al actie te ondernemen, ondanks dat het in Nederland misschien nog ongeveer vijf jaar duurt voordat ViDA verplichtingen geeft. De eerste stap die je dan kunt zetten is van de pdf-factuur een XML-factuur te maken. XML is een soort digitale taal die ontvangers elektronisch kunnen inlezen. Dat is alvast een mooi begin.”
En wat zijn mogelijke vervolgstappen?
“De gehele route in het kort is: van pdf-facturen, naar XML-facturen en die vervolgens aansluiten op Peppol. Bedrijven die met een ERP-pakket werken – een softwaresysteem dat de kernprocessen van een bedrijf verbindt – hebben vaak de mogelijkheid deze route sneller af te leggen. Bij veel ERP-pakketten zit namelijk het e-factureren met XML en de aansluiting op Peppol al onder de motorkap ingebouwd. In dat geval is het relatief eenvoudig het systeem compliant te krijgen voor ViDA. Het voordeel daarvan is weer dat bedrijven die ook met Peppol werken dat direct zien in hun systeem waardoor de elektronische facturenstroom automatisch op gang komt.”
Welke positie heeft het inlezen van pdf-facturen met een OCR-tool tijdens deze route?
“OCR staat voor Optical Character Recognition. Dat betekent dat dit scan en herken-software is die cijfers, letters en leestekens uit facturen automatisch uitleest en vervolgens doorzet naar het factuurverwerkingssysteem. Dit is dus nadrukkelijk wat anders dan een XML-factuur en heeft voor de overstap naar het einddoel, e-facturering, geen toegevoegde waarde. Het is daarom beter over te stappen naar XML-facturen en die aan te sluiten op Peppol.”
Zijn er nog meer redenen voor bedrijven om over te schakelen op XML-facturen en Peppol behalve vanwege ViDA?
“Wij merken dat steeds meer grotere partijen van hun leveranciers eisen dat ze e-facturen sturen, het liefst via Peppol. Dat heeft te maken met dat het ontvangen en verwerken van een e-factuur lagere kosten voor de ontvangende partij met zich meebrengt en betere data oplevert. In contractbesprekingen komt e-factureren dan ook steeds vaker aan bod als een verplichting voor toeleveranciers.”
Op welk onderdeel kun je je als bedrijf nu het beste op richten? Op het verzenden of op het ontvangen van e-facturen?
“Dat is natuurlijk voor elk bedrijf verschillend, maar het beste is meestal te beginnen met de stap die het meeste winst oplevert. In praktijk komt dit vaak neer om als eerste de focus te leggen op het ontvangen van e-factureren, omdat dit complexer is. Dat komt doordat je van leveranciers verschillende formaten e-facturen ontvangt die je moet omzetten naar één formaat. Dan moet je bijvoorbeeld ook nadenken over zaken als welke informatie je uniform wilt ontvangen. Het versturen is wat dat betreft eenvoudiger, want dat doe je gelijk met één standaardformaat. Uiteindelijk is de keuze dus afhankelijk van de specifieke situatie van een bedrijf, want als de cashflow een probleem is, is het mogelijk beter eerst het verzenden op orde te krijgen. Bij het verzenden van e-factureren krijg je namelijk vaak eerder de factuur betaald.”
Wat zijn nog meer voordelen van e-factureren?
“De overstap naar e-factureren levert bedrijven direct voordelen op. Denk daarbij aan meer grip op de onbeheerde indirecte kosten, de zekerheid dat facturen binnen de organisatie op de juiste plek belanden, het voorkomen van factuurfraude en het realiseren van aanzienlijke kostenbesparingen. Dit laatste doordat minder medewerkers betrokken zijn, die ook nog eens sneller kunnen werken en geen handmatige fouten meer maken.“
Tot slot, wat zijn de mogelijkheden als e-factureren eenmaal is geïmplementeerd in een bedrijf?
“De overstap naar e-factureren vormt weer de basis voor het verder automatiseren van de administratieve en financiële processen binnen een bedrijf, zoals ordermatching, contractmanagement en declaratieverwerking. Uiteindelijk zijn alle processen te automatiseren, tot aan digitaal ondertekenen en het robotiseren van standaardprocessen toe. Maar alles begint bij het nemen van de eerste stap.”
Anoek van der Riet : Nov 13, 2024 12:00:00 AM