Van digitale factuurverwerking naar e-facturatie: dit zijn de verschillen

Digitale factuurverwerking is de eerste stap, de volgende stap is automatische factuurverwerking. Daar zit namelijk een groot verschil tussen. In deze blog leggen we deze verschillen uit en bekijken we welke rol e-facturatie in dit verhaal speelt. 

De ‘klassieke’ digitale factuurverwerking

Er zullen ongetwijfeld organisaties bestaan die de factuurverwerking nog altijd op papier doen, maar de grote meerderheid heeft inmiddels wel een vorm van digitalisering op dit proces toegepast. 

Daarbij kunnen we spreken van een ‘klassiek’ digitaal factuurverwerkingsproces versus een geoptimaliseerd, automatisch factuurverwerkingsproces. 

Het digitaliseren van de factuurverwerking kan heel eenvoudig zijn. Sommige processen moeten volledig aangepast worden om te kunnen digitaliseren. In het geval van factuurverwerking kan het bestaande proces zoals u dat gewend bent vrijwel één op één overgenomen worden in een digitale workflow. Er vinden dus verder geen ingrijpende veranderingen plaats. 

Toch nog handwerk

Maar digitaal is niet hetzelfde als automatisch. Een digitaal factuurverwerkingsproces brengt nog wel handmatig werk met zich mee. U scant de papieren facturen, vervolgens moeten die scans en alle pdf-facturen die u per e-mail ontvangt met een OCR-oplossing afgelezen worden om daarmee zo goed mogelijk de data in de factuurverwerkingssoftware te krijgen.

Aangezien een scan- en herken-oplossing nooit 100% foutloos is, moet er altijd nog even iemand alle herkende gegevens nalopen alvorens de facturen verder verwerkt kunnen worden. 

Kortom; het blijft grotendeels mensenwerk. En waar mensenwerk gemoeid is, worden fouten gemaakt en gaan processen minder snel.

Komt u van een volledig handmatig factuurverwerkingsproces af, dan is de efficiëntieslag al enorm groot, maar dat geeft ook gelijk de mogelijkheid om de tijd te nemen om te onderzoeken waar nog verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Tijd om te kijken naar de mogelijkheden van e-facturatie bijvoorbeeld.

E-facturatie is één van de manieren om het factuurverwerkingsproces verder te optimaliseren.

Digitale factuurverwerking optimaliseren met e-facturen

Waar digitale factuurverwerking vaak nog handwerk vereist, is dat niet zo in het geval van e-facturatie. Een e-factuur hoeft namelijk niet door een scan- en herken-oplossing voordat het verwerkt kan worden. 

E-facturen zijn digitale bestanden die automatisch worden gegenereerd en verwerkt. De systemen (softwareprogramma's) lezen en interpreteren de e-factuur, niet een mens. Doordat dit allemaal automatisch gebeurt, zonder tussenkomst van mensen, gaat dit foutloos en snel. 

De informatie die op de factuur staat wordt direct overgenomen op de juiste plek in het juiste systeem. Daarna wordt hij automatisch gematch en kan hij veel sneller de verdere verwerking in, zonder tussenkomst van collega's. 

Dus waar bij een pdf of papieren factuur nog een heel proces vooraf gaat aan het goedkeuren van de factuur, is dat bij een e-factuur niet het geval. Daarmee bespaart u een hoop tijd.

Een snellere aankomst van de factuur die direct in het juiste systeem, sneller gematcht en verwerkt wordt, maakt dat het hele proces soepeler verloopt.

Tip om snel effect te zien

Om effect te zien in uw proces is het wel zaak om uw leveranciers op de hoogte te brengen dat u graag e-facturen ontvangt. Het wordt steeds normaler om e-facturen uit te wisselen en de mogelijkheden zijn vaak standaard ingebouwd in de diverse systemen waar Finance mee werkt.

Ook uw softwareleverancier heeft vaker met dit bijltje gehakt en heeft kant en klare informatiepakketten op de plank liggen die u kunt gebruiken om uw leveranciers te informeren en overtuigen. Dus wacht niet tot uw leverancier zelf op het idee komt om te vragen of u e-facturen wilt ontvangen, maar neem zelf het initiatief!