De valkuilen bij het implementeren van e-facturatie

Het implementeren van e-facturatie kan een uitdaging zijn. Er zijn veel voorkomende valkuilen die organisaties tegenkomen bij het implementeren van e-facturatie. Geen zorgen, deze valkuilen zijn te vermijden. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende valkuilen en hoe we deze kunnen omzeilen.

Het opleggen van een specifiek factuurformaat aan leveranciers

Een veelgemaakte fout is dat organisaties een specifiek factuurformaat opleggen aan hun leveranciers. Dit is een strategie die vaak wordt toegepast met het oog op standaardisatie en efficiëntie. Echter, deze aanpak kan uitdagend zijn, vooral voor kleinere leveranciers of bedrijven die niet werken met een broker of een zogenaamde Billing Service Provider. Deze partijen beschikken mogelijk niet over de middelen of technologie om zich aan te passen aan het vereiste formaat, wat kan leiden tot vertragingen in de verwerking van facturen en betalingen. Dit kan op zijn beurt de relatie met belangrijke leveranciers onder druk zetten en zelfs de toeleveringsketen verstoren.

Een effectievere aanpak zou zijn om flexibiliteit te tonen in de acceptatie van verschillende factuurformaten. Dit kan worden bereikt door eerst in gesprek te gaan met leveranciers over wat zij kunnen aanbieden. Vervolgens kan gezocht worden naar manieren om hun facturen te integreren in de bestaande systemen van de organisatie. Door samen te werken en een oplossing te vinden die zowel de leverancier als de ontvangende organisatie ten goede komt, kan een betere workflow worden gecreëerd. Dit leidt niet alleen tot efficiëntere processen, maar ook tot sterkere relaties met leveranciers, wat essentieel is voor het succes op lange termijn van elke grote organisatie.

De verkeerde contacten benaderen

Een andere veelvoorkomende valkuil bij het implementeren van e-facturatie is het benaderen van de verkeerde contacten bij de leverancier. Dit gebeurt vaak wanneer teams zich richten tot verkopers voor vragen en ondersteuning. Verkopers hebben echter meestal niet de diepgaande technische kennis die nodig is om gedetailleerde vragen over e-facturatiesystemen te beantwoorden. Deze benadering kan leiden tot misverstanden, inefficiënte communicatie en zelfs vertragingen in het implementatieproces. Daarom is het cruciaal voor uw organisatie om de juiste contactpunten te identificeren en te benutten.

In plaats van verkopers, is het raadzaam om direct contact op te nemen met de IT-afdeling of de technische ondersteuning van de leverancier. Deze teams hebben de gespecialiseerde kennis en ervaring om specifieke vragen over de integratie, compatibiliteit en het onderhoud van e-facturatiesystemen te beantwoorden. Door dit te doen, kan uw organisatie efficiënter communiceren, nauwkeurigere informatie verkrijgen en een meer gestroomlijnde overgang naar e-facturatie realiseren. Dit zal niet alleen de implementatietijd verkorten, maar ook de samenwerking met leveranciers verbeteren en uiteindelijk leiden tot een meer geoptimaliseerd financieel proces binnen uw organisatie.

Zelf bestandconversies doen

Veel organisaties maken de fout om hun eigen IT-resources te gebruiken voor bestandconversies en het opzetten van een één-op-één verbinding met de leverancier. Deze aanpak kan in eerste instantie aantrekkelijk lijken vanwege de directe controle en de mogelijkheid om maatwerkoplossingen te implementeren. Echter, deze strategie vereist vaak aanzienlijke investeringen in tijd en middelen, wat afleidt van de kernactiviteiten van uw organisatie. Het onderhouden van deze systemen vereist bovendien voortdurende updates en aanpassingen om compatibel te blijven met veranderende technologieën en standaarden. Dit leidt tot extra kosten en complexiteit, wat niet ideaal is voor een organisatie die zich wil focussen op haar primaire bedrijfsdoelstellingen.

In plaats daarvan is het raadzaam om deze taken over te laten aan een gespecialiseerde broker of Billing Service Provider. Deze partijen zijn uitgerust met de expertise en de technologische infrastructuur die nodig zijn om efficiënt en veilig bestandconversies uit te voeren. Ze kunnen ook zorgen voor een gestandaardiseerde en geautomatiseerde gegevensoverdracht tussen verschillende systemen en partijen, wat resulteert in een vermindering van de operationele risico's. Bovendien bieden zij schaalbaarheid en flexibiliteit, waardoor uw organisatie zich kan aanpassen aan veranderende eisen zonder de noodzaak voor grote investeringen in IT. Het uitbesteden van deze taken stelt u in staat om uw IT-middelen te concentreren op strategische initiatieven die meer waarde toevoegen aan uw organisatie, terwijl u de zekerheid heeft dat de data-uitwisseling professioneel wordt beheerd.

Het negeren van veranderende formaten

Formaten voor e-facturatie kunnen veranderen, bijvoorbeeld bij een update van een ERP-systeem. Als CFO is het essentieel om op de hoogte te blijven van deze wijzigingen om de financiële workflow te waarborgen, te voldoen aan fiscale regelgeving en de compatibiliteit met systemen van partners te handhaven. Dit omvat ook aandacht voor gegevensbeveiliging en naleving van beveiligingsstandaarden. Het proactief beheren van deze veranderingen versterkt niet alleen de efficiëntie in financiële transacties, maar verbetert ook de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van de organisatie bij partners, investeerders en regelgevende instanties. Als CFO speelt u een cruciale rol in het leiden van de financiële afdeling door deze transitie met de juiste middelen en leiderschap.

Het niet inschakelen van een broker of Billing Service Provider

Het niet inschakelen van een broker of Billing Service Provider (BSP) kan een gemiste kans zijn voor een grote organisatie, vooral wanneer het gaat om het efficiënt beheren van complexe factureringsprocessen. Deze professionals bieden niet alleen expertise in het navigeren door de steeds veranderende wereld van e-facturatie en de bijbehorende regelgeving, maar ze zijn ook vaardig in het op maat maken van oplossingen die aansluiten bij de specifieke behoeften en uitdagingen van uw organisatie. Voor een CFO die verantwoordelijk is voor de financiële gezondheid en efficiëntie van een groot bedrijf, kan het uitbesteden van deze aspecten aan een gespecialiseerde BSP leiden tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen.

Jeroen
Rozeboom

Digital transformation specialist

Digital transformation specialist Jeroen is een kennisexpert als het gaat om elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie, documentvalidatie en continous transaction control, Jeroen heeft een antwoord of advies.