Uw organisatie is er helemaal klaar voor! U biedt leveranciers meerdere mogelijkheden om e-facturen aan te leveren, alle testfacturen lopen soepel door de workflow en medewerkers zijn enthousiast over de voordelen van het ontvangen van e-facturen. Het is tijd om leveranciers te onboarden. Of toch niet?
Uw organisatie zal zeker niet de eerste zijn die er bij de start van het onboardingstraject achter komt dat leveranciersgegevens ontbreken of dat de kwaliteit ervan niet voldoende is. Of u er voor kiest om de onboarding van leveranciers zelf te doen of dit uit te besteden, goede leveranciersdata is van essentieel belang. Met name data die nodig is om te communiceren met uw leveranciers over e-factureren, zoals emailadressen, telefoonnummers en adresgegevens.
Welke gegevens heeft u van uw leveranciers? Zorg voor een overzicht van alle beschikbare data. Kijk hierbij vooral naar het e-mailadres, telefoonnummer, adres en wellicht ook een contactpersoon.
Wanneer u van uw leveranciers weet welke data u beschikbaar heeft, is het ook belangrijk om te kijken naar de kwaliteit hiervan. Omdat e-mail een efficiënt en relatief goedkoop middel is, zal dit ongetwijfeld onderdeel uitmaken van uw communicatiestrategie. In dit artikel leggen we daarom de focus op het e-mailadres.
Heeft u bijvoorbeeld veel info@ adressen in uw stamdata, dan moet u zich afvragen of dit voldoende is. Een info@ adres is erg algemeen en er komen dus veel verschillende e-mails op binnen. Zeker bij een groter bedrijf is de kans dat uw e-mail terecht komt bij de beoogde persoon niet zo groot. Financiële afdelingen hebben over het algemeen een eigen e-mailadres en dat is het adres waar u straks uw bericht naartoe wilt sturen. Bij kleine bedrijven kan een info@ adres daarentegen wel prima zijn.
U heeft uw bestaande data inmiddels geïnventariseerd en op basis daarvan kunt u beslissen of het nodig is om de data te verrijken.
Verreweg de meeste facturen worden in Nederland per e-mail verzonden. Zorg ervoor dat u de e-mailadressen verzamelt waar vandaan de leveranciers hun facturen sturen. U weet dan zeker dat u het e-mailadres heeft van de afdeling of persoon die u nodig heeft voor uw verzoek tot e-facturatie. Mocht het een no-reply e-mailadres betreffen, dan wordt er in de e-mail altijd verwezen naar een ander e-mailadres voor vragen over de factuur. Dit e-mailadres kunt u in dat geval gebruiken.
Het verrijken van uw stamdata kan de nodige tijd in beslag nemen, maar dit betaalt zich snel terug wanneer u start met het onboarden van uw leveranciers. U kunt dan de meest effectieve en kostenefficiënte middelen inzetten.
Wilt u meer tips over het onboarden van leveranciers? Lees dan dit whitepaper.