De grootste uitdaging vandaag de dag voor e-facturatie is niet de techniek, ook niet de standaarden, maar leveranciersonboarding. Als u leverancier onboarding onder de knie hebt wordt de kans op succes veel groter.
Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven investeren in een oplossing voor het elektronisch uitwisselen van facturen en/of orders, maar dat het daadwerkelijke gebruik ervan tegenvalt. We zien zelden dat bedrijven meer dan 40-50% van al hun facturen elektronisch binnenkrijgen. En dan valt de business case voor e-factureren een stuk negatiever uit dan eerst gedacht.
De reden is dat het in de praktijk moeilijk is om leveranciers over te halen te gaan e-factureren: de zogenaamde ‘leveranciersonboarding’. Deze leveranciersonboarding is vaak het knelpunt in een succesvol e-facturatie project. Het kost veel tijd, levert weinig op en zorgt vaak voor frustratie bij leverancier en bij de inkopende organisatie.
Leveranciersonboarding als onderdeel van een e-facturatie project gebeurt soms door de e-facturatie dienstverlener van de inkopende organisatie. In veel gevallen gebeurt dit niet en dan moet de inkopende organisatie het zelf doen. Of deze de leveranciersonboarding nu uitbesteedt of zelf doet, het hebben van een goede en doordachte onboarding strategie is essentieel voor het succes ervan. Daarom geven we 5 tips voor succesvolle leveranciersonboarding:
Veel inkopende organisaties richten zich op slechts de grootste leveranciers. Hoewel deze tezamen verantwoordelijk kunnen zijn voor 70% van het factuurvolume, blijkt in de praktijk dat adoptie in dit segment vaak tegenvalt. Activeer daarom niet alleen de top leveranciers, maar ook de kleinere leveranciers en zorg ervoor dat die efficiënt ge-onboard kunnen worden.
Zorg dat de leverancier kan beginnen met e-factureren zonder dat hij zijn proces ingrijpend moet veranderen. Dat kan door e-factureren laagdrempelig voor hem te maken, door te zorgen dat hij vanuit zijn eigen software kan gaan e-factureren, of door een laagdrempelig portaal waarmee hij eenvoudig facturen kan maken en versturen. Het is daarom essentieel dat het e-facturatie platform van de inkopende organisatie Peppol ondersteunt, zodat de leverancier keuzevrijheid heeft welke software hij gebruikt voor e-factureren.
Vaak worden leveranciers het bos in gestuurd met de mededeling dat ze op korte termijn moeten gaan e-factureren. Maar vervolgens moet de leverancier zelf maar uitzoeken hoe hij dat doet. Beter is de leverancier te betrekken in een vroeg stadium. Door hem bij de hand te nemen helpt u hem stap voor stap met het omarmen van e-factureren.
Zie e-factureren als de start van een samenwerking, waarbij leverancier en inkopende organisatie samen continu werken aan een efficiënter en gebruikersvriendelijker factuur- en orderproces. Daarmee wordt e-factureren voor uw leverancier geen noodzakelijk kwaad, maar een kans om ‘klantintimiteit’ met de inkopende organisatie te vergroten. Leveranciersonboarding is een continu proces.
Zorg dat uw leverancier een voordeel heeft om te beginnen met e-factureren. Dat kan met bijvoorbeeld een versnelde betaling of een betaalkorting, maar dat kan ook door de leverancier te helpen aan zijn andere klanten ook e-facturen te sturen, of zelf ook aan de slag te gaan met het elektronisch ontvangen van e-facturen. Tot slot is uw leverancier wellicht gebaad bij het ontvangen van een e-order. Hiermee wordt de order-intake aan zijn kant geoptimaliseerd.
Het onboarden van grote hoeveelheden leveranciers lijkt complex, maar met de juiste strategie en de juiste tools kan onboarding eenvoudig en efficiënt zijn. Het kan tevens uw relatie met uw leveranciers versterken.
Meer weten over succesvolle leverancier onboarding? Kijk hier of neem contact met ons op.