Er zijn 2 fasen te onderscheiden bij het implementeren van elektronisch factureren. De eerste is het implementeren van de mogelijkheid om XML facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De tweede fase is het ervoor zorgen dat leveranciers ook daadwerkelijk e-facturen gaan versturen.
Stichting Elisabeth heeft in 2015 e-factureren al geïmplementeerd. In een paar maanden tijd zijn toen de grootste leveranciers benaderd en geholpen hun facturen elektronisch aan te leveren. Het resultaat was dat 28% van alle facturen van Stichting Elisabeth elektronisch binnenkomen. Hoewel met 28% e-facturen al significante besparingen waren gerealiseerd, was de ambitie om meer facturen elektronisch te ontvangen.
Stichting Elisabeth werkt veel met zzp’ers en kleine bedrijven die hun uren factureren. Vooral deze facturen kosten veel verwerkingstijd. Vaak zijn er verschillen tussen de gegevens op de factuur en de gegevens in de systemen van Stichting Elisabeth of er ontbreken gegevens op de facturen.
Om de adoptie bij Stichting Elisabeth te verbeteren is gekozen voor een proactieve voorlichtings- en activatiecampagne, samen met tradeinterop. Daarmee heeft Stichting Elisabeth meer leveranciers geholpen met het eenvoudig overstappen op e-factureren. In twee maanden tijd is het aantal ontvangen e-facturen omhoog gebracht van 28% naar 55%.
Wat opvalt in deze case is dat mkb bedrijven relatief eenvoudig kunnen instappen op e-factureren. Veel bedrijven kunnen al e-factureren vanuit hun software, ze weten alleen niet dat dit kan. Alles wat nodig is om deze bedrijven over de streep te trekken is de juiste informatie: “waar moet ik wat invullen?”.
Het tweede wat opvalt is dat ook zzp’ers die gewend zijn om hun facturen te maken in Word of Excel, in staat en bereid zijn om hun facturen elektronisch aan te leveren. De meeste zzp’ers maken hiervoor gebruik van het tradeinterop portaal.
Verder zijn er organisaties waarbij het niet lukt om hun facturen elektronisch aan te leveren. Deze organisaties helpen we door samen met hen en de leveranciers van hun softwarepakketten te kijken welke mogelijkheden er zijn om e-factureren in hun softwarepakket op te nemen.
Tenslotte: met name in de communicatie met zzp’ers valt op dat veel van hen bereid zijn om mee te werken. Om ze echter zover te krijgen dat ze e-factureren omarmen zijn vaak meerdere contactmomenten nodig en is informatie op maat essentieel. Stichting Elisabeth heeft hiervoor tradeinvite gebruikt: het platform dat doelgericht leveranciers meeneemt in het omarmen van e-factureren.
Kortom: het onboarden van uw leveranciers is een zeer belangrijke factor als het gaat om succesvol e-factureren. Lees meer tips in dit artikel of neem een kijkje op de pagina van tradeinvite.