1 min read

Voorkomen dat u spookfacturen ontvangt

Patty Oudhof Nov 11, 2019 3:50:11 PM

E-factureren

Techniek maakt ons leven in veel opzichten een stuk makkelijker. Dat geldt helaas ook voor fraudeurs. Het wordt voor hen steeds eenvoudiger om spookfacturen te maken die haast niet van echte facturen te onderscheiden zijn. Soms zíjn de facturen zelfs echt, maar wordt het rekeningnummer ‘onderweg naar de klant’ aangepast.

Een spookfactuur herkennen

Hoewel het steeds moeilijker wordt, zijn er wel degelijk manieren waarop spookfacturen te herkennen zijn. Bekijk altijd of de afzender van de factuur bij u bekend is en of de goederen/diensten die op de factuur vermeld staan ook daadwerkelijk zijn besteld/geleverd. Komt het rekeningnummer op een factuur niet overeen met het rekeningnummer in uw administratie? Neem dan contact op met de afzender om te verifiëren of het rekeningnummer inderdaad gewijzigd is.

Veel organisaties ontvangen facturen per e-mail. E-mail is een kanaal dat niet standaard beveiligd is. Dit maakt het voor fraudeurs mogelijk om facturen te onderscheppen, aan te passen en vervolgens door te sturen. Kijk daarom altijd goed naar het afzendadres van de e-mail. Komt dit overeen met de domeinnaam van de echte verzender of zit er net een lettertje verschil in? Fraudeurs maken gebruik van domeinnamen die maar heel weinig verschillen van de daadwerkelijke domeinnaam, waardoor je er met een snelle blik zo overheen kijkt.

Spookfacturen voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen, maar hoe kunt u voorkomen dat u spookfacturen krijgt? Dat kan door gebruik te maken van e-facturatie via het beveiligde netwerk van Peppol.

Elektronisch factureren is het uitwisselen van facturen in UBL / XML formaat. E-facturen worden direct van de software van de verzender naar de software van de ontvanger verzonden. Facturen hoeven hierdoor niet meer handmatig te worden ingeboekt.

Peppol is een Europees netwerk dat het veilig uitwisselen van e-facturen, e-orders en andere handelsdocumenten mogelijk maakt. Organisaties die (bijvoorbeeld via hun ERP- of boekhoudsoftware) zijn aangesloten op dit netwerk zijn geverifieerd. Dit betekent dat een ontvanger van een factuur via het Peppol netwerk zeker weet dat de factuur ook van die organisatie afkomstig is en dat de factuur ‘onderweg’ niet is bewerkt.