U komt ze vast weleens tegen; die vervelende spookfacturen. Sommigen zijn zo goed nagemaakt dat ze haast niet van een legitieme factuur te onderscheiden zijn. Zelfs offertes worden zo opgemaakt dat ze eruit zien als facturen. Wat kunt u hiertegen doen?
Spookfacturen duiken vaak op in vakantieperiodes. Vaste medewerkers zijn op vakantie en voor een tijdelijke medewerker kan het moeilijker zijn om een spookfactuur voor uw organisatie te herkennen. Het zijn vervelende dingen, waar iedere ondernemer of financiële afdeling helaas weleens mee te maken krijgt.
Een goede manier om te voorkomen dat spookfacturen in uw administratie terechtkomen, is door de gegevens van uw leveranciers te valideren. Dit kan bijvoorbeeld door elektronisch te factureren. Een e-factuur wordt vanuit het systeem van de leverancier, over een beveiligd netwerk, direct in uw systeem geplaatst. Door de gegevens van uw leveranciers vooraf te valideren, weet u zeker dat facturen van deze leverancier ook echt van hem afkomstig zijn.
Deze validatie kan worden uitgevoerd door uw e-facturatie dienstverlener. Het is goed om te checken of deze ook is aangesloten op het Peppol netwerk. Dan weet u zeker dat uw factuurstromen over een beveiligd netwerk worden verzonden.