Een PDF factuur is toch hetzelfde als een e-factuur? Dat lijkt misschien zo, maar een PDF is zeker niet hetzelfde als een e-factuur. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn en hoe u een e-factuur kunt maken.
PDF is een bestandsformaat dat gemaakt is voor mensen. Het heeft een opmaak, waardoor het document voor ons overzichtelijk is. Een PDF factuur wordt handmatig of met behulp van OCR software bij de ontvanger ingeboekt.
OCR software herkent de tekens op de PDF en zet dit om naar een formaat dat computersoftware kan uitlezen. Doordat er met OCR altijd een interpretatieslag wordt gemaakt, kunnen er fouten ontstaan. Zo kan een ordernummer bijvoorbeeld verschillende notaties hebben, zoals: ‘ordernr.’, ‘referentienummer’, ‘klantref. nr.’. Het OCR systeem moet op juiste wijze interpreteren wat de betekenis van de gegevens is. PDF’s die met OCR verwerkt worden dienen daarom altijd handmatig te worden gecontroleerd.
Een UBL factuur is voor mensen niet goed leesbaar. Het is een bestand met veel code. De boekhoud- of ERP software van uw klant weet echter precies welke gegevens op welke plek horen. De gegevens hoeven niet opnieuw te worden omgezet en geïnterpreteerd, ze worden 1-op-1 overgenomen door de ontvangende software. De factuur kan hierdoor correct en automatisch worden ingeboekt, zonder dat daar handmatige handelingen aan te pas komen.
Het is mogelijk om een PDF via een OCR proces om te zetten, maar dit is een duur en foutgevoelig proces dat bij een e-factuur niet nodig is. Daarnaast wordt een vanuit PDF omgezette e-factuur niet geaccepteerd in het beveiligde Peppol netwerk, dat gebruikt wordt om e-facturen aan te leveren bij bijvoorbeeld de Rijksoverheid.
Veel boekhoud- en ERP pakketten zijn in staat om een e-factuur te maken. Er zijn verschillende formaten e-facturen, maar in Nederland wordt het meest gebruik gemaakt van UBL. Sommige grote ERP-pakketten hebben een eigen formaat e-factuur. In dat geval is vaak formaatconversie nodig om de factuur om te zetten naar een formaat dat uw klant kan ontvangen.
De twee meest gebruikte manieren om een e-factuur te verzenden zijn e-mail en Peppol. Als uw boekhoud- of ERP software een e-factuur kan genereren dan kunt u deze ook versturen per e-mail. E-mail is alleen een onbeveiligd kanaal, waardoor steeds meer ontvangers hun facturen willen ontvangen via Peppol. Dit is een beveiligd Europees netwerk waarover elektronische documenten kunnen worden uitgewisseld.
Een toenemend aantal softwareleveranciers maakt het mogelijk om direct vanuit hun software e-facturen te versturen via dit beveiligde netwerk. Wanneer uw software dit niet kan, kunt u gebruik maken van een e-facturatie dienstverlener om de facturen alsnog via Peppol te versturen.