Kan ik een PDF factuur omzetten naar een e-factuur?
Een PDF factuur is toch hetzelfde als een e-factuur? Dat lijkt misschien zo, maar een PDF is zeker niet hetzelfde als een e-factuur. In dit artikel...
1 min read
Steeds meer bedrijven stappen over op e-factureren en vragen van hun leveranciers een e-factuur. Een van de meest gehoorde opmerkingen van leveranciers is: ‘Maar wij sturen al een e-factuur in PDF formaat’. Een PDF is geen e-factuur en in dit artikel lichten we toe wat de verschillen zijn.
Een PDF is een voor mensen leesbaar bestand. Je opent het en krijgt alle gegevens netjes opgemaakt te zien. Een e-factuur is een bestand in XML formaat dat voor de mens niet goed leesbaar is. Wanneer je het opent zie je veel code, waarin de factuurgegevens zijn opgenomen. Voor een computer is dit bestand echter heel gestructureerd. De factuur kan door een computer automatisch worden ingelezen, zonder dat daar handmatige verwerkingen of interpretaties aan te pas komen.
Voorbeeld van een UBL bestand
Wat is een e-factuur dan wel?
Elektronische facturen zijn er in verschillende soorten en maten. Het meest gebruikte formaat is XML. Een van de varianten van XML is UBL. Wanneer uw klant vraagt om een e-factuur, dan is de kans groot dat hij een factuur in UBL formaat van u wil ontvangen.
Hoe maak ik een e-factuur?
Een e-factuur kan bijvoorbeeld niet gemaakt worden in Word of Excel, zoals dat bij een PDF wel kan. Maar, veel financiële software is al wel in staat om een e-factuur te genereren. Uw softwareleverancier kan u vertellen hoe u dat kunt doen.
Gebruikt u geen financiële software, dan kunt u gebruik maken van een e-facturatieportaal, zoals dat van tradeinterop. U kunt hier eenvoudig handmatig uw e-facturen aanmaken en verzenden.
Hoe verstuur ik een e-factuur?
Er zijn verschillende methoden om een e-factuur te versturen. De eerste is per e-mail. De meeste softwarepakketten bieden de optie om een e-factuur per e-mail te versturen. De tweede mogelijkheid is verzending via het beveiligde netwerk van Peppol. Omdat deze verzendmethode beveiligd is, maken organisaties hier in toenemende mate gebruik van.
Mijn klant wil een e-factuur via Peppol ontvangen
Vraagt uw klant om een e-factuur via Peppol? Vraag dan eerst na of uw financiële software dit al ondersteunt. Verzending via dit netwerk wordt namelijk door steeds meer softwareleveranciers in de software zelf ingebouwd.
Wanneer u gebruik maakt van een e-facturatieportaal, vraag dan na of de factuur via Peppol verzonden kan worden.
Organisaties die gebruik maken van een ERP pakket of op maat gemaakte software die nog niet kan e-factureren, kunnen via een e-facturatie dienstverlener / Peppol Access Point provider aansluiten op hun bestaande software.
Heeft u vragen over e-facturatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wellicht ook interessant: onze infographic over e-facturatie.
Mijn klanten willen dat ik ga e-factureren, maar hoe doe ik dat?
Vragen uw klanten om een e-factuur? Steeds meer organisaties krijgen dit verzoek van hun klanten. Zeker nu vanaf 18 april 2019 alle...
Eenvoudig factuurstatus inzien in WeFact
Vraagt u zich ook weleens af wat er gebeurt, nadat u een factuur heeft verstuurd? Of de factuur is aangekomen bij uw klant? Of deze is verwerkt en...