Steeds meer organisaties maken de overstap naar e-facturatie. Als SAP gebruiker krijgt u daar ook mee te maken. In dit artikel leggen we uit hoe u eenvoudig (beveiligd via Peppol) kunt e-factureren met uw SAP software.
Het aantal organisaties dat e-facturen wil ontvangen neemt toe. Wellicht heeft u ook van uw klanten het verzoek ontvangen om elektronische facturen aan te leveren. Het grote voordeel van e-facturen is dat ze, in tegenstelling tot PDF facturen, geautomatiseerd worden verwerkt. Dit betekent dat uw facturen direct kunnen worden ingeboekt bij de ontvanger. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Elektronische facturen zitten vaak binnen een paar seconden in het systeem van de ontvanger zonder menselijke tussenkomst.
E-facturatie is in sommige gevallen verplicht. De Rijksoverheid is hier een voorbeeld van. Wanneer u een overeenkomst met de overheid heeft die na 1 januari 2017 is gesloten, bent u verplicht uw facturen elektronisch aan te leveren. Gemeenten, provincies en waterschappen zijn sinds april 2019 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Daarnaast neemt het aantal commerciële organisaties dat e-facturen wil ontvangen in rap tempo toe.
Organisaties die e-facturen ontvangen willen dit steeds vaker via een beveiligd kanaal, Peppol.
Peppol is een Europees Netwerk waarmee facturen en andere handelsdocumenten beveiligd kunnen worden uitgewisseld met overheden en andere organisaties die op dit netwerk zijn aangesloten. Door de verplichte verificatie van organisaties die zich aansluiten op het netwerk, weet de ontvanger zeker dat de factuur van bedrijf X ook afkomstig is van bedrijf X.
Tradeinterop biedt verschillende opties om aan te sluiten op het Peppol netwerk. Voor partijen die gebruik maken van SAP heeft Tradeinterop de SAP2Peppol gateway ontwikkeld: een eenvoudige oplossing om SAP software direct aan te sluiten op het Peppol netwerk.
SAP biedt de mogelijkheid om een e-factuur in XML formaat (bijvoorbeeld een IDoc) te genereren. De formaten die SAP genereert kunnen echter niet via het Simplerinvoicing netwerk worden verzonden. Met formaatconversie wordt dit eenvoudig opgelost.
De tradeinterop SAP2Peppol gateway zorgt ervoor dat uw IDocs automatisch worden omgezet naar het juiste Peppol formaat.
De volgende stap vereist de aansluiting van uw SAP systeem op het Peppol netwerk. Deze koppeling met Peppol kan in veel gevallen direct in uw SAP software worden geconfigureerd. Maakt uw organisatie gebruik van middleware software, zoals SAP PI of SAP PO dan kan de integratie daar plaatsvinden. Hierdoor hoeft u geen kostbare nieuw software of modules aan te schaffen om de koppeling te realiseren.
Uw SAP systeem is aangesloten op Peppol en u kunt starten met verzenden. U kunt nu e-facturen sturen naar de klanten die hierom gevraagd hebben, maar er zijn waarschijnlijk nog veel meer klanten die u op deze manier kunt factureren. Om daar achter te komen biedt tradeinterop ‘auto discovery’. Hiermee kunt u controleren of uw klant facturen via Peppol wil ontvangen.
Wij hebben meerdere organisaties ondersteund bij het aansluiten op het Peppol netwerk. Een van deze organisaties is Attero, waarover u hier een case study kunt lezen.
Voor vragen over e-factureren met SAP software kunt u altijd contact met ons opnemen. Wilt u eerst meer lezen over dit onderwerp? Download dan gratis ons whitepaper.