Whitepaper ‘Onboarding bij e-facturatie, na kwantiteit komt kwaliteit’
Recentelijk hebben wij een nieuw whitepaper gelanceerd. In dit whitepaper gaan we in op de regelgeving rondom e-facturatie, welke rol Peppol hierin...
2 min read
Kwantiteit is een belangrijk aspect als het gaat om het succesvol maken van e-factureren. Hoe meer e-facturen een organisatie ontvangt, hoe minder facturen handmatig hoeven te worden verwerkt. Dit is een van de grootste voordelen van het ontvangen van e-facturen ten opzichte van PDF- of papieren facturen. Maar, welke rol speelt kwaliteit als het gaat om inkomende facturen?
De voordelen van e-facturatie zijn groot en de besparingen kunnen, zeker bij organisaties die een grote hoeveelheid inkomende facturen verwerken, enorm zijn. Facturen worden automatisch verwerkt bij binnenkomst en hoeven niet meer handmatig of met behulp van scan-en-herken software te worden ingeboekt. Dit bespaart tijd en geld, maar ook de kans op fraude en dubbele betalingen wordt tot een minimum beperkt.
Leveranciers vragen om e-facturen te sturen (kwantiteit)
Na de technische gereedheid starten organisaties met het onboarden van hun leveranciers. Ze verzoeken hen om voortaan e-facturen aan te leveren via de kanalen die de organisatie beschikbaar heeft gesteld. Het onboarden van leveranciers is een flinke klus en wordt daarom ook vaak uitbesteed.
De e-factuur kan niet worden verwerkt (kwaliteit)
Wanneer de eerste facturen binnenkomen, blijken deze ineens niet allemaal vlekkeloos de software in te rollen. Gegevens die wel op de meegeleverde PDF staan, staan niet in de e-factuur. Essentiële gegevens, zoals een IBAN, KvK-, BTW- of ordernummer ontbreken of staan in een verkeerd veld. Facturen kunnen hierdoor niet direct automatisch worden verwerkt.
Zaken die daarnaast veel voorkomen is dat de gebruikte valuta niet is gespecificeerd, BTW codes niet worden meegeleverd of de BTW totalen niet kloppen. Het lijkt allemaal heel vanzelfsprekend dat dit correct in de e-factuur staat, maar in de praktijk kan slechts een deel van de e-facturen direct foutloos worden ingeboekt.
Wat te doen als belangrijke gegevens ontbreken op de e-factuur
Als de kwaliteit van de e-factuur niet voldoende is om automatisch te kunnen worden verwerkt door de inkomende software, dan zijn er drie opties.
Optie 1 – De e-factuur handmatig valideren en verrijken
Het handmatig valideren en verrijken van e-facturen is mogelijk, maar kost veel tijd en doet de voordelen van e-facturatie al snel teniet. De e-factuur van leverancier A mist een IBAN, bij die van leverancier B ontbreekt het ordernummer en bij leverancier C kloppen de BTW totalen niet. Iedere keer dat er een factuur van deze leveranciers binnenkomt, moeten correcties op deze facturen handmatig worden uitgevoerd.
Optie 2 – De leverancier een correcte e-factuur laten aanleveren
Dit klinkt als een redelijk voor de hand liggende optie. Toch is het dat niet. Uw leverancier heeft namelijk beperkte invloed op de kwaliteit van de e-factuur, omdat deze vaak door zijn softwarepakket wordt opgesteld. Als de leverancier het ordernummer niet heeft ingevuld, is dit natuurlijk eenvoudig op te lossen. Maar, in verreweg de meeste gevallen wordt de kwaliteit van de e-factuur echter bepaald door de software die de leverancier gebruikt. Wanneer de software geen correcte XML (UBL) genereert, zal de leverancier met zijn softwareleverancier in gesprek moeten en dienen er aanpassingen te worden gedaan. Dit is zelden kosteloos en het is de vraag of uw leverancier bereid is om daarvoor te betalen. Het is voor hem dan immers makkelijker en goedkoper om u een PDF factuur te sturen.
Optie 3 – De e-factuur laten valideren en verrijken
U kunt er ook voor kiezen om de kwaliteit van inkomende facturen te verhogen door ze te laten valideren en verrijken. Zo weet u zeker dat de basisgegevens op de factuur correct zijn en dat er geen essentiële gegevens ontbreken. Tradeinterop heeft hiervoor een speciale tool ontwikkeld. Wilt u een demo zien van de mogelijkheden die onze tool biedt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
Kortom: E-facturatie wint terrein en op termijn zal iedere organisatie elektronisch factureren. Het feit blijft dat een organisatie het meeste voordeel behaalt uit e-facturatie als zoveel mogelijk leveranciers hun facturen elektronisch aanleveren. Een belangrijke toevoeging hierop is echter wel dat ook de kwaliteit dient te worden meegenomen in dit proces.
Internationale klanten vragen om e-facturen: wat nu?
Waarschijnlijk stuurt u allang geen papieren facturen meer en mailt u tegenwoordig pdf’s naar uw klanten. Maar zo’n digitale factuur is nog niet...
