Peppol Access Point
Peppol is een Europees netwerk dat het beveiligd uitwisselen van handelsdocumenten, zoals e-facturen en e-orders mogelijk maakt. Aansluiten op het...
2 min read
Een veelgehoorde misvatting over e-factureren is dat het duur is. Steeds meer organisaties verzoeken of verplichten (bijvoorbeeld de Rijksoverheid) hun leveranciers om facturen elektronisch aan te leveren. Het is uiteraard niet de bedoeling dat dit u als leverancier op kosten jaagt en dat is ook niet nodig. Lees daarvoor de volgende tips.
Niet iedere organisatie is op dit moment klaar om facturen elektronisch te verzenden of ontvangen. Vaak vormt een verzoek of verplichting van een klant een eerste kennismaking met e-factureren. In de meeste gevallen willen deze organisaties starten met alleen het verzenden van e-facturen naar deze specifieke klanten. We gaan bij deze tips daarom uit van een situatie, waarbij ongeveer 50 e-facturen per maand worden verzonden.
Tip 1. Zorg ervoor dat u goed geïnformeerd bent over e-facturatie
Dat klinkt heel logisch, maar wij ervaren dat dit vaak niet zo is. Wanneer uw klant u verzoekt om te gaan e-factureren, wordt daarbij vaak vermeld bij welke e-facturatie software u hiervoor terecht kunt. Het is zeker interessant om te bekijken wat deze dienstverlener u te bieden heeft, maar weet dat er meerdere partijen in de markt zijn die dit voor u kunnen doen.
Het kan voorkomen dat uw klant alleen e-facturen wenst te ontvangen via zijn eigen e-facturatie software. Dit komt echter steeds minder voor. Organisaties vinden het namelijk steeds belangrijker dat hun leveranciers de facturen zo eenvoudig mogelijk kunnen aanleveren. Bekijk daarom goed wat de mogelijkheden zijn.
Tip 2. Implementatiekosten van e-facturatie
Het is meestal niet nodig om implementatiekosten te betalen. In het geval van 50 verzonden e-facturen per maand, zijn er twee goede opties. Wanneer u geen boekhoudpakket heeft, kunt u gebruik maken van een portaal. In een e-facturatieportaal kunt u de facturen handmatig maken en als e-factuur verzenden.
Gebruikt u wel een boekhoudpakket? Dan kunt u waarschijnlijk al e-factureren zonder dat u het weet. De meest gangbare boekhoudpakketten hebben namelijk al een optie ingebouwd om te kunnen e-factureren. U hoeft alleen het juiste vinkje aan te zetten en u kunt van start. U kunt uw factuur dan blijven maken en verzenden zoals u deed. Samen met de PDF wordt dan automatisch een e-factuur (XML) meegestuurd.
In deze twee gevallen is het niet nodig om implementatiekosten te betalen. Let hier goed op bij de keuze van uw aanbieder. Implementatiekosten zijn vaak wel van toepassing, wanneer u een koppeling wilt maken met een op maat gemaakt facturatie systeem.
Tip 3. Kosten per verzonden factuur
Wat betaalt u dan wel wanneer u gaat e-factureren? U betaalt een tarief per verzonden (of ontvangen) e-factuur. Zo kunt u uw e-facturen al beveiligd verzenden (en ontvangen) vanaf een paar euro per maand.
E-factureren hoeft dus zeker niet duur te zijn. Het voordeel van e-facturen verzenden is dat uw facturen meteen verwerkt kunnen worden. Ze hoeven niet meer handmatig te worden ingeboekt, maar komen direct in het boekhoudsysteem van uw klant terecht. Dat scheelt tijd en u weet zeker dat uw factuur is aangekomen.
Is een PDF factuur een e-factuur?
Steeds meer bedrijven stappen over op e-factureren en vragen van hun leveranciers een e-factuur. Een van de meest gehoorde opmerkingen van...
Eerste hulp bij e-factureren voor zzp’ers en mkb’ers
E-factureren. U heeft de term misschien weleens voorbij zien komen. Zeker wanneer u aan de overheid factureert. E-facturatie is het volledig...