Automatiseren of niet? Wat levert e-facturatie écht op?

Steeds meer organisaties kiezen voor het uitwisselen van e-facturen. Maar waarom is dit zo? En wat zijn de voordelen? In dit artikel duiken we dieper in op deze vragen en onthullen we wat e-facturatie écht oplevert.

De voordelen van e-facturatie

De overstap naar e-facturatie, oftewel het gebruik van elektronische facturen, biedt uw organisatie substantiële voordelen die verder gaan dan alleen automatisering:

1. Kostenbesparing: Automatisering vermindert de noodzaak voor handmatige invoer, wat leidt tot lagere personeelskosten. Daarnaast bespaart u op papier, afdrukken, en verzendkosten.

2. Minder fouten: Een geautomatiseerd systeem verkleint de kans op menselijke fouten in data-invoer en -verwerking, wat leidt tot nauwkeurigere facturatie en minder correcties.

3. Snelheid: E-facturatie zorgt voor snellere verwerking en doorlooptijd van facturen, wat de algehele bedrijfsefficiëntie verbetert.

4. Verbeterde cashflow en betalingsbeheer: Door de versnelling van het facturatieproces kunt u sneller facturen verzenden en dus ook sneller betalingen ontvangen. Dit verbetert de cashflow en maakt een effectiever beheer van de betalingstermijnen mogelijk.

5. Verbeterde data-analyse en rapportage: Elektronische facturatie genereert waardevolle data die gebruikt kan worden voor diepgaande analyses. U kunt trends identificeren, uitgavenpatronen analyseren, en beter geïnformeerde financiële beslissingen nemen.

6. Betere klant- en leveranciersrelaties: E-facturatie maakt het mogelijk om facturen sneller en nauwkeuriger te verwerken, wat bijdraagt aan een positievere ervaring voor zowel klanten als leveranciers.

7. Naleving en transparantie: Met de toenemende regelgeving rond facturatie, helpt e-facturatie bij het naleven van fiscale en juridische vereisten, en verbetert het de transparantie in uw financiële processen.

8. Milieuvriendelijkheid: Door de vermindering van papiergebruik draagt uw bedrijf bij aan duurzaamheid en milieuverantwoordelijkheid, wat steeds belangrijker wordt in het zakelijke landschap.

9. Gemakkelijke integratie met andere systemen: E-facturen kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen zoals ERP en CRM, wat leidt tot een gestroomlijnde workflow en betere dataconsistentie.

Deze voordelen tonen aan dat e-facturatie een strategische zet kan zijn die de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van uw organisatie verbetert.

De uitdagingen van e-facturatie

Hoewel e-facturatie veel voordelen heeft, brengt het ook specifieke uitdagingen met zich mee. Een van de voornaamste problemen is het niet overeenkomen van facturen met bestellingen of ontvangsten. Deze discrepanties kunnen leiden tot aanzienlijke administratieve lasten, omdat elke fout handmatig moet worden geïdentificeerd en gecorrigeerd. Dit proces kan tijdrovend zijn en vereist aanzienlijke middelen, wat de efficiëntievoordelen van e-facturatie kan ondermijnen.

E-facturatie biedt echter ook geavanceerde mogelijkheden om deze uitdagingen aan te pakken. Met de gedetailleerde data die elektronische facturen bieden, is het mogelijk om diepgaandere matching-processen uit te voeren. Dit betekent dat u facturen nauwkeuriger kunt vergelijken met de bestellingen en ontvangsten in uw ERP-systeem. Hierdoor kunt u sneller en efficiënter identificeren waar en waarom een factuur afwijkt, waardoor de noodzaak voor handmatige correcties vermindert. Bovendien stelt deze geavanceerde data-analyse u in staat om patronen in facturatiefouten te herkennen, wat kan leiden tot verbeteringen in het inkoopproces en uiteindelijk tot een vermindering van het aantal foutieve facturen.

Veiligheid en e-facturatie

Het uitwisselen van e-facturen moet veilig gebeuren. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor beveiligde uitwisselingsmethoden, zoals SFTP of het gebruik van platforms die de veiligheid garanderen. Verder is het ook aan te bevelen om aandacht te besteden aan netwerken zoals Peppol, die door de Europese Unie in het leven zijn geroepen om veilig berichten uit te wisselen tussen leveranciers en klanten. Bovendien is het cruciaal om in uw organisatie bewustzijn te creëren over het belang van digitale veiligheid. Dit omvat training van medewerkers over hoe ze frauduleuze facturen kunnen herkennen en hoe ze moeten reageren op beveiligingsincidenten. Het implementeren van sterke authenticatieprocessen en regelmatige controles van beveiligingsprotocollen versterkt de veiligheid van e-facturatie verder.

Ook compliance speelt een essentiële rol in de veiligheid van e-facturatie. Een CFO dient ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens bij het factureren op een wettelijk toegestane en transparante manier gebeurt. Het is ook belangrijk om een risicobeoordeling uit te voeren om potentiële zwakke punten in het e-facturatieproces te identificeren en maatregelen te nemen om deze aan te pakken. Door deze gelaagde benadering van veiligheid en compliance te hanteren, kunt u de integriteit van uw financiële transacties waarborgen en het vertrouwen van uw klanten en partners in uw organisatie versterken.

Conclusie

E-facturatie biedt tal van voordelen, van kostenbesparing tot verbeterde efficiëntie en kwaliteit. Door over te stappen op elektronische facturatie kunnen organisaties aanzienlijk besparen op verwerkingskosten. Automatisering zorgt voor snellere verwerking en minder fouten, wat de algemene efficiëntie binnen uw financiële afdeling verhoogt. Dit leidt tot een betere kwaliteit van financiële rapportages en maakt het mogelijk sneller te reageren op financiële kwesties en trends.

Hoewel de overstap naar e-facturatie uitdagingen met zich meebrengt, zoals initiële investeringskosten en de behoefte aan training van personeel, zijn er effectieve strategieën en technologieën beschikbaar om deze obstakels te overwinnen. Integratie met bestaande financiële systemen en naleving van regelgeving zijn haalbaar met de juiste software en expertise. Bovendien kan een geleidelijke implementatie van e-facturatie helpen bij het beperken van de impact op de dagelijkse bedrijfsvoering. Gezien de lange termijn voordelen voor kostenbesparing, efficiëntie en compliance, is het voor een CFO zeker de moeite waard om de overstap naar e-facturatie serieus te overwegen.

Jeroen
Rozeboom

Digital transformation specialist

Digital transformation specialist Jeroen is een kennisexpert als het gaat om elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie, documentvalidatie en continous transaction control, Jeroen heeft een antwoord of advies.