Logo ministerie VWS

E-factureren voor een duurzame en efficiënte factuurverwerking

Het kerndepartement van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport* stapt per 1 augustus 2019 volledig over op e-factureren. Door gebruik te maken van e-facturen reduceren we niet alleen de kosten van factuurverwerking, maar bereiken we ook dat facturen sneller verwerkt en betaald kunnen worden. De verwerking van papieren – en PDF facturen behoort vanaf dan tot het verleden.

Met deze wijziging geven wij invulling aan het beleid van de Rijksoverheid en de Rijksinkoopvoorwaarden (ARBIT, ARVODI en ARIV): rijksbreed geldt vanaf 1 januari 2017 een verplichting bij de leveranciers van de Rijksoverheid, zoals het Sociaal en Cultureel Planbureau, om te factureren via een elektronische factuur (e-factuur). Een papieren of PDF factuur valt nadrukkelijk niet onder de definitie van e-factuur. In het beleid is opgenomen dat papieren facturen en PDF facturen die per mail aan ons worden verzonden vanaf 1 augustus 2019 niet meer in behandeling worden genomen. Deze ontvangt u dan retour.

E-factureren het ministerie van VWS

Om u te helpen bij het elektronisch aanleveren van uw factuur, leest u hieronder alvast hoe uw organisatie straks eenvoudig kan beginnen met e-factureren. Hiervoor wordt u vanaf april 2019 door tradeinterop benaderd. U wordt verzocht dus pas actie te ondernemen nadat u bent benaderd.

Het kerndepartement van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport bestaat uit de volgende onderdelen:​
– VWS Kerndepartement (incl. DG’s)
– Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)
– Centrale Commissie voor Mensgebonden Onderzoek (CCMO)
– Gezondheidsraad (GR)
– Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS)
– Nederlandse Sportraad (NL SR)
– Dienst Uitvoering Subsidies en Instellingen (DUS-I)

Of u nu uw facturen maakt in een tekstverwerker, via uw boekhoudsoftware of in uw eigen financiële systeem, e-factureren aan het kerndepartement van VWS kan eenvoudig en snel.

Ik maak facturen in Word of Excel (of een soortgelijk programma)

Dan kunt u eenvoudig e-factureren door gebruik te maken van het tradeinterop portaal. Hiermee maakt en verstuurt u eenvoudig facturen en heeft u inzicht in de status ervan.

Ik maak facturen in mijn boekhoudsoftware

De meeste financiële softwarepakketten ondersteunen e-factureren in UBL. U kunt uw facturen mailen naar:
OIN00000002003182447001@invoices.tradeinterop.com

Mijn softwarepakket ondersteunt Peppol

Voeg in uw softwarepakket het OIN van VWS toe als
e-factuuradres en u kunt direct uw factuur versturen.

Het OIN van VWS is:
00000002003182447001

Mijn software kan niet e-factureren, hoe kan ik toch aan de verplichting voldoen?

Wanneer u maatwerk (ERP-)software gebruikt of wanneer uw software nog niet kan e-factureren, neem dan contact op met tradeinterop voor meer informatie.

Let op: Opdrachtgever neemt voor Opdrachtnemer de kosten van tradeinterop voor het verzenden van e-facturen aan het ministerie van VWS voor haar rekening vanaf 01-03-2019 t/m 31-10-2022. Opdrachtgever zal dit na 2 jaar evalueren en de kosten mogelijk voor 2 jaar extra + nogmaals 2 jaar extra voor haar rekening nemen. Deze periode van maximaal 6 jaar is een tijdelijke maatregel, na deze looptijd wordt van Opdrachtnemer verwacht dat Opdrachtnemer zelf is ingericht om e-facturen te kunnen versturen aan Opdrachtgever. Indien u kiest voor de dienstverlening van tradeinterop bij optie 1 (portaal i.p.v. tekstverwerker) of 2 (koppeling met boekhoudpakket) en u wenst deze infrastructuur tevens te gebruiken voor andere ministeries of klanten, dan zijn er mogelijk kosten aan verbonden voor de dienstverlening zo ver die betrekking heeft op e-factureren aan andere ministeries/andere klanten.

Het kerndepartement van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport werkt met het tradeinterop platform

Tradeinterop heeft een oplossing voor elke ondernemer: van de mkb’er die wil gaan e-factureren met één of twee klanten, tot de grote onderneming die meer grip wil op het order- en facturatieproces.

Een account aanmaken is eenvoudig en u kunt gelijk beginnen. In de meeste gevallen past tradeinterop in uw huidige facturatieproces.

Als u vragen hebt, neem dan contact met ons op via onderstaand formulier.