Whitepaper ‘Succesvol e-factureren’
Wanneer uw organisatie gaat starten met e-factureren is het handig om een stappenplan te hebben dat u helpt om overzicht te krijgen. Welke zaken zijn belangrijk, welke keuzes dienen er te worden gemaakt en wat past het beste bij uw organisatie?
Het stappenplan op deze pagina maakt onderdeel uit van het whitepaper ‘Succesvol e-factureren’. Het gehele whitepaper kunt u gratis downloaden via onderstaande knop.
Stappenplan e-factureren
Stap 1: Ontwikkel een visie op e-factureren
Er is al veel geschreven over de voordelen van e-factureren, maar wat moeten organisaties doen om deze voordelen te verzilveren? Daarnaast ontdekken veel organisaties die instappen op e-factureren verborgen besparingen. Welke oplossingen zijn er en wat is hun besparingspotentieel?
Handling
Besparingen op handling is het meest besproken besparingspotentieel. Doordat facturen volledig elektronisch verwerkt worden, is handmatige verwerking van een factuur niet meer nodig.
Excepties
Doordat er minder kans op fouten in het proces is, zijn er minder excepties zoals foutieve betalingen, facturen die ten onrechte niet worden betaald of facturen die ten onrechte juist wel worden betaald. Dat scheelt herstelkosten en verbetert de relatie tussen leverancier en klant.
Cash Management
Hoewel dit niet voor elke organisatie geldt, kunnen organisaties door lange doorlooptijden boeterentes krijgen of kortingen mislopen.
Naast de directe financiële voordelen zijn er nog een aantal indirecte voordelen:
Control
De organisatie krijgt meer grip op finance, doordat het realtime inzicht heeft in openstaande facturen, gematchte facturen en factuurdetails op regelniveau.
Inzicht
Doordat de informatie over facturen en het factuurproces realtime beschikbaar is, krijgt de organisatie beter inzicht in de prestatie van leveranciers en klanten. Met deze inzichten kan de organisatie werken aan slimmere, efficiëntere factuurverwerking.
OCR: hogere kosten, maar sneller resultaat
Optical Character Recognition (OCR) is het omzetten van tekst naar een elektronisch formaat dat door software kan worden verwerkt. OCR wordt vaak door bedrijven ingezet om snel de papieren en PDF factuurstromen te kunnen verwerken, zonder de leverancier te vragen om een XML factuur.
Het omzetten van een papieren of PDF factuur naar een e-factuur (‘herkennen’) bestaat vaak uit 2 stappen:
1. OCR: Het herkennen van waarden en teksten, zoals ‘€ 125,50’ of ‘Van den Berg BV’. Tegenwoordig is dit bij veel PDF’s niet nodig, omdat de teksten al in computer leesbaar formaat in de PDF staan.
2. Capture: Het interpreteren van de betekenis van de waarde of de tekst, bijvoorbeeld: ’bedrag exclusief BTW’ en ‘Bedrijfsnaam leverancier’. Sommige OCR programma’s zijn zelflerend, waardoor bij een nieuwe factuuropmaak het programma eenmalig geconfigureerd dient te worden.
Het voordeel van OCR is dat de leverancier geen aanpassing aan zijn systemen hoeft te doen.
XML: lagere kosten, maar impact op leverancier
Het verwerken van XML facturen biedt een aantal extra voordelen ten opzichte van OCR. Deze voordelen zijn:
– XML facturen hoeven niet gecontroleerd te worden op mogelijke fouten die kunnen optreden bij het interpreteren van een PDF. De inhoud van een XML factuur is altijd gelijk aan hoe de leverancier de factuur heeft gemaakt.
– Hoewel steeds meer OCR programma’s in staat zijn om factuurregels te herkennen, kan een XML factuur meer informatie bevatten en correct worden verwerkt. Met name voor grotere bedrijven is deze factuurregel informatie nodig voor het goedkeuringsproces.
– XML wordt vaak gezien als ‘machine readable’. Binnen de XML kan ook de PDF worden meegestuurd als bijlage. Hierdoor combineert XML de efficiëntie van een automatisch verwerkbaar formaat met de voordelen van een voor mensen leesbaar formaat.
Zolang XML nog niet in elk softwarepakket is geïmplementeerd levert het gebruik van OCR ’quick wins’ op.
XML orders: niet geschikt voor elke klant – leverancier relatie, maar biedt verregaande besparingen
Organisaties die al enige tijd aan e-factureren doen, nemen vaak een volgende stap: het automatiseren van de orderstromen. Deze stap levert grote voordelen op voor zowel klant als leverancier:
– De leverancier kan een e-order automatisch in het systeem verwerken. Daarmee is het risico op fouten bij het invoeren van de order minimaal. Daarnaast kan de leverancier eenvoudig facturen maken, ook bij deelleveringen.
– De klant kan binnenkomende facturen automatisch matchen met de oorspronkelijke order. Als de factuur binnen afgesproken marges valt, kan deze automatisch goedgekeurd worden en kan een betaling worden klaargezet.
Wat is nodig om uiteindelijk ook de voordelen van e-ordering te kunnen benutten?
1. Inkoopsoftware of financiële software die in staat zijn om elektronische orders te maken.
2. Een dienstverlener (transactie netwerk), die de inkoopsoftware van de klant koppelt aan de software van de leverancier.
3. Een gestroomlijnd inkoopproces waarin op een eenduidige manier inkooporders worden vastgelegd en afspraken met leveranciers worden gemaakt over de uitwisseling van orders.
Stap 2: Begrijp uw software landschap
Bij de overstap naar elektronisch factureren dient u goed te kijken naar uw huidige ICT landschap: wellicht kan een van uw huidige software systemen helpen bij de overstap. Of wellicht kan uw inkoopsoftware de aansluiting met uw leveranciers realiseren. Denk daarom vooraf na over uw bedrijfsproces en de ondersteunende ICT.
Factureren als onderdeel van een groter geheel
Factureren is onderdeel van een groter geheel. Veel facturen komen voort uit een order of uit een contract waar de details over de bestelling en de leverancier worden vastgelegd (metadata). Een factuur gaat gepaard met een levering van een dienst of een product, met de daaruit voortvloeiende prestatieverklaring of pakbon. Tenslotte vindt na de facturatie (over het algemeen) de betaling en de BTW afdracht plaats. Dit proces wordt vaak het purchase-to-pay (ook wel purchase2pay) proces genoemd.
Factureren is interactie tussen leveranciers en klanten
Daarnaast vergen al deze processen interactie met uw leverancier. Uw leverancier heeft voor elk proces een tegenproces: zo wordt een order door uw leverancier vastgelegd, een factuur aangemaakt en een betaling verwerkt. Het proces bij de leverancier heet order-to-cash (ook wel order2cash).
Factureren beslaat meerdere systemen
Daarom zijn er ook meerdere afdelingen en processen binnen een organisatie die belang hebben bij e-factureren en zijn er verschillende ondersteunende ICT voorzieningen die hierbij betrokken zijn. Het is dus niet vanzelfsprekend dat e-facturatie een onderdeel zou moeten zijn van financiële software. Ook andere software kan e-factureren als optie hebben.
Belangrijkste ondersteunende ICT
Wanneer een organisatie elektronische facturen wil ontvangen kan dat ondersteund worden door verschillende software systemen:
– ERP-pakketten
– Financiële pakketten
– Inkoop software
– Workflow / OCR software
– E-facturatie software
– Transactie netwerken
Elke software bedient een ander deel van het purchase2pay proces van de organisatie.
ERP software
ERP (Enterprise Resource Planning) software is de software die met name grotere ondernemingen gebruiken om het bedrijfsproces te ondersteunen zoals: productie, voorraadbeheer, contractbeheer, maar steeds vaker ook finance en inkoop. Steeds meer ERP pakketten maken e-factureren een standaard onderdeel of een extra module binnen hun omgeving.
Boekhoud- of financiële software
Financiële software (ook wel boekhoudsoftware genoemd) is de software die het financiële proces van een organisatie ondersteunt. Vaak bevat deze software functionaliteit voor facturatie, boekhouden, betalen en de verrekening en afdracht van BTW.
Inkoopsoftware
Inkoopsoftware ondersteunt het inkoopproces. Doorgaans biedt inkoopsoftware faciliteiten voor het registreren en sturen van een order. Het heeft daarnaast vaak de mogelijkheid om facturen te ontvangen en matching te doen tussen factuur en orders. Tenslotte heeft inkoopsoftware meestal een integratie met het ERP of financiële systeem.
Workflow software
Workflow software wordt gebruikt voor de routering van facturen door de organisatie en het autoriseren van een factuur. Het wordt dan gecombineerd met software voor het inscannen van papieren of PDF facturen en het omzetten hiervan in boekingsvoorstellen.
E-facturatie platforms
E-facturatie platforms zijn platforms die kunnen worden gekoppeld aan ERP- of financiële systemen. De platforms zijn vaak gespecialiseerd in het valideren, converteren en inboeken van elektronische facturen. E-facturatie platforms hebben doorgaans geen functionaliteit voor boekhouden of inkoopondersteuning.
Transactie netwerken
Een transactie netwerk is software die erop gericht is om de interacties tussen u en uw klanten en leveranciers te ondersteunen. Deze netwerken ondersteunen naast de factuur meestal ook andere documenten zoals de order en de pakbon, en in sommige gevallen ook de betaling. Soms ondersteunt een transactie netwerk ook de onboarding van leveranciers. Transactie netwerken koppelen met de bestaande ERP- of financiële systeem van uw organisatie.
De verschillende software met elkaar vergelijken
Het is lastig om softwarepakketten met elkaar te vergelijken, omdat ze verschillende functies hebben. Ten aanzien van
e-factureren hebben de pakketten vaak een eigen invalshoek. Onderstaande tabel geeft een beeld van de verschillende
invalshoeken van de softwarepakketten op e-factureren.
1. Soms is workflow software onderdeel van financiële- of inkoopsoftware.
2. E-facturatie software en transactie netwerken verschillen in de mate waarin ze nieuwe formaten kunnen ondersteunen. Vraag vooral welke formaten worden ondersteund. Denk hierbij aan: UBL (+varianten), HR-XML, INSBOU, Energie e-factuur e.d.
3. Transactie netwerken verschillen in de mate waarin digitale kanalen worden ondersteund. Streef minimaal naar ‘open netwerken’ die onderdeel zijn van Peppol, maar kijk ook of de partij andere kanalen ondersteunt. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat uw leveranciers niet aan kunnen of willen sluiten.
4. Sommige financiële pakketten of inkoop softwarepakketten ondersteunen Peppol als kanaal.
5. Transactie netwerken verschillen in de mate waarin ze uw leveranciers ontzorgen bij de onboarding.
Stap 3: Wat moet u weten over leveranciersonboarding
Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven investeren in een oplossing voor het uitwisselen van elektronische facturen en/of orders, maar dat het daadwerkelijke gebruik ervan tegenvalt. En dan valt de business case voor e-factureren een stuk negatiever uit dan gedacht. De reden is dat het in de praktijk moeilijk is om leveranciers over te halen te gaan e-factureren: de zogenaamde ‘leveranciersonboarding’. Dit is vaak het knelpunt in een succesvol e-facturatie project: het kost veel tijd, de adoptie valt tegen en het zorgt vaak voor frustratie bij de leverancier en de inkopende organisatie.
Onboarding als onderdeel van een e-facturatie project wordt soms gedaan door de e-facturatie dienstverlener van de inkopende organisatie, maar vaak moet de inkopende organisatie het zelf doen. Of u de leveranciersonboarding uitbesteedt of zelf doet; het hebben van een goede en doordachte onboarding strategie is essentieel voor het succes ervan.
1. Focus ook op de longtail
Veel inkopende organisaties richten zich slechts op de grootste leveranciers. Hoewel deze tezamen verantwoordelijk kunnen zijn voor 70% van het factuurvolume, blijkt in de praktijk dat adoptie vaak niet verder komt dan 20 tot 40 procent. Activeer daarom niet alleen de topleveranciers, maar ook de kleinere leveranciers en zorg ervoor dat die efficiënt ge-onboard worden.
2. Keuzevrijheid voor de leverancier
Zorg dat de leverancier kan beginnen met e-factureren zonder dat hij zijn proces ingrijpend moet veranderen. Dat kan door te zorgen dat hij vanuit zijn eigen software kan e-factureren, of door een laagdrempelig portaal waarmee hij eenvoudig e-facturen kan maken en versturen. Zorg er daarom voor dat u Peppol ondersteunt, want daarmee heeft uw leverancier keuzevrijheid in de wijze waarop hij zijn factuur aanlevert.
3. Behandel uw leverancier als klant
Betrek uw leverancier in een vroeg stadium bij het proces bij en help hem stap voor stap met het omarmen van e-factureren. Als organisatie kunt u een voorlichtende rol spelen bij het meenemen van uw leveranciers.
4. E-factureren is het begin, niet het eindpunt
Zie e-factureren als de start van een samenwerking, waarbij leverancier en inkopende organisatie samen continu werken aan een efficiënter en gebruikersvriendelijker factuur- en orderproces. Daarmee wordt e-factureren voor uw leverancier geen noodzakelijk kwaad, maar een kans om ‘klant intimiteit’ met de inkopende organisatie te vergroten.
5. Geef uw leverancier echte voordelen
Zorg dat uw leverancier voordeel heeft bij het starten met e-factureren. Dat kan bijvoorbeeld met een versnelde betaling of een betaalkorting.
Wat levert het onboarden van kleine leveranciers u op?
De meeste organisaties richten zich op het onboarden van de grote leveranciers: zij sturen vaak veel facturen aan uw organisatie en daardoor is de kostenbesparing bij deze groep leveranciers hoog.
Het onboarden van kleine organisaties kan echter grote voordelen met zich meebrengen. Uit onderzoek blijkt dat het percentage uitval van facturen bij kleine organisaties groter is dan bij grote organisaties. Deze facturen leiden dus vaker tot extra werk bij uw financiële administratie. Grote organisaties hebben daarentegen vaak een sterk gestandaardiseerd en stabiel facturatieproces. Met het onboarden van kleine leveranciers bespaart u dus behoorlijk op fouten en telefoontjes naar uw financiële administratie.
Kunnen kleine organisaties wel e-factureren?
De afgelopen jaren zijn er voor kleine leveranciers voldoende oplossingen gekomen om te e-factureren.
Veel financiële pakketten hebben bijvoorbeeld de UBL standaard geïmplementeerd in hun software. Daardoor kunnen gebruikers van deze software eenvoudig e-facturen sturen.
Kleine ondernemers die hun facturen in Word of Excel maken kunnen elektronisch factureren door gebruik te maken van een factuurportaal: een online programma waarin e-facturen eenvoudig kunnen worden gemaakt en verzonden.
Stap 4: Implementatie aanpak
De implementatie van e-factureren wordt vaak gezien als een omvangrijk project. Het is veelal onderdeel van een groter programma waarin wordt nagedacht over het optimaliseren van het inkoopproces, het kiezen van (facturatie-, inkoop-, financiële- of ERP-) software of het ‘digitaal transformeren’ van bedrijfsprocessen. Maar welke aanpak heeft de grootste kans van slagen?
De meeste organisaties die instappen op e-factureren hanteren één van onderstaande methoden:
Aanpak 1: Technologie implementatie
Van technologie implementatie is sprake wanneer een organisatie wil gaan e-factureren zonder, daarbij ingrijpende veranderingen door te willen voeren aan financiële- of inkoopprocessen en zonder over te gaan tot de aanschaf van nieuwe software. Vaak wordt e-facturatie functionaliteit aangezet in bestaande financiële- of inkoopsoftware. Of de inkoopsoftware wordt gekoppeld middels een ‘transactie netwerk’. De impact van een dergelijke implementatie is beperkt tot voornamelijk ICT. Het resultaat is dat de organisatie facturen in UBL ontvangt en verwerkt op dezelfde manier als voor de implementatie.
Tip: om ook daadwerkelijk e-facturen te ontvangen is het raadzaam om minimaal een informatie- of activatiecampagne te organiseren.
Aanpak 2: Inkoopoptimalisatie
Van inkoopoptimalisatie is sprake wanneer een organisatie zijn inkoopprocessen optimaliseert of opnieuw ontwerpt (Business Process Redesign, BPR).
Dit kunnen bijvoorbeeld verbeteringen zijn in het plaatsen van orders, het rationaliseren van het leveranciersbestand of het veranderen van het proces van bestellen, ontvangen en factureren. De focus van dergelijke inkoop optimalisatieprojecten ligt op het verbeteren van de manier waarop de organisatie omgaat met orders, prestatieverklaringen en facturen. E-factureren wordt dan vaak onderdeel van bestaande inkoop- of ERP software, maar de impact is groter dan een technologie implementatie omdat de nieuwe manier van werken moet worden geëmbed in de organisatie. De kosten voor een dergelijk optimalisatieproject zijn hoger dan bij een technologie implementatie, de potentiële besparingen veelal ook.
Aanpak 3: Pakketselectie
Bij een ‘pakketselectie’ project gaat een organisatie op zoek naar software voor de ondersteuning van bestaande bedrijfsprocessen zoals Finance & Inkoop. Hierbij kan de selectie zich richten op nieuwe ERP-, financiële-, inkoop- of workflowsoftware (of een combinatie ervan). De impact op het bedrijfsproces is beperkt. Er wordt geen redesign van het bedrijfsproces uitgevoerd, er wordt software
geïmplementeerd die het bestaande bedrijfsproces ondersteunt. Steeds vaker is het onderwerp ‘e-factureren’ onderdeel van een RFP, bij een pakketselectie. Steeds meer pakketten ondersteunen e-factureren standaard.
Tip: niet alle ERP-, financiële-, inkoop- of workflow software ondersteunt alle bouwstenen van e-factureren in voldoende mate. In dat geval kan een transactie netwerk als “plugin” op de gekozen software toch de gewenste extra functionaliteit bieden. Overweeg daarom bij een pakketselectie om de e-facturatie functionaliteit als losse pakketselectie te behandelen (best-of-breed aanpak).
Aanpak 4: Digitale transformatie
Digitale transformatie is het digitaliseren van de Finance- of Inkoopafdeling. Een project waarbij een organisatie de processen opnieuw vormgeeft met behulp van digitale technologie. Hierbij worden niet alleen processen opnieuw vormgegeven, maar wordt ook software geïmplementeerd om de processen te ondersteunen. Dit gebeurt vaak op initiatief van de afdeling Finance of Inkoop. Bij Finance ligt de primaire focus op het verbeteren van het facturatieproces en het verbeteren van inzicht en control voor de controller/finance manager. Bij inkoop ligt de nadruk op het verbeteren van het bestel- en leveringsproces. Vaak wordt samenwerking gezocht tussen Finance en Inkoop. Ook het inrichten van een goedkeuringsworkflow of het optimaliseren van debiteurenbeheer kan onderdeel zijn van het transformatieproject.
Hoewel de eerste stap voor veel Finance afdelingen het digitaliseren van factuurstromen is door middel van OCR software, zetten steeds meer organisaties ook in op het ontvangen van volledig elektronische facturen. Daarbij komt dat steeds meer financiële softwarepakketten e-factureren standaard ondersteunen, waardoor e-factureren steeds vaker onderdeel wordt van een ‘digitale transformatie’ project.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie?
Neem dan contact op met e-procurement expert en consultant Jaap Jan Nienhuis
