Jan Kruijdenberg van Bidfood:
‘Met UBL-facturen bieden we maatwerk voor elke klant’
Jan Kruijdenberg
Sr IT Business Consultant
bij Bidfood
Online horecagroothandel Bidfood is aan het einde van vorig jaar voor het e-factureren overgestapt op de services van tradeinterop. ‘Tot dat moment verliep bij ons het e-factureren op verschillende manieren. Daarin wilden wij meer lijn krijgen. Nu zijn we een paar maanden verder en loopt alles gesmeerd. Het mooie is dat steeds meer van onze klanten nu ook willen overstappen op e-factureren en dat levert enorme efficiencyvoordelen op’, aldus Jan Kruijdenberg, senior business consultant bij Bidfood.
Wat is Bidfood en wie zijn jullie klanten?
‘Bidfood is een online horecagroothandel met in Nederland zeventien vestigingen en in totaal ruim tweeduizend medewerkers. Met zo’n zes- tot zevenhonderd vrachtwagens beleveren wij zowel de grote als de kleine horeca en daarnaast grootverbruikers als ziekenhuizen en cateraars. Ikzelf ben al veertig jaar actief bij dit bedrijf en de voorgangers waaruit Bidfood vanuit samenwerkingen is ontstaan. We zijn overigens een internationale organisatie die in 35 landen actief is.’
Wat onderscheid jullie van andere horecagroothandels?
‘In Nederland zijn vier grote horecagroothandels waarvan wij er een zijn. Naast ons assortiment en onze persoonlijke aanpak schuilt onze concurrentiekracht in onze digitale aanpak met een webshop waarin realtime onze beschikbare voorraad zichtbaar is. What you see is what you get, oftewel: wat je bij ons bestelt is ook direct leverbaar. In onze business is de logistieke beschikbaarheid van producten – en dan vooral de verse producten – echt key. Daarin zijn we heel sterk. Wij leveren altijd. Dit maken wij iedere dag waar omdat onze systemen bij veel klanten volledig zijn geïntegreerd met hun bestelsystemen.’
Hoe werkt het bestellen dan?
‘Integratie tussen de systemen is mogelijk als de keuken van bijvoorbeeld een restaurant geheel is geautomatiseerd. Aan het einde van de dag is dan precies op detailniveau duidelijk hoeveel ingrediënten en producten ze hebben gebruikt. Stel, ze hebben honderd satémaaltijden verkocht, bestaande uit drie satéstokjes, waarbij de garnering onder meer bestaat uit vijf plakjes komkommer. Het bestelsysteem rekent dan automatisch uit hoeveel kistjes komkommers er voor de volgende dag bij Bidfood besteld moeten worden. En zo gaat dat met elk product.’
Hoe verloopt vervolgens de facturering?
‘Het geavanceerde van het bestelproces geldt ook voor de facturering. Die is namelijk zoveel mogelijk geënt op e-facturering, wat integratie met het administratieve proces van de klant verder heeft bevorderd. Met een elektronische factuur wisselen we op deze manier zoveel mogelijk data uit met het boekhoudsysteem van de klant. De klant kan vervolgens automatisch onze factuur op de juiste wijze inboeken. Het administratieve proces van de klant is daardoor vele malen efficiënter. Dit gehele proces hebben we onlangs geoptimaliseerd in samenwerking met tradeinterop.’
Hoe zijn jullie met tradeinterop in contact gekomen?
‘Bij grotere klanten hadden wij al veel ervaring opgedaan met e-factureren. Zo bedienen wij ook overheidsinstellingen die dat als een verplichting hebben voor leveranciers. Ons probleem was echter dat we met veel klanten specifieke afspraken hadden gemaakt over hoe deze e-facturen op te stellen. Daarin wilden wij meer lijn krijgen. Bovendien hadden we technisch in ons systeem het probleem dat we een pdf-factuur niet direct aan de e-factuur konden koppelen. Tegelijkertijd hadden wij steeds meer klanten die ook wilden overstappen op e-factureren, maar telkens weer specifieke aandachtspunten hadden; het waren allemaal kleine business cases. Flexibiliteit was voor ons dus cruciaal om het e-factureringsproces zo veel mogelijk te standaardiseren. Kortom, we hadden aardig wat uitdagingen. Ik ben toen de boer opgegaan en heb een paar partijen onderzocht. Uiteindelijk kwam ik uit bij tradeinterop als de partner die al mijn problemen kon oplossen.’
Wat was in grote lijnen de oplossing?
‘In één woord: UBL, dat staat voor Universal Business Language, een soort Esperanto in de wereld van facturering. Als je tegenwoordig een UBL-factuur kunt leveren, zijn je afnemers heel blij, want de meeste software is in staat zo’n factuur eenvoudig automatisch in te lezen. Of je nu software hebt van Exact, Afas of een ander boekhoudsysteem, ze hebben meestal een connector met UBL. En dan maakt het niet uit of je honderdduizend euro omzet hebt of tien miljoen euro.’
Hoeveel klanten gebruiken e-facturering?
‘Tot een paar jaar geleden factureerden we met een pdf-factuur voor 66 procent van onze klanten en verliep 30 procent via e-factureren. Sinds we eind vorig jaar in zee zijn gegaan met tradeinterop is het e-factureren enorm toegenomen. Mijn verwachting is dat binnen niet al te lange tijd 50 procent van alle facturen via e-factureren gebeurt.’
Hoe verloopt de samenwerking met tradeinterop?
‘Wij geven aan tradeinterop de informatie over de factuur. Ze ontvangen de xml, de pdf en informatie over de sturing. Die informatie bestaat uit ‘domme’ data waar tradeinterop vervolgens, in overeenstemming met onze afspraken, slimme data van maakt. Wij leveren ook zoveel mogelijk data aan, zoals identificatie van de klant, kostenplaats, vaste referentie voor een jaarcontract, de naam van de besteller, noem maar op. Vervolgens kan elke klant zijn eigen invulling geven met deze data. De een gebruikt één element, een ander drie en weer een ander vijf, dat is allemaal heel flexibel. Dat zit allemaal in de UBL-factuur. Op deze wijze komt er altijd een goede connectie tot stand tussen de klant en onszelf waardoor de integratie van de facturering perfect verloopt.’
Hoe komt een e-factuur bij een klant terecht?
‘Van alle componenten die wij aanleveren, maakt tradeinterop de UBL-factuur en verstuurt die rechtstreeks naar de klant of naar het Peppol-netwerk; dat is het grote elektronische postbussysteem dat de e-factuur automatisch aflevert in het boekhoudsysteem van de klant. Wat ook kan, is dat wij de factuur eerst terugkrijgen op onze server en vervolgens via onze verbinding direct naar de klant sturen. Welke route de factuur volgt, is afhankelijk van specifieke omstandigheden van de klant, bijvoorbeeld omdat de klant de facturen niet via Peppol wil ontvangen maar via hun eigen netwerk. Wat de beste route is voor een specifieke klant stellen we van tevoren in. Dat is de flexibiliteit die ik zocht en vond bij tradeinterop.’
Hadden jullie het zelf zo’n systeem kunnen bouwen?
‘Jazeker, alleen dan zouden we daar wel even mee bezig zijn geweest. We hadden ons moeten verdiepen in hoe alles in elkaar zit om nog maar te zwijgen over de wet- en regelgeving die aan deze manier van factureren ten grondslag ligt. Ik ben dus heel blij met een specialist als tradeinterop. Zij zijn ook voortdurend bezig met het tot stand brengen van nieuwe, nog meer geavanceerde versies dus het is altijd up-to-date. Voor die service betalen we een maandelijkse fee en hebben er eigenlijk geen omkijken naar. In het begin moesten we nog wel het een en ander finetunen, maar met behulp van dashboardtooling van tradeinterop zijn alle kinderziektes snel opgespoord en opgelost.’
Wat is dashboardtooling?
‘Dat is een tool die tradeinterop heeft ontwikkeld. Hierin kunnen wij zien welke facturen zijn aangeboden aan onze klanten; welke goed zijn gegaan en welke niet. In geval van het laatste, halen we ze op, onderzoeken we wat de oorzaak is en passen het vervolgens aan. Het is een leerproces, eerst samen met tradeinterop en tegenwoordig lossen we eigenlijk alles zelf op door middel van een paar kleine aanpassingen.’
Hoe verliep de gehele implementatie?
‘Heel goed, zelfs gezien de omstandigheden. Er lag een flinke tijdsdruk op, omdat we door een andere partij in de steek waren gelaten en er snel een oplossing moest komen. Dat heeft tradeinterop goed opgepakt en zij hebben ons direct uit de brand geholpen. Wat wel hielp is dat wij precies wisten hoe wij het wilden hebben, omdat we al jaren bezig zijn met dit project. Tradeinterop speelde hierop goed in en hielp ons met het stroomlijnen en perfectioneren van het hele proces.’
Tot slot, hoe ziet volgens jou de wereld van e-facturering eruit over vijf jaar?
‘We hebben de afgelopen jaren al heel veel ketenintegraties uitgevoerd en dus een goede administratieve aansluiting gemaakt met onze klanten. Dat zal ook de komende jaren nog verder worden gestructureerd. Daarbij zullen de systemen voor factuurmatching steeds beter worden en daardoor ook efficiënter. Ik verwacht dan ook dat steeds meer organisaties e-facturering de komende jaren omarmen, omdat het zowel klanten als leveranciers in toenemende mate ook managementinformatie geeft die nodig is om voorop te blijven in het concurrentieveld. Als je als organisatie te laat inhaakt op deze ontwikkelingen, zou je wel eens de boot kunnen missen.’
In het kort
Probleem
Voor elke klant aan wie Bidfood een e-factuur wil sturen, zijn specifieke afspraken gemaakt. Het zijn allemaal kleine business cases.
Oplossing
Het stroomlijnen van het e-factureren, zodat Bidfood elke klant eenzelfde soort e-factuur kan sturen. Door het overstappen op UBL-factureren is dit nu mogelijk.
Resultaat
Door in elke UBL-factuur slimme data toe te voegen, is het voor elke klant mogelijk een verbinding te maken met de e-factuur van Bidfood en deze direct op te nemen in het interne administratieve proces.
