Eén systeem voor alle buitenlandse e-facturen
In Nederland werkte citizenM al met e-facturatie via Peppol. “Maar onze huidige software ondersteunt dat niet voor alle landen. We zijn vervolgens in contact gekomen met Tradeinterop. Zij hebben veel ervaring met e-factureren dus we spreken dezelfde taal en hebben dezelfde visie. Dat werkt prettig en efficiënt. Het opzetten van e-invoicing volgens de Italiaanse regels, op basis van endpoints en een API, was dan ook niet heel ingewikkeld”, aldus Dennis.
Tradeinterop krijgt nu verschillende soorten facturen voor citizenM binnen en converteert deze naar een ander formaat. De factuur belandt daarna automatisch in het P2P-pakket van citizenM. Voor facturen verzenden geldt dezelfde werkwijze. citizenM hoeft zich niet meer druk te maken over de factuureisen en netwerken in alle landen. Ze hebben nu één koppeling via tradeinterop en alles wordt voor ze geregeld.
Ruim 2x zoveel geboekte facturen
Zodra citizenM de voordelen zag van het ontvangen van buitenlandse e-facturen, besloot de hotelketen e-facturatie voor al hun bedrijven door te voeren. Dennis: “In totaal zijn er al ruim 100 leveranciers onboard. We meten onze KPI’s en zien de werkdruk echt omlaag gaan. Met tradeinterop is ons aantal automatisch geboekte facturen per week ruim verdubbeld. We werken accurater en we versturen ook veel sneller betalingen aan leveranciers.”
Veel voordelen uit geautomatiseerde backoffice
Het verbaast Dennis hoe vaak backoffices niet geoptimaliseerd zijn. “Vaak wordt er teveel naar de korte termijn gekeken en is het gat met de frontoffice groot, maar als je de backoffice goed inricht en automatiseert haal je er heel veel voordeel uit. Door te digitaliseren creëer je een optimale belevenis, zodat klanten, leveranciers en medewerkers jouw organisatie als professioneel, prettig en toonaangevend zien. De overgehouden tijd kun je dan eindelijk besteden aan zaken waar je bedrijf iets aan heeft.”
Leveranciers onboarden is een uitdaging
Maar Peppol is niet alleen rozengeur en maneschijn. Dennis: “Een nadeel van Peppol is dat nog niet elk bedrijf het standaard gebruikt, dus je moet iedere leverancier aanschrijven. Wij kijken daarom bijvoorbeeld van welke 50 bedrijven we op jaarbasis de meeste facturen ontvangen. Automatiseer je dat grootste deel van je facturen, dan ben je er al bijna.”
Optimaliseren in plaats van verwerken
Niet alleen leveranciers, maar ook onze medewerkers profiteren van de nieuwe werkwijze. “Finance is vaak een traditionele afdeling met veel herhalend werk. Het is lastig om uit die routine te stappen en voortaan te focussen op optimaliseren in plaats van verwerken. Door de resultaten visueel te maken en simpele KPI’s te presenteren, gaan we langzaam naar een monitorende afdeling in plaats van een verwerkende afdeling.”
Peppol is veilig, gestructureerd en innovatief
CitizenM is zo enthousiast over e-factureren via Peppol, dat gebruik van het netwerk de standaard wordt. Dennis: “Het is veilig, centraal en innovatief. Dat past bij de visie en waarden van citizenM. Daarnaast levert het ons veel tijdswinst op, dus we proberen overal hetzelfde facturatieproces aan te houden. Sommige leveranciers ondersteunen Peppol niet in hun land, dus we werken met tradeinterop ook aan de implementatie van andere e-invoicingplatforms zoals BPC en Nemhandel en verbinden deze met onze Peppol-gateway.”
Ook uw aantal facturen verdubbelen zónder te hoeven piekeren over formaatconversie, dataopslag en gegevensbescherming? Laat u aansluiten op het e-facturatieplatform van tradeinterop en wij regelen de rest.
of 
