3 min read
Onboarding campagnes zijn essentieel voor de elektronische interactie tussen bedrijven en hun leveranciers. Deze blog post duikt dieper in wat een onboarding campagne inhoudt, waarom het essentieel is en hoe je het succesvol kunt uitvoeren.
Wat is een onboarding campagne?
Het is heel simpel: een onboarding campagne houdt in dat je als bedrijf, zelfstandig of samen met je serviceprovider, je leveranciers gaat helpen om elektronisch zaken met jou te doen.
Een onboarding campagne is specifiek gericht op de integratie van e-facturatie tussen bedrijven en hun leveranciers. Dit houdt in dat je moet inventariseren welke mogelijkheden je leveranciers hebben en hoe dit aansluit op jouw mogelijkheden om elektronisch zaken te doen. Het vereist een grondige beoordeling van de bestaande systemen, softwarecompatibiliteit en de bereidheid van alle partijen om de nodige aanpassingen te maken. Het doel is niet alleen het vereenvoudigen van transacties maar ook het optimaliseren van bedrijfsprocessen door middel van automatisering en digitale integratie.
Het belang van een onboarding campagne reikt verder dan alleen de technische implementatie. Het is een strategisch initiatief dat vereist dat zowel interne als externe stakeholders worden meegenomen in het proces. Hierbij wordt aandacht besteed aan het definiëren van duidelijke doelstellingen, het identificeren van potentiële uitdagingen en het bieden van op maat gemaakte trainingen en ondersteuning. Dit zorgt ervoor dat iedereen begrijpt hoe e-facturatie hun dagelijkse werkzaamheden kan verbeteren, waardoor de acceptatie wordt versneld en de overgang soepeler verloopt. Door deze grondige benadering worden bedrijven en hun leveranciers beter uitgerust om te profiteren van de efficiëntievoordelen die elektronisch zakendoen biedt.
Waarom is het essentieel?
De essentie van onboarding campagnes in de context van e-facturatie ligt dieper dan de oppervlakkige voordelen van digitalisering. In een tijdperk waarin datastroombeheer en compliance met regelgeving steeds complexer worden, vormen deze campagnes de ruggengraat van een gestroomlijnde overgang naar elektronisch zakendoen. De overstap naar e-facturatie gaat gepaard met een significante reductie van menselijke fouten en een verhoging van de operationele efficiëntie, wat direct bijdraagt aan de productiviteit en kostenbesparing binnen een onderneming. Daarnaast zijn er steeds meer overheden die real-time toezicht willen houden op transacties en op de bijbehorende BTW. Hier komt het Continuous Transaction Control principe om de hoek kijken. Dit houdt in dat overheden in sommige landen elektronisch factureren verplicht stellen.
Buiten de onmiddellijke voordelen van efficiëntie en compliance, fungeert een goed uitgevoerde onboarding campagne als een strategische zet richting het bouwen van een robuust digitaal ecosysteem. Dit ecosysteem stelt bedrijven in staat om naadloos samen te werken met partners, leveranciers en klanten, waardoor de deur wordt geopend voor geavanceerde analysemogelijkheden en de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsmodellen die door data worden aangedreven. In dit licht zijn onboarding campagnes niet slechts een noodzakelijke stap naar compliance en efficiëntie, maar een fundamentele investering in de toekomstbestendigheid en innovatiekracht van een bedrijf. Door het faciliteren van een vloeiende overgang naar e-facturatie, leggen ze de basis voor een digitaal netwerk dat bedrijven in staat stelt om sneller, slimmer en met meer flexibiliteit te opereren in het digitale tijdperk.
Hoe implementeer je een succesvolle Onboarding Campagne?
Een succesvolle onboarding campagne kun je niet alleen doen: het is een samenwerkingsproces. Je hebt de hulp van je serviceprovider nodig, maar ook de medewerking van je leveranciers.
Begin met het in kaart brengen van je huidige processen en identificeer de meest tijdsintensieve of foutgevoelige gebieden die zouden kunnen profiteren van automatisering door e-facturatie. Deze analyse biedt niet alleen inzicht in waar verbeteringen nodig zijn, maar helpt ook bij het stellen van prioriteiten voor de implementatie. Stapsgewijs implementeer je de elektronische procedures, onderwijl zorgdragend voor de juiste instructies en uitleg voor alle betrokken partijen.
Een doeltreffende onboarding campagne gaat verder dan alleen technische integratie; het omvat ook het ontwikkelen van een trainings- en ondersteuningsplan om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen bekwaam zijn in het gebruik van het nieuwe systeem. Dit omvat het opstellen van heldere instructies, het organiseren van workshops en het bieden van ondersteuning na de implementatie. Het succes van een onboarding campagne wordt mede bepaald door de mate waarin je de voordelen communiceert en de positieve impact op de dagelijkse werkzaamheden van individuen en teams benadrukt. Door dit proces te benaderen met een focus op samenwerking, duidelijke communicatie en ondersteuning, leg je de basis voor een vloeiende overgang naar e-facturatie die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook een strategisch voordeel oplevert voor de toekomst.
De voordelen
Een goed ingeregelde onboarding campagne bespaart je op den duur veel tijd en levert veel op. De relatief lage kosten per transactie die een gemiddelde serviceprovider rekent voor de uitwisseling van berichten staan in schril contrast met de tijdsinvestering en middelen die nodig zijn om het intern te regelen. Door de overstap naar e-facturatie te faciliteren, verlagen bedrijven de kosten per transactie dus aanzienlijk. Dit is voornamelijk te danken aan de reductie in papierwerk en de automatisering van processen die anders handmatige invoer en controle vereisen. Daarnaast draagt de digitalisering van facturatieprocessen bij aan een aanzienlijke vermindering van de ecologische voetafdruk van een bedrijf, doordat het gebruik van papier afneemt. Deze voordelen zijn niet alleen financieel en ecologisch van aard, maar dragen ook bij aan het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) profiel van een bedrijf, wat weer positief kan uitstralen naar klanten en partners.
Betrokkenheid en samenwerking zijn essentieel bij het implementeren van onboarding campagnes: een serviceprovider kan technisch ondersteunen en adviseren, maar de daadwerkelijke wil tot aanpassing en uitvoering moet van beide partijen komen.
Jeroen
Rozeboom
Digital transformation specialist
Digital transformation specialist Jeroen is een kennisexpert als het gaat om elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie, documentvalidatie en continous transaction control, Jeroen heeft een antwoord of advies.
