Het buzzt volop rondom e-facturatie: veranderingen, nieuwe eisen en de nieuwe Europese privacywet AVG die sinds eind mei 2018 actief is. Het heeft allemaal invloed op uw beleid. Althans, dat zou het moeten hebben. In dit blog leest u wat de belangrijkste voordelen van het Peppol-netwerk zijn. Hierbij alvast de conclusie: wanneer u voor dit netwerk kiest, waarmee u absoluut veilig zakelijke documenten kunt versturen naar bedrijven en overheden binnen heel Europa, dan weet u zeker dat de beveiliging perfect is geregeld én dat u volledig aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. In dit blog focussen we ons op één zakelijk document: de elektronische factuur.
Bij het transport van elektronische facturen zijn er drie eigenschappen van wezenlijk belang: vertrouwelijkheid, authenticiteit en integriteit. Dat klinkt natuurlijk als een klok, maar wat betekent dit nu concreet voor uw bedrijfsvoering?
Vertrouwelijkheid gaat over de bestemming van de factuur: het wil zeggen dat alleen de mensen voor wie de factuur bestemd is deze ook mogen kunnen lezen. Authenticiteit gaat erover dat de factuur ook écht afkomstig is van wie u denkt. Met andere woorden: dat het geen spookfactuur is. Tot slot is integriteit van belang: het moet immers 100% uitgesloten zijn dat er tijdens de elektronische weg die de factuur aflegt niet mee gerommeld is. Binnen het Peppol-netwerk zijn er mechanismen ingebouwd die bovenstaande eigenschappen onderbouwen.
Als bedrijf wil je uiteraard compliant zijn. Relevante kennis van de wet is daarbij onmisbaar. Rondom facturering zijn er in elk geval 2 wetten van belang.
Ten eerste de btw-wetgeving, deze stelt eisen aan bovengenoemde authenticiteit en integriteit: als btw-plichtige dient u zeker weten dat deze zaken goed in elkaar zitten rondom de facturen die er binnen uw bedrijf worden verwerkt. Maakt u gebruik van Peppol, dan wordt de audit-trail automatisch vastgelegd. Oftewel: de weg die de digitale factuur binnen het netwerk heeft afgelegd is waterdicht én controleerbaar. Ook voor belangrijke partijen als de accountant en Belastingdienst.
Ten tweede stelt de privacywet AVG verhoogde eisen aan de manier waarop er met persoonsgegevens wordt omgegaan binnen uw onderneming. En dat raakt al snel de data op uw facturen, die naast bedragen en aantallen, ook uit persoonlijke gegevens kan bestaan. In tegenstelling tot facturen die via e-mail verstuurd worden, en dus van server naar server gaan, versleutelt het Peppol-netwerk de gegevens cryptografisch. Elke organisatie die via dit netwerk mag verzenden is geauthentiseerd én officieel geregistreerd als organisatie. 4Exchange is zo’n organisatie met een eigen Peppol access point.
Om terug te komen op de conclusie die verklapt werd in de inleiding: compliant en safe factureren wordt ontzettend makkelijk gemaakt door het Peppol netwerk. Peppol borgt automatisch zaken die ook in de audit-trail vastgelegd moeten worden. U hoeft er niet speciaal iets voor in te richten om het volgens de regels te doen én u heeft het ook nog eens heel inzichtelijk en controleerbaar. Wie wil dit nu niet?