Digitaal factureren (e-factureren) biedt veel voordelen. Steeds meer organisaties maken daarom de overstap naar digitale facturatie. Wat zijn de voordelen en is dit ook interessant voor uw organisatie?
Onder digitaal factureren kunnen meerdere manieren van factureren worden verstaan, maar in het algemeen wordt met digitale facturatie gedoeld op het uitwisselen van e-facturen. E-facturen zijn facturen die in een gestandaardiseerd formaat naar de ontvanger worden gestuurd, waar ze geautomatiseerd kunnen worden ingeboekt.
Wanneer uw organisatie e-facturen ontvangt, betekent dit dat facturen niet meer handmatig worden verwerkt. Ze komen meteen in uw boekhoud- of ERP systeem terecht en kunnen van daaruit verder de workflow in.
De voordelen als u e-facturen ontvangt:
– Geen handmatige handelingen nodig:
Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingeboekt of ingescand. Dit bespaart veel tijd en zorgt voor een vermindering van het aantal fouten
– Geen scan en herken software nodig:
Voor de verwerking van e-facturen is geen scan en herken software nodig. Ze worden 1-op-1 ingelezen in de software van de ontvanger
– Geen dubbele betalingen
E-facturen worden meteen ingeboekt. Ze blijven niet liggen in postvakjes of mailboxen, waardoor facturen niet dubbel worden betaald
– Minder kans op fraude
Wanneer u uw e-facturen ontvangt via het beveiligde Peppol netwerk, wordt de kans op fraude tot een minimum beperkt. De gegevens van organisaties die via Peppol e-facturen verzenden worden vooraf geverifieerd.
Omdat de besparingen aan de ontvangende kant van de factuur groot zijn, vragen klanten hun leveranciers in toenemende mate e-facturen aan te leveren. De Rijksoverheid is hier een voorbeeld van. Zij stellen het aanleveren van een e-factuur verplicht voor alle overeenkomsten die zijn ingegaan na 1 januari 2017. Naast de Rijksoverheid vragen ook steeds meer decentrale overheden en commerciële organisaties om een e-factuur.
De voordelen als u e-facturen verstuurt:
– Snellere verwerking:
Uw factuur wordt sneller opgenomen in de administratie van uw klant
– Snellere betaling:
Doordat facturen sneller in de boekhouding worden opgenomen, worden ze vaker tijdig betaald. Er zijn ook organisaties die leveranciers zelfs eerder betalen als ze een e-factuur sturen.
– Inzicht in de status van uw factuur:
Doordat het hele verwerkingsproces van een e-factuur digitaal verloopt kan een klant zijn leverancier inzicht geven in de status van zijn factuur. Handig, zodat u kunt zien of die grote factuur al betaalbaar is gesteld. Uiteraard dient dit proces wel door uw klant te worden gefaciliteerd.
Wilt u zelf aan de slag met digitaal factureren, ofwel e-factureren? Wij helpen u hier graag bij. Neem contact met ons op of lees meer in onze whitepapers.